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【 书 名 】提高工作效率，从整理办公桌开始

【 作 者 】 (日) 中野清人

【 ISBN 】978-7-5057-5319-8

【 出版社 】中国友谊出版公司

【出版时间】2021-10

笔记

        优秀员工的共同特点是，桌面干净，且手边的东西井然有序。若他们想要寻找物品的时候，随手就可以拿出来，从而能够迅速进入工作状态。 

        将物品分为“需要”“不需要”“不清楚”三大类。给“不清楚”是否需要的物品设定一个最后的保留期限。如果在达到最后期限之前，还能用得上它们，那么这些物品就是您需要的；如果超过保留期限还是用不上，那么这些物品就不需要继续保留了。 

整理的思路：

• 办公所需物品放桌上；

• 使用频率高的物品放手边；

• 使用频率低的物品放远处。 
  
  
  

        一旦工作稍不顺畅，果断停下来，先把桌面收拾妥当。可以视整理桌面，为开启“专注模式”的开关。 

        给办公桌的抽屉配上隔板，选择隔板的时候要尽量选择一格装一件东西的大小。如果东西放在格子里还会来回乱晃，那就有些浪费空间了，因此每个间隔都不要太大。 

        普通的办公桌一般会有三层抽屉外加正对着椅子的浅抽屉，请您在这几个抽屉中选择一个，不在里面放任何东西。这个抽屉就可以用来暂时存放文件。
        这种方法的优势在于可以把之前正在处理的文件整理到一起，暂时保管，随后又能及时取出。
        文件的性质有很多种，有些文件属于公司机密，绝对不能被外人看到。因此，不能把这类文件往桌上一摊就离开座位。 

        书一定要立着收纳。如果横着收纳，书本很快就会摞成一个“书堆”，最后我们连最底下是哪本书都会忘掉，而当我们要拿底下那本书的时候，整个“书堆”都会坍塌。 

        除了口袋之外，传统西装的各个部分都有各自的用途。因此我们要好好学习它们的用法，这也是作为商务人士要了解的。 

        一个文件夹里可以含有若干文件夹，打开这个文件夹，里面还有更多文件夹……这种方法能够让您轻松实现多个文件夹的分类和归纳，值得更多人尝试。 

文件整理法：

• 把所有文件放进一个个大信封里，竖立摆放；

• 随后在信封正面右上角标记文件名，左边标记序号；

• 寻找文件的时候要从左侧开始找；

• 用完的文件要放到最左侧。 
  
  
  

        很多人会因为太忙，所以给文档的命名都过于简单，但日后就会搞不清具体是哪个文件，只能逐个打开，仔细查找。这里建议您至少要把日期以数字形式标注上去，最好再加上内容和负责人等简单说明。 

        如果一封邮件涉及的事件过多，可能到最后只能收到部分的回复。
        建议您“一封只谈一件事”。虽然多发几封邮件会占用一些时间，却不会把几项工作搞混，而且您也很容易知道，哪件事还没得到答复、哪项工作已经完成。 

        文件夹命名最重要的是加入日期。加上日期后，我们就可以让文件夹按照时间顺序排列，这同样能方便我们随后搜寻文件。 

        今后，远程办公必然普及，而在线存储也会被人们普遍接受。因此，如果您现在还没尝试过在线存储，那就应该趁早熟悉它的操作，这才是明智之举。 

        在记录内容前，需要先写好基本信息和日期、分类、标题。同时，在项目变更的时候，要在内容后画一条区分线，随后才能开始写下一条记录。这样两件事泾渭分明，十分方便检索。 

笔记本一定要便于检索，否则即便坚持记录，也可能搞不清楚记录内容的具体位置。

• 日期最好统一成8位数，即公立4位年份＋2位月份＋2位日期。

• 类别可以分成10到20种。比如，“企划”“资料”“会议”“洽谈”等。

• 主题最好浓缩精简至一行内。

• 最理想的状态是用电脑管理和记录笔记索引。因此在没导入电脑之前，我们就应该带着这个终极目标去记笔记。 
  
  
  

5W2H：

• Why——为什么（目的）；

• What——做什么（具体内容）；

• Who——谁（负责人、相关人员）；

• Where——在哪儿（地点）；

• When——什么时候（时间）；

• How——怎么做（方法）；

• How much——多少钱（预算、细目）。

在做笔记的时候，我们应该时时留意这些要点。 

        笔记本里可以把下一页从右侧开始沿斜线剪开。剪掉上半部分后，把下半部分的外沿涂上胶水并粘在下一页上。
        这样您就做成了一个手工小口袋。我们可以把和记录事件相关的便条和资料都放进来进行保存。 

为了最大限度地利用记事本的3条准则：

• 一旦有新安排就马上记录；

• 重要的事情要尽快记录；

• 记事本常放手边，方便随时确认日程安排。
  
  
  

        如果您的日程安排太满，一旦遇到突发事件，您随后的日程安排势必会被打乱。 

        工作中，我们一定要守住一道关——截止日期。
        先要考虑按时完工具体需要多长时间，然后再为实际工作做好准备，最后再赶在规定的期限前尽快完成工作。
        可以纯靠想象设定日程表，就算实际耗时和预想有出入，也能为下次工作提供时间参考。如果不做日程表，就连验证也没有。 

        工作任务铺天盖地，需要我们一心多用同时处理多个业务，这其实最容易引发一连串的人为失误，一定要迅速让您的工作任务“可视化”，这样就能避免很多失误了。 

        我们可以先决定利用碎片化时间做的工作，然后把相关材料收纳到一个文件袋。接着，我们再把这个文件袋放进包里，方便随时拿出来处理。 

        如果您发现自己不会整理任务，不能顺利推进工作，那就要尝试从重要度最低的任务开始处理。只要您从这些不费时间的工作开始处理，任务就会慢慢减少。同时您的心情也会随之变得愉悦，压力也会得到缓解。 

        工作效率高的人都习惯早一点到单位。这可能是因为早到一点，可以延长“集中时段”，即延长了高效工作时长，这样工作也更容易做出成绩。 

        直接手写比翻找电子设备再打字更快。当然，如果是大段文字，则电脑打字的速度更快，但电脑并不能随手就能使用。
        手写还有一个更大的优势，那就是自由度高。我们完全可以用箭头或者圆圈进行标注，让自己脑中的思路更加有条理。因此，手写才是最适合记录灵感的方式。 

三行日记：

• 第一行可以写今天的经历和自己的所作所为。最好包含印象最深的一件事、工作中的失误或自己采取的行动。

• 第二行可以根据第一行记载的时间，写出自己关注到的问题和感受。内容可以很主观，只要写出真情实感即可。

• 第三行可以记录您对当天采取的行动及结果的感想和教训。

每篇日记只能写一件事。 

        如果能把身边的物品整理得井然有序，您的工作效率必然能够提高，同时您也会比以往更能体会到生活的乐趣！