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简述高校科研信息管理中科研管理信息化与业务流程优化
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目前高校科研管理信息化与业务流程优化在科研管理工作中的作用日益突显,特别是进入21 世纪后，面对经济全球化和信息化的挑战,高校加强科研管理工作的重要性与必要性在理论界和管理界都已基本取得共识,而在科研管理工作中信息资源整合占有相当重要的作用。
1、科研管理信息化的发展现状、存在问题及发展趋势
1.1 科研管理信息化的发展现状
电子政务的发展在我国经历了办公自动化、“三金工程”、政府上网和电子政务4个阶段。特别是从1999年开始实施的政府上网工程,象征着我国电子政务开始进入发展期。在这个时期高校科研管理工作也得到了迅猛发展,尊重知识,尊重人才成为这个时期的特点。为了进一步做好科研管理工作,科研信息逐步渗透到科研管理工作的各个环节,科研管理工作开始向信息化、科学化、规范化的方向发展。由于信息资源存在潜在的特性,如何将这些庞大的、零散的和无规律的科研信息资源通过整合成为有价值的信息是科研管理的热点问题。
1.2 高校科研管理信息化进程中存在的问题
步入21世纪后，充分信息资源已经成为科研管理工作中的重要部分，由于各高校间科研信息流通不够畅通，需要经过许多“中间”环节，严重影响科研信息资源的交换和共享。又由于在进行信息化建设的过程中,建立的时期不同、采用技术标准有差异、不同管理信息系统相互间存在信息屏蔽，形成了一个个信息单群。无论是在互联网、还是在数据库中,都无法形成一种方便、准确、快速的查询方式,科研人员很难精确的找到所需的有用信息，常常要分析大量信息垃圾或无用信息，科研效率大大降低。
科研信息资源的利用,基本上还停留在信息查询阶段，仅仅部分信息被一定挖掘和利用。绝大多数的高校还是以本单位的科研信息为主,缺少单位之间相互的资源共享。因此对科研信息的挖掘不深,想进一步提高科研信息的增值有一定的难度。
1.3 促进科研管理信息化与业务流程优化,是高校科研管理发展的必然趋势
科研管理如企业的经营运作一样，是由一系列连贯又交错的业务流程来实现的。例如，在科研项目的管理中，有项目申报流程、项目中期管理流程、项目结题流程。科研成果登记流程等等。这些流程都是密切关联的。正如一家企业的产、供、销之间严重脱节时，实质是这三个流程在各自孤立地运行，没有能够形成一个有机的整体。计算机技术、网络技术和通讯技术的发展和应用，使科研管理的信息交换变得方便快捷，使工作程序进一步简化，工作量减少，节省人力，提高工作效率和服务水平；同时，也使各项科研管理工作进一步规范化和科学化。
2、高校科研信息管理中科研管理信息化与业务流程优化的关系
2.1 优化业务流程是科研管理信息化所必需
随着科研水平的不断提高，对信息资源的管理已经成为科研管理的主要内容，现阶段的科研管理工作将主要的集中在为科研决策部门和高校科研人员提供各级各类服务上，需要不断地对当前科研管理业务的流程进行优化，才能面对大量信息和繁杂的日常事务，才能对科研活动的各种要素进行合理组织、整合，保证科研管理工作的及时性、高效性、服务性。
科研管理业务流程可以理解为：通过一组作业的整合，把输入各种必要的资源，经过系统优化处理，输出目标所需要的、可利用的和满意的信息（科研成果）。要区别局部流程与整体流程的关系；一个局部业务流程的输出是另一个局部业务流程的输入，对科研项目管理而言，即是“从课题立项开始，到中期检查，再到课题结题并获得研究成果”这样一个完整的全流程的一部分。
优化科研管理业务流程的目的是为了最大限度地提高科研管理水平和满足提高工作效率的需求，同时也是为了实现科学研究规划所提出的各项指标。对流程的设计、监控，并适时的改进和创新，在先进的管理理念和方法的指导下，并能够在科研管理人员和广大的科技工作者的共同努力下，尽可能的减少无效作业与浪费，获得最佳的管理效益。优化科研业务流程主要是通过减少中间管理层次来减少决策与行动之间的时间延滞，加快动态反应和对时事的适应能力，完善高校科研管理业务流程，推动管理的进步。
2.2 科研管理信息化是优化科研管理流程的需要
虽然计算机、互联网等先进工具已广泛应用于科研管理过程中，但仅限于文字处理和网上资料查询，其普遍存在的问题是信息化、网络化程度不是很高。虽然也有不少科研管理部门开发了一些方便自己工作的科研管理系统软件，但基本上是各自为政。这些计算机与网络的应用虽然也属于“管理信息系统”,但它还仅仅是信息化的初级阶段，虽然可以提高科研管理内部单项业务的工作效率，但由于它只是孤立的管理信息系统（或称信息孤岛），无法提高科研管理整体效益。因此，科研的信息化管理如果没有一个统一、规范的总体设计，没有建立一套规范的管理基础，信息系统没有覆盖科研管理的整体全流程，信息流是被间断的、信息的传递是缓慢的，难以形成有效的沟通，各个单项业务之间即使联上网也很难形成一个有机的整体，难以进行信息共享和业务流程优化，这不是我们所希望的信息化管理。科研管理信息系统要发挥其在管理中应有的作用，就必须密切结合先进的管理手段和方法，在开发管理信息系统时，融进现代化的管理思想和方法，使其成为一个高度集成的信息化管理系统，既要重视效率、更要强调效益。
