赵凤光

如何在工作中正确使用电子邮件？http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=space&uid=53846&do=blog&id=49579讲到Email

正好之前关注过这个问题，特贴些旧文。

E－mail礼仪

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E－mail礼仪

作者： 来源： 发表时间：2006-08-16 浏览次数： 214
E－mail现在已经成为一种非常方便、实用的通讯方式，同学们日常生活中也是应用广泛，但是小小邮件中也有好多小窍门的，要是不注意的话，会引起不必要的麻烦的。下面就有几条，以供大家参考。

一、要小心写在E－mail里的每一个字，每一句话。
　　 因为现在法律规定E－mail也可以作为法律证据，是合法的。所以发E-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。如报价等。发邮件时一定要慎重。
二、邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。
三、不要在邮件未端列出对方的地址。因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。
四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
　　 发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式（或其它格式）的能不能阅读。如果可以，你就可以发送压缩格式的了。这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。
五、邮件不要太公式化。你可以在上面加上LOGO等。

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如何才能用好Email?
Email的重要性我就懒得废话了, 事实上我们都是靠email过活的, 那么要怎样才能高效的使用它呢?
我先扔几块砖头出来, 大家来补充吧

坏习惯包括:
1. 滥用Reply All功能(又称Reply All综合症) - 相当的人对此比较反感
2. 不压缩庞大的附件 - 想想你收到一个有18MB之巨的Word附件的感觉吧, 特别是你本来邮箱空间就告急的时候
3. 和邮件内容毫无提示作用的Subject - 这样的subject对应以后的邮件查找没有一点帮助
4. 过长的邮件内容, 却在最不起眼的地方提出需要收件人回答的问题 - 收件人很可能错过问题, 或者压根懒得看完
5. 大量的拼写错误 - 写出这样的邮件只能是不专业的表现, 如果是内部邮件还好说, 如果是发给客户的邮件就...
6. 大量的缩写 - 新teammember会模不着头脑

好习惯包括:
1. 刚到新公司的时候, 了解公司对于Email使用的policy
2. 谨慎使用mail list, 不要把你租房信息/farewell mail发给全世界的同事
3. 花心思撰写通俗好懂且简短的mail, 在mail的开头就清楚的提出你的要求或问题
4. 使用Outlook的spell check功能, 或者在sent之前习惯性的按F7
5. 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据
6. 在转发很长的邮件的时候, 请对要转发的邮件内容进行概括
7. 如果要发送大容量的附件, 最好把要该附件上传到某个file share, 然后在邮件中给出link
8. 如果告诉别人某个event的时间和地点, 请不要用mail而是使用calendar
9. 尽量不要在邮件中包括花哨的背景图片或者巨大的签名档. 事实上, 使用simple text是最好的选择.
10. 请假之前, 使用"Out of office assistant"
11. 转发Junk邮件时, 把重要性设为Low

个人的邮件管理
1. 时刻注意邮箱的容量, 删除不必要的邮件. 如果把邮件下载到本地：1) 注意备份你的pst文件(否则HD坏了所有邮件丢失,就哭都来不及了) 2)根据MS的建议, 每个pt的大小不要超过1G, 如果接近1G就换个新的pst文件
2. 不要在你的inbox里面堆积上千封没有整理的mail, 简单的按"From"来分组也是不高效的, 应该使用folder+flag来管理
3. 如果使用outlook, 记得使用flag功能, 用不同颜色表示不同意义
4. 学习GTD方法, 找到适合你工作性质的邮件管理方式

