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极简工作 II——阅读笔记

已有 778 次阅读 2022-5-13 12:31 |个人分类:读万卷书|系统分类:科研笔记

 

图书规格

【 书 名 】极简工作 II
【 作 者 】(德)约根·库尔兹
【 ISBN 】978-7-3002-4364-1
【 出版社 】中国人民大学出版社
【出版时间】2017-07

笔记

如今人们接发信息有很多渠道,但是多一条渠道就意味着你需要花费更多的时间和精力来维护它们。
尽可能将邮件作为线上沟通的唯一渠道。 


关闭收信的声音和图标提醒。隐藏不重要的邮件提醒信息。更好地专注于当下的任务。
一味追随别人的脚步作出回应,则会饱受工作的困扰。 


设置一个独立的待办事项清单,将任务逐条列明,这样你就不必每次重复获取多余的信息了。 


宁可少一个文件夹,也绝不多设置一个无用的文件夹。 你应当经常对文件分类层级进行检查,是不是所有的文件夹都用得上。 


不要查看一封邮件却不做任何处理,就仍把它留在收件箱中,而直接跳转到下一封。 你应该每打开一封邮件就立即决定,需要做什么,然后开始着手。收到邮件后思考下一步应当怎么做:

  • 删除

  • 查阅并回复【如果能在5分钟内处理好邮件中隐含的工作任务,那么就立即行动。】

  • 放入TODO列表

  • 转发/委托

  • 保存 


为处理邮件规划整段的时间,这对于提高处理效率很有帮助。 


写邮件尽可能简短,且每封邮件最好只包含一个主题,这样你就能尽快收到回复。写五封简短且主题明确的邮件,要好过写一封包含很多信息和任务的冗长的邮件。 


最重要的是邮件须有明确的主题及事由。 


由于邮件的时效性较差,所以如果可能的话,拨打电话进行沟通。这样也可以让我们专注于重要的工作。 


邮件应当发送给有需要的收信人,因为邮件内容并不是对所有人都重要。因此发送邮件选择收信人时,请评估一下收件人阅读邮件的时间成本。 


在手机、笔记本电脑、平板电脑以及其他电子设备上同步你的电子通讯簿。并且一旦你开启同步设置,数据将会自动同步。这样一来,你便可以随时获取你所需要的信息。 


很多网站在登录时需要注册账户并设置密码。每次都设置相同的密码风险是很大的。
用字母、数字及特殊符号设置一个基本密码,再根据不同的网站进行微调。
当你在设置一个网站的登录密码时,将该网站网址“www”后面的首两位字母连缀在你的基本密码之后形成新的密码。
eg:你的基本密码是“MMy2m!”,你要登录的网站网址是www.beispiel.de,那么你为该网站单独设置的密码就是“MMy2m!be”。 


在企业内部统一文件版本,确保每份文件只有一个最新版本。
为文件的最新版本创建相应快捷方式。查找文件时,你只需使用快捷方式即可,点击文件的快捷方式,即可打开相应的原始文件。 应当确保每份文件均有相应的负责人对其进行维护和版本更新。 


在存储数据时的目标是:文件、资料、数据为团队全体成员所共知,即使文件不存储在个人计算机上、需要他人代劳查找,那么该文件在一分钟之内也能被找到。 


依照统一格式为文件数据命名。 


会议开始前两到三天,就每一项议程进行书面准备,列出议程大纲,可供会议组织者随时参看。
通过会议大纲及相关的会议书面材料,与会者可以一目了然地知晓:会议围绕的中心问题是什么,有哪些解决方案,最优方案是什么,推荐该方案为最优的原因是什么。
会议组织者应当将会议根据议程划分为不同的阶段,并预估每一项议程及其阶段所需要的时间。 


创建一张权责分工的表格,说明团队成员相应的工作及责任。

  • 谁来负责文件打印、复印等工作。

  • 谁来解决电话通信设备的问题。

  • 谁来更新文件、表格等。

  • 谁来更新部门通讯录,并负责联系成员。

通过这张表格,你可以一目了然地掌握大家的权责分工,并且可以随时对团队分工进行查缺补漏。 


学会熟练操作个人计算机,管理个人电子信息数据,当设备出现故障时可以自行初步排查解决,几乎已经成了每一位工作者的必备技能。 


在公司的电子设备摆放区域,专门设置一个储物柜,将不同种类的设备分门别类地放进储物柜,并给柜子的每一格标好相应的名称,使得所有员工都能在短时间内找到他们需要的设备,以此形成电子设备取用的自助模式。 


为解决电子办公问题,设置不同的公司内部负责人、紧急情况临时负责人,将负责人名单张贴在合适的位置,方便同事们查看。 


给你目前使用以及备用的配件都贴上标签,注明它属于哪一个设备。可以始终使用蓝色的标签标记电源线、用红色的标签标记数据连接线。 


为你办公场所的办公设备编写使用方法的简化教程,并配以图片。通过这种多图配以简单文字的可视化教程,员工可以迅速掌握相关设备的使用方法。 


成功源于专心致志,将分散精力的要求置之不理。——约根·库尔兹 


成功不在于人们完成了多少事情,而是在于人们有清晰的工作目标,并为之全力以赴。 


最简单的方法就是最高效的!适合自己的才是最好的! 



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