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邱葵:美国大学图书馆员是如何招聘的?——实地面试及其相关环节(7)

已有 940 次阅读 2019-5-10 15:19 |个人分类:圕人堂|系统分类:海外观察| 美国高校图书馆, 馆员招聘

信息来源:邱葵.圕人访谈:美国大学图书馆员是如何招聘的?[J].高校图书馆工作,2019(3):83-91.

                                                     

美国大学图书馆员是如何招聘的?

                                                      作者: 邱葵(河滨加州大学图书馆


实地面试及其相关环节

7.1 实地面试前的准备工作

 

在过了截止期或优先考虑期后(有时怕没有足够的人申请而特地不设硬性的截止日),招聘委员会会召集会议,并按该职位的最低要求对所有申请人打分,当然,如果没有达到美国图书馆协会认证的图情硕士学位(ALA/MLS)学位标准,就直接淘汰。余下的分数比较高的应聘者进入下一轮。

 

在实际操作中,招聘委员会希望申请人越多越好,因为现在在美国,图书馆员毕竟是夕阳职业,在很多职位的招聘中会遭遇到:即使有长长的申请期,但申请人数还是少,而需要重新修改招聘计划。如果运气好的话,一个职位有20多人申请,而其中有78个人符合基本要求,进入初选名单(Long List)。由于经费和时间关系,把所有这些初选合格的人都邀请来面试时不可能的,所以需要进一步地筛选。

 

电话面试(Phone Interview) 是这个环节里最常用的手段。招聘委员会的全体成员和通过初选的应聘者在事先约好的时间通过电话进行单独电话面试,招聘委员会往往问10个左右的问题,比如为什么申请这个工作,你如何把过去的经验用于这个职位,等等,时间最多不会超过半小时。为了对所有申请人公平起见,电话面试往往是为了在一个严格控制的情况下操作的,这意味着,所有的面试的是被问了同样的问题,而且没有任何追加问题。这对申请人发挥口头表达能力是一种考验,如果你没有意识到回答不全面或答非所问的话,是没有机会来弥补的。另外,为了保证严格公平性,所有的面试人必须通过电话面试,即使这个申请人是在本馆的。电话面试人是不可以和招聘委员会作面对面交谈的。

 

电话面试以后,招聘委员会根据面试的情况,确定了最后到馆实地面试的应聘人的名单(也就是所谓的Short List),再把这个名单、电话面试问题、以及由此得出的报告送交学校的公平雇佣和平权办公室批准后,开始邀请申请人来校面试。

 

7.2 实地面试

 

实地面试(On-Campus Interview)可以说是招聘正式开始的一幕。因为这里涉及到太多的人力和财力,这个名单往往控制在3人左右。在落实了实地面试的应聘人的名单以后,图书馆的馆长办公室会安排具体的面试的日期,往往是先在2-3周的时间段里选几天馆长能安排出时间的天数,然后再让实地面试人从中选择,如果这个面试人目前在本馆工作,作为礼遇,他/她会安排在第一个选,不管有多少人来馆实地面试,每人一般可以从两天里选择。

 

在确定了面试日期之后,馆长办公室会为面试人包括购买机票在内的所有的旅行安排,并为此支付所有的费用,即使此人是国外申请人需要从亚洲飞过来。这方面的支出我馆是没有什么限制,从馆长自己的经费中直接出的。面试人自己无须承担任何费用,如果有图书馆没法预付的费用,会在面试后再报销。这些细节里,图书馆往往做的十分的细致,比如:如果是当地可以开车来的面试人,我们不光会按私家车的里程支付费用,还会事先安排停车证而且给与详细的行车指南。如果自己不开车到学校,也会专门派人在面试日去旅馆接人。另外,为了使面试人能安心准备面试,我们会让在头一天晚上安排当地比较好的旅馆入住,而所有外地的应聘者则有两晚的旅馆招待,因为所有图书馆员职位的面试都需要一整天时间。

 

7.3 图书馆馆员招聘的实地面试日的日程安排

 

很多年前,我刚出道的时候,我在俄亥俄大学图书馆里半工半读,有个前辈专门为我做了准备,而且甚至还为我在馆里找了几个馆员为我做了一次一本正经的模拟面试,结束之后,她叮嘱说:面试其实是从下飞机开始到离开后才结束,期间只要和对方接触,就是面试的一个部分。在多年后我有机会面试他人的时候,我发现这话没有丝毫虚假的成分,因为面试方会从各个方面考察应聘人,而且在最终的报告里写下自己的观察结果。