杂谈:
1. Email是重要的沟通工具, 但是请注意它不能取代电话沟通或者面对面的交谈
2. Email可以作为官方文档和法律依据

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工作mail使用守则（顺便爆料身边的挫人挫事！） 只看楼主 返回列表
　　最近，沪上某大公司内出了则大八卦－－据说，有个职员在跳槽前夜给所有同仁以及客户发了邮件，控诉公司的种种不是。这件事震动了公司高管，他们召开紧急会议，不惜花费巨额资金更新网络系统，监控邮件。
　　电子邮件，已成了办公室里隐藏的地雷。
　　守则一：不要随便“回复所有人”
　　阿康　外企职员
　　千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。
　　那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。
　　这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完，老板对我刮目相看。
　　我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。
　　也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且所有的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE……”，看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题，他就沿用那些几经回复的信件，继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他终于“迷失”了，一点“全部回复”……

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Michael的E-mail秘籍 职场-[飞诺网FENO.CN]
　　
　　MichaelSong
　　MichaelSong是CohesiveKnowledgeSolution(CKS)公司创始人和首席执行官。CKS是一家电邮技巧培训公司，向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座，客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件，在你被它控制以前》一书已于今年2月由电子工业出版社出版。
　　
　　我们为了提高自己的工作效率，必须保证信息通过最佳渠道发给正确的接收人，还要保证每个人都亲自去阻止到处瞎发电邮的行为。锁定目标是减少邮件处理时间的最佳手段。锁定合适的收件人意味着要少用“回复所有人”、“抄送”、“群发”。
　　
　　少用“回复所有人”
　　
　　“回复所有人”是最容易引人抱怨的。当发件人使用这一工具时，他们总是一厢情愿地以为，收件人名单上的所有人都愿意加入一个虚拟的圈子来讨论某件事。但事实是，很多收到“回复所有人”邮件的人根本没工夫继续参与讨论，但是，他们又觉得有“义务”加入讨论。所以一封发给20个人的邮件很快就能膨胀成100封莫名其妙、前言不搭后语的邮件，因为只要一个人按了“回复所有人”，就有4个人觉得必须加入进来。而且“回复所有人”会形成一种不同步的集体讨论。要是一群人在不同的时间回复，你就很难捋清讨论的线索。
　　●如果是小事，或是感谢之类的信息，就别用“回复所有人”。
　　●若是你必须回复一封被反复转发的邮件，只要回复给真正的发件人就好了。
　　●要是有什么事情需要团队成员一起想办法，组织一个“同步讨论”或电话会议能节省更多时间，使大家可以充分讨论、参与意见，最后做出清晰的决策。
　　●如果你想阻止同事点击“回复所有人”，在发送群发邮件时，你和你的同事可以在邮件中加上一句:“为节约时间，敬请回复我本人，无需回复所有人。”
　　●还有一个小窍门——在题目中注上NRN，意思是“无需回复“(NoReplyisNeeded)。有的人也开始使用NTN了——“无需致谢”(NoThanksNeeded)。只要确保你的同事都明白NRN或NTN是什么意思就行了。”只要在输入题目时多打上3个字母，就预防了很多无用的回复出现，真的很实用。
　　
　　少用“抄送”和“群发”
　　
　　十年前，当电邮刚刚开始兴起时，我们非常渴望收到各种电邮，最好什么消息都抄送给自己。时代变了，随着信息量的增大，使用“抄送”和“群发”必须有所收敛。我们应当不断地提醒自己:过犹不及。
　　记得只抄送给真正需要知道这条消息的人。当人们收到一些错误抄送给他们的邮件时，是很容易抱怨的。以下是一些例子:
　　●自我显示:抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚
　　●客气敷衍:抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要
　　●给人难堪:把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。
　　●以防万一:为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事，而很多情况下人家已经存储过这些文件了。
　　过度使用“抄送”容易让别人觉得发件人紧张不安、自私自利、效率低下。不利于打造职业化的个人形象。
　　最后，少用群发名单来发信，尽可能根据不同的目的做出不同的群发名单。过时的名单就不要再用了。

