会议文献的现状

随着现代信息技术及网络技术的发展，文献资料的数字化存取已经是一个不争的现实，各种数据库的建设，使得原来收集和获取都非常困难的一些文献变的越来越容易得到了，最明显的一个例子是学位论文。学位论文在文献资料中属于灰色文献，因为是非正式出版物，分散收藏在不同的学位授予单位，一般来说要获得原文是非常困难的。近年来，学位论文数据库的建设非常迅速，除商业性数据库外，学位授予单位都建设了本单位的学位论文数据库，还有许多合作型、地区型的学位论文数据库，论文信息的获取渠道已经非常多，原文的获取通过商业性数据库或免费数据库可以解决大部分需求，全文数据库中没有的，通过文献传递的途径也大多数都能够满足。类似的例子还有专利文献、期刊论文等。但是，同样是重要信息来源的会议文献，则目前仍然是最难获取的文献类型之一。

会议文献获取的途径及分析

目前会议文献获取的主要途径当然还是数据库，其次是通过文献传递的途径。但由于会议文献太过分散，目前为止还没有针对会议文献建设的异构数据库检索平台，对于不熟悉会议文献情况的许多读者和用户来说，获取会议文献非常困难。当然，会议文献还有大量未收录到数据库中而分散在不同网站或文献机构的情况。所以，会议文献特别需要一种数据量大、检索方便、获取有渠道的检索服务平台。

从目前国内外的数据库或服务平台看，有几种模式是值得借鉴的。一种如OCLC和NSTL的模式。它们都提供会议文献信息，而且所有的记录都有相应的收藏单位，如果用户有需求的话可以通过文献传递的渠道获取。但这两个平台的数据都只限于一个馆或几个馆的收藏，又以印刷版会议文献为揭示对象，数据不太全面，主要供文献传递所用，对特定文献的检索比较准确，但对主题、分类等以内容途径查找文献的用户来说，检索效果不太理想。

第二种如读秀的会议文献频道。它基本上有点类似期刊的统一检索平台，把能够获得的所有会议文献记录汇集成数据库供检索。目前该数据库中的会议文献数量非常多，包含了电子版资源和印刷版资源，但读秀目前的缺陷是没有全文链接，也没有说明收录文献的数据库或文献收藏单位等信息，给进一步获取原文带来一定困难。如果该数据库能增加相关信息以及内容的揭示，将更受欢迎。

第三种是专业的途径。这种途径对于读者了解本专业动态和信息是更加方便有效的。但目前除了国外几个大型的协会和学会数据库外，还没有见到做的比较好的揭示平台。国内一些专业研究院的网站或大型专业门户有相关资源，如中国科学院国家科学图书馆做的几个专业信息门户以及研究所数字图书馆或学科知识环境等，都有一些会议信息的揭示，其中化学学科信息门户的会议文献和会议信息揭示做的非常不错。可惜这些专业性网站都没有及时更新，影响了其作用。

总体上看，商业性数据库在数据更新和揭示方面比较及时，其他的网站在信息的全面、时效等方面都比较差。

合作与共享

如何做好会议文献的收集与提供？从会议文献量多、分散这种特点来看，会议文献的收集、揭示和提供比起其他文献类型要困难的多，即使商业性数据库的开发或异构检索平台的建设也会遇到更多问题，使目前这一类的产品也寥寥无几。我国各级图书馆和情报信息机构一般均未设立专门的部门对会议文献进行统一管理，以图书、期刊、内部资料、电子出版物、网络版数据库形式出版的会议文献通常都是分别归入图书、期刊、内部资料、电子出版物、网络版数据库的序列进行管理，很少按照统一的会议文献著录规范对各种形式的会议文献进行统一著录，给会议文献的管理和读者使用都带来了诸多不便。事实上，除了一些大型学协会(如IEEE、IEE、SPIE、ACM、AIP、ACS、ASME、ASCE、SEA、AIAA等)的会议录的收藏尚成体系外，对于数量约在12000种，为ISTP、Ei、工NSPEC、BP、CA等比较著名的二次文献数据库所收录的科技会议文献的收藏则普遍缺乏系统性、连续性和完整性.

不过，在目前网络化环境下，为图书馆之间的合作和资源共享创造了有利条件。从国内外许多其他文献资源的揭示和服务模式中也有不少值得借鉴的地方。如CALIS外文期刊网的模式、NSTL的模式、OCLC PapersFirst和Proceedings的模式等。但会议文献需要有更多的合作者和更好的合作模式才能发挥更大的效益。

上世纪八十年代由目文献出版社出版的书本式《西文科技学术会议录联合目录》，曾经是图书馆查找会议文献信息并进行有限的文献传递仅有的专门工具书，现在看来，这样的联合目录已经是远远不够了，应该建设一个揭示到论文级的会议文献联合目录。其运行可以会员的性质吸收加入者，并根据会员的贡献给予享受服务的权限，贡献大的还可以设置奖励或数据制作费。由会员单位上传本馆所藏会议文献的相关数据，对于已经制作了数据的会议文献，其他收藏单位可以上传馆藏信息，国内中国科学院国家科学图书馆牵头的全国西文期刊联合目录的运行和合作模式是比较成功的一例，另外CALIS的图书联合目录和学位论文数据库的运行和合作模式也值得借鉴。不过，会议文献的合作将更加困难，牵头单位需要付出更多的投入，加入者也需要安排专门的人员采集、制作和上传数据。但会议文献数据库也是一种特别需要合作才能做好的数据库，国内各高校和科研机构每年都会有不少老师和科学家参加各种学术会议，分散保存了大量会议资料，只有充分收藏并揭示这些会议文献信息，才能真正挖掘出会议文献的价值并让它在科研、教学等活动中发挥作用。