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保护科研积累—浅谈电子文档的存储、转换和整理
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何毓琦先生在博文中提到电子文档因系统升级打不开的问题。我想这是一个很普遍的问题。电子文档总是与特定的应用软件联系在一起，一旦这些应用软件在给定的系统中不存在，相应的电子文档就很难打开了。 例如，二十多年前的各种BASIC程序，现在的VB肯定无法编译了。另外一个严重问题是人们常常因为U盘、移动硬盘和计算机硬盘的损坏而导致文档无法恢复，造成科研上的重大损失。下面根据本人经验谈谈这些问题的解决方法。
计算机技术总是向前发展，一些旧的技术被淘汰是必然的现象。 及时对受到影响的文档进行转换是一种可行的办法。 例如，在DOS时代很流行的金山WPS字处理软件，我们用它生成了各种WPS文件。当WINDOWS下的字处理软件开始出现的时候，就提供了将WPS文档转换成DOC文档的功能。金山公司后来开发的WINDOWS字处理软件也提供了转换功能。如果那个时候及时进行文档格式转换，现在这些文档还能够打开。要是当时没有转换，现在要打开二十多年前的WPS文档就麻烦了。 还有VISUAL C++程序，刚开始的时候是VISUAL C++1.5。 如果随着VC的每次升级进行转换，以前编的老程序现在也能够用。要是等到现在用最新的VC开发工具打开VC1.5生成的工程文件就麻烦了，能转换也编译不了。即使能编译运行结果也是错的。
还有一个办法是把以前的应用软件及相应的运行环境保留下来。用虚拟机技术可以在当前计算机上运行最近10年内的绝大部分操作系统。也可以在同一台计算机上安装多个操作系统。例如，我们可以在一台计算机上安装WINDOWS 98, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, LINUX等多个操作系统。由于WINDWOS 98兼容各种DOS程序，安装多个操作系统可以解决绝大部分问题。
现在有工具可以把DOC文档、图片、PPT等文档转换成PDF文件。而PDF文件是事实上的标准，无论在什么环境下都能打开。对老文件及早进行这样转换是不错的方法。
随着时间的积累，文档的数量和容量呈指数增长。这个时候对文档的分类和整理就相当重要。 就参考文献来说，我就用国内论文、国际论文、会议论文集、国际专利、国内专利、外文电子书、中文电子书9个大目录分别保存。每个目录下又根据年代、学科、期刊名、出版社等各种关键词分别保存。每个研究项目相关的文档可以保存在一个大目录中。 各种软件开发文档可以根据研究项目放在多个目录保存。 定期对文档进行分类整理，删除不必要的垃圾文档，对科研人员来说是一个很好的习惯。
每个科研工作者的电子文档主要包括了参考文献和研究有关的文档。从事科研的时间越长，其重要性就特别显著。可以说是科研工作者的生命。 最近几年我积累了将近500GB的研究资料。我每次最关心的就是我的资料如何安全地保存，不会因为各种意外损失。因此，如何有效保存每个科研工作者的电子文档相当重要。狡兔三窟是有效保护科研文档的不二法门。将重要文档保存在多个相同存储介质和不同存储介质上，可以极大提高关键文档的存活能力。 例如，当你把一个文档分别保存在计算机硬盘、活动硬盘、U盘、光盘、磁带和多个公司提供的网络硬盘上的时候，你文档的生存能力就达到了极高水平。 无论是火山、地震还是火灾袭击，都无法摧毁你的文档。因为全球多个地方同时发生灾害，把多个网络硬盘都摧毁的几率是很小的。其几率不会超过引起恐龙灭绝的灾害。
把平时工作中使用的U盘及移动硬盘和可靠数据存储介质区分开来。 关键文档应该定期以多种方式保存在可靠存储介质上。对于个人来说，比较可靠的方式定期把文档分别备份到光盘和大容量硬盘等介质上，并把相应的光盘和大容量硬盘放在安全可靠的地方（如保险箱）。
磨刀不费砍柴工！定期进行文档转换、文档整理和备份存储，可以有效保护科研积累，避免不必要的损失。
计算机技术总是向前发展，一些旧的技术被淘汰是必然的现象。 及时对受到影响的文档进行转换是一种可行的办法。 例如，在DOS时代很流行的金山WPS字处理软件，我们用它生成了各种WPS文件。当WINDOWS下的字处理软件开始出现的时候，就提供了将WPS文档转换成DOC文档的功能。金山公司后来开发的WINDOWS字处理软件也提供了转换功能。如果那个时候及时进行文档格式转换，现在这些文档还能够打开。要是当时没有转换，现在要打开二十多年前的WPS文档就麻烦了。 还有VISUAL C++程序，刚开始的时候是VISUAL C++1.5。 如果随着VC的每次升级进行转换，以前编的老程序现在也能够用。要是等到现在用最新的VC开发工具打开VC1.5生成的工程文件就麻烦了，能转换也编译不了。即使能编译运行结果也是错的。
还有一个办法是把以前的应用软件及相应的运行环境保留下来。用虚拟机技术可以在当前计算机上运行最近10年内的绝大部分操作系统。也可以在同一台计算机上安装多个操作系统。例如，我们可以在一台计算机上安装WINDOWS 98, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, LINUX等多个操作系统。由于WINDWOS 98兼容各种DOS程序，安装多个操作系统可以解决绝大部分问题。
现在有工具可以把DOC文档、图片、PPT等文档转换成PDF文件。而PDF文件是事实上的标准，无论在什么环境下都能打开。对老文件及早进行这样转换是不错的方法。
随着时间的积累，文档的数量和容量呈指数增长。这个时候对文档的分类和整理就相当重要。 就参考文献来说，我就用国内论文、国际论文、会议论文集、国际专利、国内专利、外文电子书、中文电子书9个大目录分别保存。每个目录下又根据年代、学科、期刊名、出版社等各种关键词分别保存。每个研究项目相关的文档可以保存在一个大目录中。 各种软件开发文档可以根据研究项目放在多个目录保存。 定期对文档进行分类整理，删除不必要的垃圾文档，对科研人员来说是一个很好的习惯。
每个科研工作者的电子文档主要包括了参考文献和研究有关的文档。从事科研的时间越长，其重要性就特别显著。可以说是科研工作者的生命。 最近几年我积累了将近500GB的研究资料。我每次最关心的就是我的资料如何安全地保存，不会因为各种意外损失。因此，如何有效保存每个科研工作者的电子文档相当重要。狡兔三窟是有效保护科研文档的不二法门。将重要文档保存在多个相同存储介质和不同存储介质上，可以极大提高关键文档的存活能力。 例如，当你把一个文档分别保存在计算机硬盘、活动硬盘、U盘、光盘、磁带和多个公司提供的网络硬盘上的时候，你文档的生存能力就达到了极高水平。 无论是火山、地震还是火灾袭击，都无法摧毁你的文档。因为全球多个地方同时发生灾害，把多个网络硬盘都摧毁的几率是很小的。其几率不会超过引起恐龙灭绝的灾害。
把平时工作中使用的U盘及移动硬盘和可靠数据存储介质区分开来。 关键文档应该定期以多种方式保存在可靠存储介质上。对于个人来说，比较可靠的方式定期把文档分别备份到光盘和大容量硬盘等介质上，并把相应的光盘和大容量硬盘放在安全可靠的地方（如保险箱）。
磨刀不费砍柴工！定期进行文档转换、文档整理和备份存储，可以有效保护科研积累，避免不必要的损失。
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