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企业信息化：E化管理
按新时尚，企业信息化管理或应叫作E化管理。自2000年起，研祥逐步建立健全了企业信息化系统，而信息化系统对企业管理效率的提高是在其后的应用中逐渐体会到的。
研祥建立的企业信息系统包括以下三部分。
一、企业局域网
该系统主要用于企业全体工作人员的沟通，包括工作中涉及的所有通知、报告、会议纪要、建议、问题讨论、文件传阅等。在使用中，有如下一些规定。
1. 网络只能用于工作沟通（制造、转发非工作邮件的，如被发现，则要受到罚款）。
2. 工作讨论要求开门见山，去掉通常沟通中常见的塞暄、客套用语。如，“百忙之中，请多指教”，“由于时间有限，考虑不周……”等。
3. 要求区分To及Cc的对象。原则上，To的对象是要求回复意见的，Cc的则只是通报的对象，不必回复。
4. 一般要求回复的邮件都有回复时间要求，若届时未复则视为默认，这一点对董事长陈志列也有效。如，公司预算委员会提出对预算的临时修改意见，发E-mail给陈志列并要求他两天内回复。若届时陈志列没有回复，则预算委员会就可发出通知，要求相关部门按新的预算计划执行。
5. 需要大家周知的邮件，用“群发”或“全部回复”；若不需要大家周知的事情，则只回复有关人士，避免邮件泛滥。
6. 所有邮件必须标明主题，方便检索处理。
7. E-mail沟通也有其局限性，因此发E-mail并不是惟一的沟通方式。要根据具体情况选择电话、传真、会议等方式沟通，防止网上的“文山会海”。事实上，有些人由于长期使用E-mail，对之形成一种过分的依赖。比如，两人间一个电话、几句话可以解决的问题，但他却选择用E-mail，而此时对方可能并不在线，反而效率很低。