 

从一定程度上看,如果你是应聘人,在你去实地面试的那天,这个馆是围绕着你在转。我馆的标准面试日程往往以和招聘委员会第一次会议开始,到晚上和招聘委员会主席和副馆长吃晚餐结束,前后大约12个小时。招聘副馆长级别的安排基本相同,只是多了一个半天。招馆长的是时间安排也是一天半,但其公开讲演部分需要在全校内发通知,而且招聘委员会起码会有一名馆外的教授。

 

大家一定会问:为什么实地面试需要这么长时间?

 

首先,光和招聘委员会的面试就有两次,早上的一次有1小时。在全天的会议结束之前,在下午4点以后还有一次,但这次短一些,在30-45分钟左右,可以相互交流万一之前没有问到而需要了解的问题。

此外,面试者和馆长有1小时的单独会议,和所属部门的副馆长、部门主管有30-45分钟的单独会议。如果这个职位需要向其他部门的主管汇报,此人也会有单独的面试。另外,所有面试人需要和所在部门的同事有一个面试,如果部门的主管有单独和应聘人的面试,他往往会在这时回避,以便给部下有一个能单独和应聘人相处的机会。因为所有图书馆馆员是本馆图书馆员协会的成员,我馆还有一个和图书馆员协会的会议,除了提问和介绍该协会的作用外,还向面试人介绍本馆评定职称的要求和程序。

 

中间还所有午餐。千万不要认为那就是可以轻松一下的时间。其实午餐往往是观察一个人在非正式场合中轻松自在地和周围人相处的情况。午餐往往是由34个由招聘委员会挑选的来自各个相关部门馆员和管理员组成的,他们也会把面试人在午餐时的情况记录在自己的评选意见中。为了让更多的人有机会,招聘委员会成员一般不参加午餐。

 

当然,那天的重头戏,也是面试人能事先能好好准备的,是按照招聘委员会出的专题,向全馆人员作公开讲演并回答提问。这个讲演一般在半小时,另加半小时的提问时间。讲演的题目往往出的不是很死,这样让面试人可以从各个方面来发表自己的观点。出色的面试人往往会利用这个机会,紧跟这个题目的提示,从理论和实践两方面来阐述自己的观点。此外,和其余场合不同的是,公开讲演并回答提问是需要面对几十个听众,这对不善于公开演讲的面试人会是一个很大的考验。有时听众会问一些有难度的问题,面试人一定要妥善应对,因为的确有些人会沉不住气,而留下不好的印象。如果你很想要这个工作,这会是很致命的。当然,这也就是招聘委员会需要的东西:在短时间里获得对应聘人的全面了解。除非实在安排不过来,馆长和副馆长会全体出席所有馆员招聘的公开演讲。

 

因为有如此多的会议,而且有很多不同的人参与,说全馆都围绕在这天围着面试人转也真不是言过其实。不过,不要意味这种会议都是把应聘人放在焦点上,更确切的可能是相互交换信息。在这些会议中,单独的面试往往是馆方人员介绍自己组织目前的运作、以及对最终录取上岗的馆员的期许。馆长在其单独面试中,往往花大部分的时间介绍学校的发展情况和长远规划以及对图书馆的影响。如果是以几个人为单位的面试(包括招聘委员会在内的)往往都是事先精心准备的问题,这些问题大致可分成下面几个方面:

 

1)应聘人的工作方式和和其他人相处的情况:为什么对这个工作有兴趣?你在目前的工作中最喜欢做什么/最不喜欢做什么? 如果和同事和上司的打交道中出现分歧,你如何处理?如果和读者发生冲突,你又如何处置?这些往往都需要具体和很信服的例子,而且听的人会对你的回答会有不同的解读,所以如果你想用一般的模糊答复或故意迎合来应付,是很难过关的。

 

2)职业技能:这里往往是对你自己的履历中的内容作进一步的说明。这其实也不是很容易:除非你对这个工作的要求的内容有经验,而且有深入的了解,否则也难过关。比如,如果做馆藏建设,需要有实际的操作模式和实例的介绍,有经验和没经验的一问就会真相大白。

 

3)工作经验/研究能力和今后发展的潜力:你有什么特别项目的经验?你在510年后对自己的职业有什么规划?你有什么研究的兴趣?

