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提高工作效率,从整理办公桌开始——阅读笔记

已有 2032 次阅读 2022-5-16 15:16 |个人分类:读万卷书|系统分类:科研笔记

图书规格

【 书 名 】提高工作效率,从整理办公桌开始
【 作 者 】 (日) 中野清人
【 ISBN 】978-7-5057-5319-8
【 出版社 】中国友谊出版公司
【出版时间】2021-10

笔记

        优秀员工的共同特点是,桌面干净,且手边的东西井然有序。若他们想要寻找物品的时候,随手就可以拿出来,从而能够迅速进入工作状态。 


        将物品分为“需要”“不需要”“不清楚”三大类。给“不清楚”是否需要的物品设定一个最后的保留期限。如果在达到最后期限之前,还能用得上它们,那么这些物品就是您需要的;如果超过保留期限还是用不上,那么这些物品就不需要继续保留了。 


整理的思路:

  • 办公所需物品放桌上;

  • 使用频率高的物品放手边;

  • 使用频率低的物品放远处。 


        一旦工作稍不顺畅,果断停下来,先把桌面收拾妥当。可以视整理桌面,为开启“专注模式”的开关。 


        给办公桌的抽屉配上隔板,选择隔板的时候要尽量选择一格装一件东西的大小。如果东西放在格子里还会来回乱晃,那就有些浪费空间了,因此每个间隔都不要太大。 


        普通的办公桌一般会有三层抽屉外加正对着椅子的浅抽屉,请您在这几个抽屉中选择一个,不在里面放任何东西。这个抽屉就可以用来暂时存放文件。
        这种方法的优势在于可以把之前正在处理的文件整理到一起,暂时保管,随后又能及时取出。
        文件的性质有很多种,有些文件属于公司机密,绝对不能被外人看到。因此,不能把这类文件往桌上一摊就离开座位。 


        书一定要立着收纳。如果横着收纳,书本很快就会摞成一个“书堆”,最后我们连最底下是哪本书都会忘掉,而当我们要拿底下那本书的时候,整个“书堆”都会坍塌。 


        除了口袋之外,传统西装的各个部分都有各自的用途。因此我们要好好学习它们的用法,这也是作为商务人士要了解的。 


        一个文件夹里可以含有若干文件夹,打开这个文件夹,里面还有更多文件夹……这种方法能够让您轻松实现多个文件夹的分类和归纳,值得更多人尝试。 


文件整理法:

  • 把所有文件放进一个个大信封里,竖立摆放;

  • 随后在信封正面右上角标记文件名,左边标记序号;

  • 寻找文件的时候要从左侧开始找;

  • 用完的文件要放到最左侧。 


        很多人会因为太忙,所以给文档的命名都过于简单,但日后就会搞不清具体是哪个文件,只能逐个打开,仔细查找。这里建议您至少要把日期以数字形式标注上去,最好再加上内容和负责人等简单说明。 


        如果一封邮件涉及的事件过多,可能到最后只能收到部分的回复。
        建议您“一封只谈一件事”。虽然多发几封邮件会占用一些时间,却不会把几项工作搞混,而且您也很容易知道,哪件事还没得到答复、哪项工作已经完成。 


        文件夹命名最重要的是加入日期。加上日期后,我们就可以让文件夹按照时间顺序排列,这同样能方便我们随后搜寻文件。 


        今后,远程办公必然普及,而在线存储也会被人们普遍接受。因此,如果您现在还没尝试过在线存储,那就应该趁早熟悉它的操作,这才是明智之举。 


        在记录内容前,需要先写好基本信息和日期、分类、标题。同时,在项目变更的时候,要在内容后画一条区分线,随后才能开始写下一条记录。这样两件事泾渭分明,十分方便检索。 


笔记本一定要便于检索,否则即便坚持记录,也可能搞不清楚记录内容的具体位置。

  • 日期最好统一成8位数,即公立4位年份+2位月份+2位日期。

  • 类别可以分成10到20种。比如,“企划”“资料”“会议”“洽谈”等。

  • 主题最好浓缩精简至一行内。

  • 最理想的状态是用电脑管理和记录笔记索引。因此在没导入电脑之前,我们就应该带着这个终极目标去记笔记。 


5W2H:

  • Why——为什么(目的);

  • What——做什么(具体内容);

  • Who——谁(负责人、相关人员);

  • Where——在哪儿(地点);

  • When——什么时候(时间);

  • How——怎么做(方法);

  • How much——多少钱(预算、细目)。

在做笔记的时候,我们应该时时留意这些要点。 


        笔记本里可以把下一页从右侧开始沿斜线剪开。剪掉上半部分后,把下半部分的外沿涂上胶水并粘在下一页上。
        这样您就做成了一个手工小口袋。我们可以把和记录事件相关的便条和资料都放进来进行保存。 


为了最大限度地利用记事本的3条准则:

  • 一旦有新安排就马上记录;

  • 重要的事情要尽快记录;

  • 记事本常放手边,方便随时确认日程安排。


        如果您的日程安排太满,一旦遇到突发事件,您随后的日程安排势必会被打乱。 


        工作中,我们一定要守住一道关——截止日期。
        先要考虑按时完工具体需要多长时间,然后再为实际工作做好准备,最后再赶在规定的期限前尽快完成工作。
        可以纯靠想象设定日程表,就算实际耗时和预想有出入,也能为下次工作提供时间参考。如果不做日程表,就连验证也没有。 


        工作任务铺天盖地,需要我们一心多用同时处理多个业务,这其实最容易引发一连串的人为失误,一定要迅速让您的工作任务“可视化”,这样就能避免很多失误了。 


        我们可以先决定利用碎片化时间做的工作,然后把相关材料收纳到一个文件袋。接着,我们再把这个文件袋放进包里,方便随时拿出来处理。 


        如果您发现自己不会整理任务,不能顺利推进工作,那就要尝试从重要度最低的任务开始处理。只要您从这些不费时间的工作开始处理,任务就会慢慢减少。同时您的心情也会随之变得愉悦,压力也会得到缓解。 


        工作效率高的人都习惯早一点到单位。这可能是因为早到一点,可以延长“集中时段”,即延长了高效工作时长,这样工作也更容易做出成绩。 


        直接手写比翻找电子设备再打字更快。当然,如果是大段文字,则电脑打字的速度更快,但电脑并不能随手就能使用。
        手写还有一个更大的优势,那就是自由度高。我们完全可以用箭头或者圆圈进行标注,让自己脑中的思路更加有条理。因此,手写才是最适合记录灵感的方式。 


三行日记:

  • 第一行可以写今天的经历和自己的所作所为。最好包含印象最深的一件事、工作中的失误或自己采取的行动。

  • 第二行可以根据第一行记载的时间,写出自己关注到的问题和感受。内容可以很主观,只要写出真情实感即可。

  • 第三行可以记录您对当天采取的行动及结果的感想和教训。

每篇日记只能写一件事。 


        如果能把身边的物品整理得井然有序,您的工作效率必然能够提高,同时您也会比以往更能体会到生活的乐趣!




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