网络对时空的突破是非常彻底的。
首先，利用网络，我可以在任何一天中的任何时间，与我的同事及外部合作伙伴进行工作联络，而不必担心这个时间对他们是否合适。并不是我喜欢昼伏夜行，我也不是工作狂，非得在节假日工作。事实上，管理工作中的有些部分是需要独处静思的（如企业一些较为复杂的管理设计等）。另外，突发事件的处理、临时想起的工作的安排等，都可以通过网络即时完成，而不必像以前那样，先做笔记，再择时（如“明天”或“回去后”）分几步处理，因此也减少了记忆的负担及遗忘的可能。另外，接收者也不必和我的工作状态及在线时间一致，只要他每天以一定的时间接入网络，信息就能得到处理和流转，工作就不会耽搁。反过来也一样，任何同事及合作伙伴欲和我进行工作交流，完全不必虑及我是否“正在状态”。如此，双方、多方之间的工作联络就完全突破了时间的束缚。
其次，不管我身处何方，只要我进入局域网，我就嵌入了我所服务的企业，我就和企业内外的合作者保持着一如既往的紧密联系，发挥着我这个环节既定的功能。事实上，我就经常不知也无意知道我的老板此时此地身在何处，他可能就在另一间会议室，也可能在1 000公里以外的某处。进入网络时代，位置固定的办公室对管理者来说已开始蜕化为一种象征。
凡是以提供思想、知识、情报、指令等以文字（语言）形式为其产出的工作者都可受益于网络，比如官员、作家、部分研究人员、编辑、思想工作者等。但只有企业管理者是受益最多的，因为没有哪个职业会像他们这样，既主要产出文字（语言）形式的指令，又有着非常不确定的工作时间和地点，且这种现象越来越普遍。对一个将全部身心投入到工作中的管理者来说，由于时空的约束，传统的工作联系模式使得他们错失了很多良机，这种约束对他们来说是十分痛苦的。而今，网络在企业中的普及应用，使得他们即便是在地球的另一端（时差、空差最大），也无碍于他们审核一个投资方案，“面”试几个新人，并及时地抓住每一个赚钱的机会。
当然，现代网络应用还只是初步，工作中还有一些必须“见人触物”才能处理的事，如票据签核等仍需“现场”办公。另外，对必须在发出指令的同时开始行动的事（如通知司机马上去机场接客户，或立即停止某项付款、供货等），则需要用电话等能够即时直接互动的工具，作为必要而有效的补充。我们也许可以预期，有朝一日，这些“必须”也终将变为“无须”。那时，人际间非网络的感官接触就只是必要的亲近了。
回到开头，我在北京开会的第三天，终觉忍无可忍，换了家有宽带接入的酒店入住。连上EVOC的局域网后，我的“视野”豁然透亮，不由我长舒一口气：总算上“车”了。
第二部分 宽带沟通
促成我两年前到研祥工作的内外原因有很多，其中来自研祥方面的一个重要因素，缘于我四年前访问研祥时见到的一句话，即“一张纸、一支笔、写清楚、给专人”。以我的管理学知识及经验，这是我见到的创自于企业人的最为朴实、深刻，同时最具操作性的管理格言。几年来，通过对研祥从间接到直接的介入、了解，令我欣慰的是，研祥的确有着以这句话为代表的、酷爱效率的工作作风。
这句格言的核心是在提倡一种工作沟通方式：要“写”，而不是人们更为习惯也更“方便”的“说”。比起“说”，“写”虽然费事，但却避免了“说”的很多毛病—“口说无凭”、“口无遮拦”、“有口无心”等等，从而避免了很多因为沟通缺陷而引起的误解、矛盾。事实上，所有工作中的矛盾，至少有80%是因为沟通不准确、不充分或不及时而产生的（由误解而矛盾的双方常常将问题归结为对方“不负责任”、“没有水平”，甚至“别有用心”等。实际生活中、社会组织中乃至民族、国家间的矛盾又何尝不是如此呢）。
进入2001年，研祥的主要管理人员都配备了笔记本电脑，全公司（近千人）电脑配备更是达到了近70%。至此，90%以上的工作沟通已实现了无纸化（“无纸化办公能够省钱”常常被认为是网络化办公的主要好处之一，实乃似是而非，因为投资电脑、建立网络及其维护要比买纸贵得多）。因此，比较自然地，原先的格言就被升级为“用电脑、用网络、写清楚、E专人”。
表面上看，格言虽然升级了，但仍未脱离对“写”的强调，我们仍期望获得“写”所具有的备忘、理清思路等好处。然而，使用之后我们逐步发现，升级后，我们获得了更为重大的、多少有点始料未及的好处：1.“给专人”突破了时空限制（上文内容）—从而提高了沟通的及时性；2. 群发“给专人”—通过E-mail，传输给“专人”的数量没有了限制（以前写到纸上所给“专人”，通常为一至几人），沟通的带宽由10的数量级扩展到了10n数量级，巨大的量变引发质变，从而大为提高了沟通的充分性。
