“公差”、容许误差与科研经费的报销

首先要对标题上的“公差”一词作说明。由于后面说到了报销，所以我想人们可能会想到的是出公差（chāi），所以要报销。不是的，这里所说的公差是技术用词（差的读音是chā）。机器设计和制造中，公差是指对于机械或机器零件实际参数值的允许变动量。这与科研经费的报销完全是牛头不对马嘴的两回事情，怎么把它们扯到一起去了呢？

如今，在大学或研究所工作的科研工作者都对科研经费的报销大有怨言，抱怨的对象当然并不在哪些可以报销哪些不能报销上，而是报销的手续太过繁琐，对于各种票据的处理、签字及附加的证明等方面的处理都很麻烦。由于很多规定非常死板，报销经费常常要花费很多时间和精力。科学网上一篇博文的标题“一入财务深似海，半日报销几人还？”很生动地描述了很多科技工作者为了报销经费所花费的大量时间。

做科技研究不可能不花钱，花了钱就要报销。但是，我们的科技工作者不熟悉财务制度，往往要花很多精力来应付财务报销。有时候研究生也就帮助来做这些工作，因为我们的教授、我们的科技工作者一般都是没有秘书的，而很多经费的支出也都是研究生们经手的，是他们的实验材料、出差开会支出等。报销时有一个单据不合格，就不能报销，所以常常要去不止一次。有的单位是报销时间需要预约的，那就要另约时间，但是有时候第二次还是有不合格之处，那就更麻烦了。所谓不合格，往往是填写项目不对、票据的证明不全（比如需要除发票以外的另外证明，诸如会议通知、调研报告等等五花八门的证明材料）、领导人没有签字（某些特殊事件的证明材料需要另找领导人签字，如需要用公务卡付款的，由于对方机械故障，无法刷卡，当时缴纳了现金）、有的时候还需要多个领导人签字等等。

有时候非常琐碎的小事情，涉及的金额也不算很多，百十来块钱，但是，如果不报销，让经办人甚至研究生自己拿，也很不合情理，于是只有再跑N趟。教授的时间是时间，研究生的时间也是时间，他们的时间都很宝贵。

我知道财务工作者对于工作中的规定往往是认真地执行的，这是他们的职责所在，认真执行制度是完全应当的。我不是做财务工作的，但是，我想做任何工作，制度的规定都不能过于死板。就像人们做机械加工，讲零件之间的配合，要做一根轴，穿一个孔，要求轴能够穿进孔中能够自由转动。如果设计时只规定孔径是10mm，轴经也是10mm，那就容易产生问题。有可能轴塞不进孔里去，即使硬塞进去了，也转不动。因此，设计时就要规定，孔径要比10mm大一点，轴径要比10mm略小一点，大多少、小多少都要规定好。这称为配合的公差（chā）。公差太小了，就可能太紧，转动很困难，公差大了，就可能转动起来产生太大的晃动。但是，只要有配合，就一定要有公差的问题。要规定，孔径最大允许大多少，最小允许大多少，轴径最大允许小多少，最小允许小多少，都有一个上下限。没有一点松紧度，设计的时候不考虑公差的问题，加工的步骤就无法执行。

在机械加工要规定公差。同样，我们做实验观测、做理论计算，也会有一个测量或计算的误差上下限，这样可以判断结论的可靠程度。在制造产品时，产品质量的标准也会有一个容许误差的问题。当然，这些问题与机械加工的公差不是一个概念。但是，必须允许上下浮动，这是相类似的。

我不懂管理，更不懂财务，但是，我相信世界上的道理总是相通的。我们在规定现在的科技经费报销制度的时候，不妨规定一个“公差”。当然，这里的差，不是针对钱财的数目，钱财的数目是必须准确的，这里的公差是对于报销所涉及到的单据，报销时可以允许有一点小的不很规范之处。比如，对于需要报销的十几张单据中，有一张单据，不大符合严格的标准，例如没有使用那个公务卡付款，按某地规定需要上一级领导人签字，但只有主管项目者的签字而没有上级领导人签字，而涉及到的票据金额也不大，那就不妨给予报销，而把不规范的情况记录在案（如今都是电脑处理，记录在案是很容易的）。这种情况，只要不规范情况的总量占该项目总的费用的分数比例不大，而且涉及到总的金额也不多，也就可以了。

这里不妨可以规定两个数字，一个是这种不规范情况涉及到金额占项目总金额的百分数，另一个是这种金额的绝对数目。这两个数目可以作为报销过程的“容许误差”。如果我们的科技项目财务报销制度里，有了这两个规定，我相信事情就会好办一些。

报销的事情，涉及到科技工作者与财务工作者双方的合作，大家都是为了把科技工作做得更好。规定了“公差”，双方就能够“配合”好。没有公差的规定，配合就会“过死”。我记得好像是有领导人说要“松绑”的。怎么松？还是要有一个规定，一个框框。有了我所说的这种公差，就有可能做到“抓住大的，放开小的”，不让一些鸡毛蒜皮的小事情影响大的工作。

一位科研工作者对于经费报销“一入财务深似海，半日报销几人还？”的状况，说这样的话：“天长地久有时尽，此恨绵绵无绝期。上面一直说松绑，雷声发作不下雨。”我看是说出来很多人的心声。如果我们在制度上定下来几条规定，把“公差”制定好，运行起来就能够润滑得多。