 

在午餐和晚餐时,一般很少问正式的问题,但这时观察应聘人在私下和比较随意的场合的表现,能体现此人比较真实地一面,而且有时可以了解一些在正式的情况下无法了解的东西,比如此人申请这个工作的个人动机:配偶在附近找到工作、需要就近照顾父母等。

 

此外,还有一些有意思的细节:

 

每个应聘人的日程都是专门设计的,而且事先都落实到所有的细节,比如所有的会议房间都是预定好了,以免冲突。日程是和整套的材料(比如:本校、本市的介绍,本地地图等)事先传给应聘人的,如果时间允许也会用快递方式,因为书面文件显得更为正式。

 

出于保密考虑,日程和应聘人的简历和申请信要到面试当天早上才发给全馆人员。日程在最上方列出了这天被面试人的名字,招聘委员会成员的姓名和职位。其余的会议,不光列出了时间和地点,还列出了一个会议馆方部门/个人的名字。此外,在每一个会议之间留有转地点和让对方稍息的机会,并列出比如,由某某人带到下一个会议室,如果有多余的时间,也会写上期间短暂参观一下某个图书馆等字样,务必使整个流程不是很紧,但不至于冷场的情况。应聘人在整个面试中都有馆方的人全程陪同。为了使应聘人能在舒适的情况下面试,我自己往往在每次我主持的会议时,询问对方是不是需要上厕所或喝水,我们馆长办公室甚至为应聘人专门准备了一包好咖啡。另外,如果候选人是从外州来的,如果应聘人要求,我们还会安排一个招聘委员会的成员开车带候选人在周围兜一圈,基本介绍一下周围的地产和住房租赁情况。

 

招聘委员会的所有文件包括成员面试笔记都是需要电子存档的,这样如果这样在以后审查或者诉讼时可以用作证物。另外,学校的公平雇佣和平权办公室每年会评估学校各部门在招聘是执行公平雇佣的情况:比如过去一年各性别和族裔雇佣的人员的比例,并提出改善建议。

 

7.4 招聘结束后的可能结果

 

在面试的时候,招聘委员会会向全馆人员发出评审表,让所有参加面试的人根据自己参加面试中印象,对每个应聘人写评语和评名次。面试结束后,在汇总了这些评审表后和所有评语之后,招聘委员会会尽快开会讨论如何向馆长或主管副馆长推荐录用者。

 

如果顺利的话,一般是推荐一位,另外加一个候补的。为了加快作业,馆里的人事办公室会打电话直接通知首选的录用者,得到初步同意后,把招聘的结果送交上述学校有关办公室,再由馆长提出正式的根据其经验的定了薪酬的书面聘书。

 

如果不顺利的话,比如招聘委员会无法达成共识而导致这次招聘失败,或者首选的录用者在这时改了主意,而没有第二位候补人的话,招聘委员会可以建议重新开启招聘,接受新的申请人并再次考虑先前余下的申请人,但已经实地面试的人则不予考虑了。当然,如果招聘委员会认为这个职位的设置和工作内容是导致失败的原因,这就需要重写招聘文书而开始一个完全新的招聘。

 

以我的经验看,在招聘过程中,个人可以影响招聘的结果,但比较难左右它,一来是因为这个过程采用了计分等手段,二来个人的意见需要得到委员会的支持才会在最后的推荐书上起作用。即使馆长喜欢的人不是在最后推荐的,他也不能自作主张否决前两名把工作给另外一个。绝大多数的案例都是以招聘委员会的集体决议为准,没有外来的干涉。另外有意思的是:即使正式应聘报到,也是不查验学历证明的。


延伸阅读:

1 美国大学图书馆员是如何招聘的?-缘起. http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178222.html

2 图书馆员招聘的内部人事管理.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178223.html

3 图书馆员招聘委员会的组成和作用.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178225.html

4 图书馆员招聘的公告.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178226.html

5 应聘馆员的申请文件内容.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178228.html

6 图书馆员招聘的的宣传途径.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178230.html

7 实地面试及其相关环节.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178232.html

7.1实地面试前的准备工作

7.2实地面试

7.3图书馆馆员招聘的实地面试日的日程安排

7.4招聘结束后的可能结果

8美国图书馆馆员招聘细节给人的启示.http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178234.html




http://blog.sciencenet.cn/blog-213646-1178232.html

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