留学生用英文写email

我们这所大学有很多来自国内的留学生，但凡我接触过的，感觉都非常优秀，阳光，上进。当然，也不是没有问题，就拿留学生写email这件事来说，经过跟不少同事交流，问题还真不小。我们经常收到这样的email，既没有称呼，也没有落款，有的甚至连标题都没有，上来就带着威胁的口吻，恐吓老师：这个事你要是不尽快办，你有身败名裂的危险。这当然是老外夸张的形容。然而，这样的email通常都是出自我们雅思6.5分以上的留学生，还是很让不少老外困惑。

1.      首先写email总要有个简短的题目，让读者很快知道你想干什么。如果你的email涉及很多问题，那就简单地说 “From Shanyong” 类似这样的标题，总之不能空着。

2.      关于称呼，在英语语境里有很多讲究。如果你是第一次给不熟悉的人写email，通常都是Dear Mr (Mrs, Miss) Wang。Mr 先生，Mrs 已婚女士，Miss 未婚女士。如果对方有title，可以说Prof. Wang, Dr Wang 等。这里要注意不同国家对这些title的叫法很不同。欧洲最讲究，通常只跟教授称呼Professor，副教授，高级讲师，讲师都称呼Dr. 在欧洲可以称呼教授的夫人也为Prof. XX. 虽然教授的夫人事实上可能并不一定真的是教授。另外，在欧洲似乎很重视博士(Dr.) 这个称呼，因为并不是所有教授都是博士。美国似乎对助理教授以上都可以称呼Professor。在澳洲，除了教授称呼Professor以外，对副教授也专门称呼Associate Professor。当然副教授一下都称呼Dr. 我遇到的情况，很多香港来的学生习惯称呼老师为 Dear Sir。Sir 有点像以前香港电影对警察的称呼-“阿Sir”，充满敬畏感。当然也收到过内地来的学生称呼我 Teacher Wang的，虽然真正的英语环境并不这么用，但也倍感亲切。当地的学生在老师许可的情况下，通常更习惯直呼自己的老师名字，其实感觉也很好，因为平等，感觉自己也变得很年轻的样子。

3.      说到老外的称呼，不少国人认识上其实有个误区，因为我们一直以来看英文的电影，觉着老外之间都直呼其名，很正常。所以很多留学生在和导师/老师沟通的时候，也直呼其名，这其实是不礼貌的。通常直呼其名都是很熟悉的同事之间，朋友之间或对方（通常是大教授，长辈）“授权”你可以直呼其名子后才可以。比如说，我刚来澳洲澳洲工作的时候，一直写email称呼某位大教授为Professor XX. 后来时间久了，大家熟悉了，尤其是大教授/长辈正式告诉你可以直呼其名，这样显得更亲近，你才可以在email里直接称呼其名字。比如 Hi John, Hi Robert 等等。至于学生称呼老师的规矩，通常第一次学生给老师写信都会很礼貌，比如 Dear Mr Wang, Dr Wang, Prof. Wang 等等。一旦老师回信落款是 Regards, Shanyong。这通常是意味着着老师允许你将来的email交流中直呼其名子。而不是，一开始第一次写信，很不熟悉的情况下就 Hi Shanyong。

4.      前面提到有的老外老师反映不少中国学生写email 很rude，很没礼貌。除了适当的称呼以为，怎么能让自己的email更有礼貌呢？这里有两个英文的Magic words，一个是please，第二个就是thank you。按照我们中国的文化，越是亲密的朋友越不客气，太客气就外道了。父母和子女之间，夫妻之间都“请”，“谢谢” 不离嘴，中国人会觉着你太能装，不实在。但在英文环境里，这样的礼貌用词频繁使用是非常正常的，这就是不同的文化，习惯就好了。相反，如果你的email里不用这些客气的词，你就是在用命令的口吻，比如说我想和您约个时间讨论什么问题。如果你说 I want to talk with you for… 就是不礼貌的表达。如果你说 Can I please make an appointment with you for… 这样听起来就会舒服很多，礼貌很多。其他常用的礼貌用法 比如： I am wondering... I appreciate…等等很多，尤其发很正式的email时更加要注意使用。

5.      另外和老外共事交流一定要守时。守时就是遵守约定的时间，不能晚，也不能早。老外处理一天的事情，他们的时间表都是通过email确定下来的。不像我们中国人微信，电话随叫随到。如果，你没有约，直接去办公室找老师讨论问题，或者本来约的时间是下午两点，你一点半就去敲门，这都是不礼貌的。因为一点半的时候他可能有另外一个会。很多留学生在学习生活中遇到的所谓被针对，受委屈，其实是与别人沟通出问题，是对不同文化背景理解偏差造成的。所以说，真实的留学生活并不仅仅完成一年那几门课程，几个学分，最后拿个文凭完事，而是全方位的学习。

6.      刚才说了这么多中国学生在写email 这件事上出现的各种问题，那么老外的学生，比如刚入学的大一的学生就很懂这些规矩吗？我们的回答是也不见得，也是问题百出，只是轻重程度的不同。所以，我们在开课的第一天都会对这些新生进行提醒如下：

While on the topic of emails, good communication via email is important to a professional engineer. As such I expect any email to be written in a professional manner. Emails should include

* An appropriate subject
* A suitable greeting (Hi Shanyong, Dear Shanyong, Hello Shanyong, etc).
* A farewell line (e.g Regards , Kind Regards, etc)
* A signature line with your student number and contact details.