科研管理的信息集成，其中信息源是惟一的，而不是多头的。为了作到减少重复劳动、提高效率、避免差错。科研管理信息系统必须让每一项科研数据或信息，由固定的部门对应的员工负责，在规定的时间，完整、准确地录入到系统里去，以便存储在指定的数据库中，按照一定的运算方法再进行加工处理，即同样的数据或信息不再需要其他部门、或任何其他员工再录入一遍。人们很容易从系统中，根据录入数据的员工口令查明每一信息的来源和录入时间，做到责任分明。
2.3 科研管理信息化与业务流程优化的共同目标是实现信息资源共享
任何业务流程有关的授权人员都可以从指定的数据库中调用原始数据和加工处理后的信息资源，按照预定需要的格式显示在所有相应的记录和报表上。实时地了解到相关信息以应对瞬息万变的内外环境变化，对提高决策的响应速度是至关重要的。这样使得不同部门的科研管理人员和科技工作者都是根据同一个数据源，不误时机地采取必要的决策和措施。实现信息集成是有一定条件的，其中最基本的两条是：信息必须有一定的规范要求，信息的流程同样需要有一定的规范要求。目前，当信息成为一种“财富”或“权力”的象征时，要做到“共享”会遇到预想不到的阻力。而规范化的业务流程是保证信息资源完整的必要条件，是信息公开透明的必要条件，也是创造公平、公正、诚信和和谐的科学研究环境的前提。
3、如何加强科研管理信息化和业务流程优化
3.1以人为本，深化科研管理体制改革，不断转变观念
科研管理的最终趋势是信息化、网络化。对科研管理人员提出了更高层次的要求。优化科研管理业务流程，实现科研管理信息化、规范化，既要懂科研管理，又具备一定网络信息技术知识的复合型人才。因此，需要采取多种形式，进一步加大教育培训力度，促使现有科研管理人员知识结构的更新，达到全面、科学和合理，尤其要加强信息能力的培养，这是实现科研管理信息化的关键。管理创新意识的产生取决于科研管理人员的知识能力结构。科研管理人员合理知识能力结构一般涵盖对新事物敏锐的洞察能力和系统分析能力，对科研活动基本规律的把握能力，对现有科研资源的综合利用能力，对各学科发展前沿的信息收集分析能力，对科研发展方向的科学感知预测能力，对课题研究的组织协调能力，等等。具备这些知识能力的科研管理人员在实际工作中实施和完成才是保证管理创新意识成功的关键，而成功的创新管理经验又进一步丰富了管理创新主体的知识能力结构，为实现向更高层次、更具价值的科研管理创新做好准备。
因此，体制改革以及观念的转变是深化改革科研管理的必由之路，更是有利的保障，是提高科研管理人员的综合素质的根本途径。
3.2加强建设基础、规范的数据库，提高信息综合利用率
优化科研管理业务流程，进一步实现科研信息化管理，需要大力加强基础、规范的数据库建设。科研管理基础薄弱和数据混乱的部门是无法实现信息化的。失去准确性、及时性、和完整性的信息是有害于人类的信息。那种自认为建立科研管理系统自然会提升科研管理水平，管理基础并不重要的说法是荒谬的。即使是有了准确、及时和完善的信息，如果管理者不去掌握它，甚至不能应用，随时都会使这些宝贵的信息贬值。信息化的结果最多只能是向管理者提供了丰富、实时的信息；而实施信息化管理的效益，不是系统自动生成的，而是人用出来的。我们应当永远记住：“信息的价值在于应用”，而应用信息的主体是人，是管理者。把希望寄托在实现不需人参与的“管理自动化”是不现实的。人创建系统，人管理系统，人使用系统，人维护系统，永远不要忘记“管理以人为本”。
3.3加强科研管理信息化与业务流程优化，统筹规划，合理优化科研管理
在我们了解了科研管理信息化和业务流程优化的道理后，在高校科研管理信息系统及其它科研管理软件的开发上，加强科研管理信息化与业务流程优化，合理分析科研管理业务的全流程，需统筹规划，对每一个单独的流程管理系统，需要考虑与本流程密切相关的模块。即使是分步实施科研管理的信息化，也不要割断整个科研管理流程的信息集成，哪怕是一个局部流程。科研管理信息化的成功实施，必须实行业务流程的优化，以确保科研管理有一个科学的、规范的、和谐的管理基础。
因此高校在科研管理过程中，必须不断的加强科研管理信息化与业务流程优化，促进高校科研信息化管理的进程。
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