一封体面的回复函允许编辑或审稿人脱离正文快速判断修改是否合理，有助于提高评审效率以及录用机会。经过合理的修改，如果能够作者提交一份整齐的回复函，往往数周甚至数天内就能获得录用通知，包括一审大修的情况。以下总结回复函的组成要素。

1 附信 Cover letter

回复函的首页提供一封附信，用于介绍稿件的状态、致谢期刊编辑和审稿人的帮助，并简要总结所做的修改等。附信是一封正式的信函，内容包括：

发信日期

收信人姓名和头衔

期刊名称

段1：致谢回修机会、稿件题目和编号、目标期刊名称

段2：致谢审稿意见、根据意见进行的重大修改以及颜色标记、详见逐条回复等

段3：其他问题

发信人姓名

所在单位和联系方式

2 逐条回复 Point-by-point response

回复函的第二页提供逐条回复，采用一问一答的形式，对审稿意见进行回应，总结作出的修改。每条意见添加数字序号、回复之后空一行，增加可读性。逐条回复的内容包括：

(1) 对审稿意见的看法：同意或不同意

• 如果同意，可直接解释所做修改，不必反复强调 We agree...

• 如果不同意，则先声明观点，然后礼貌地解释原因 123

• 无论同意与否，不必在每条回复中反复致谢审稿人，以免对方产生主观看法

(2) 对稿件的修改：内容与位置

• 微小改动可以采用简化句式：

  Line xx, "A (修改前)" revised to "B (修改后)" as suggested.

  或者 We have revised "A" to "B" (line xx).
  

• 重大修改可以先解释修改的原则，然后另起一段引用修改内容：

  Lines xx-xx, added, "...... (新增句)"

  Lines xx-xx, revised, "...... (修改句)"

  Lines xx-xx, deleted, "...... (删除句)"

  必要时引用原句：Original, "...."

• 对于大段修改，建议使用 bullet point 列出要点，然后举例几个修改句，不建议引用全部修改内容

• 对于图表修改，应引用修改后的部分或全部图表

  
  

结语：回复函必须完整又简要，允许编辑和审稿人脱离正文迅速判断修改是否到位。根据审稿意见作出正确修改为通过二次评审奠定基础，将所做修改整理成文则是打开录用通知的金钥匙。

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