针对同一件事沟通时，传统的非网络工作沟通（说、写等）之所以不能及时、准确、充分，从而产生误解、矛盾，是由于传统沟通工具（方式）的弱点所致，这些弱点大致有如下数种：
1. 不同时间传输信息会产生差异；
2. 不同场景传输信息会产生差异；
3. 不同接收对象对信息的解读会产生差异；
4. 不同记忆状态对信息处理会产生差异；
5. 间接传输（如逐级传达）可能导致信息失真；
6. 不同传输次序、进程、节奏可能导致信息“版本”出现差异。
……
事实上，在传统沟通过程中，以上弱点往往同时交织存在，使得针对同一件事，大家都程度不同地难免“盲人摸象”，因而误解、矛盾非常容易产生。解决的办法常常是牺牲时间（先等后、快等慢、清楚的等不明白的等），重复沟通来消除这些差异，结果是效率的丧失。
利用E-mail进行信息沟通，由于其对时空的彻底突破及宽带（群发）的沟通方式，则可有效地消除上述绝大部分弱点，使得沟通中的多方对同一事件在某个特定时刻（E-mail发出时刻）的状态有着一个同样的了解，从而为达成同样的理解—共识奠定了基础，效率由此而产生。
第三部分 穿越壁垒
一
设计任何一种组织的结构，都面临着对“长”（级层）与“宽”（跨度）的两难选择，其选择受制于沟通的效率。太长（呈宝塔形）时，信息、指令需逐级传递，会影响其传递速率及保真度；太宽（扁平化）则难免有些部分超过信息、指令作用的有效半径。
我们知道，一个声源在不同介质中的传递有着不同的有效半径，超过这个半径就无法接收了。信息传递的效率也与此类似：任何组织都存在着一个刚性的、难以延伸的组织半径，任何管理者试图把某（几）个骨干与自己的沟通距离拉近的努力，都会造成与另外一些骨干沟通距离的加大。虽然我们并不容易找到这个最有效率的半径结构，但即使找到这个结构，我们总还会感到不满。希望与每一个骨干都能够充分沟通的愿望，导致我们把组织结构反复地由扁变长，再由长变扁。一些所谓的“组织结构创新”的游戏多半如此。
一个管理者的有效沟通（管理）半径不仅取决于管理者的能力，更取决于被管理者的工作（内容、方法、流程、结果）的差异性及相关性，或称管理关系的复杂程度。复杂度高则半径就小（即能有效地管理的人数就少），复杂度低则半径大。这方面常见的一个误区是“据理论（专家）讲，一个人所能直接管理的下属为几个或十几个”。于是，有的管理者出于自信，就把自己直接管理的人数设定为“理论的上限”—12个。其实，这个有效的可控数字完全可能在3～30之间，具体因组织而异。
既然管理受限于有效沟通（管理）半径，企业如何发展变大？有两个办法：其一是高层管理的内容越来越抽象（级层增多，高层管理工作趋向原则化、资本化、宏观化、文化化等）；二是业务外化—将导致内部运作过于复杂、可以相对独立的业务剥离，另成立（事业）部门，甚或彻底交出去—将内部交易变为市场交易。
二
组织是将一群人有序地结合在一起共同做事的工具，其必要的层级区隔（也称科层制）是分工及业务流程的需要。但这些区隔一旦形成，反过来就又成为组织内人们沟通的障碍。这种障碍既有有形的（如办公空间的区隔），也有无形的（程序上或心理上）。当组织架构（基本流程）及岗位职责确定后，人们的工作在一定（有时是很大）程度上是在与这些区隔作斗争。特别是当个人的既得利益与这些区隔有关时，这些区隔可能会变成“易守难攻”的组织壁垒。
传统的沟通方法对组织壁垒的化解能力有限，甚或在壁垒的“攻防”过程中导致人际关系失和，从而在壁垒的前沿又额外地增加了“壕堑”。
在网络工具面前，这些形形色色、厚薄不一的壁垒一下子变得非常通透，它使得区隔在很大程度上还原为分工的必要。
体会在研祥的应用，网络化沟通对不同部门、不同层级间沟通障碍的消除源于以下几点。

1. 指令下达或工作报告不必层层传递，而可以同时周知、生效。当约定To的对象为主要接收者（有可能需要回复），Cc的对象则主要为被通报者，且在主题中就将信息内容及要求回复日期说明时，这种沟通的效率及效果就会非常令人欣慰。
2. 在传统沟通中，信息发出者往往顾虑接受者的状态，特别是下级对上级及更上级传递信息时，这种心理上的障碍直接影响信息的发送。因为，你可能真的要打扰他（此时此地更为重要的工作），并且，组织架构要求你得遵循一定的程序（大多程序已由流程异化为职位尊严的体现），否则就会引起不同层面对所传递信息的不同理解，从而产生矛盾。而网络化沟通则在很大程度上避免了这种情况。首先，主题明确的E-mail对人的打扰是非常有限的，接收者完全可以在一两分钟之内先简单浏览，然后按轻重缓急合理排序，分期分批从容处理，从而大大提高工作效率；其次，将同一信息对报告、请示对象及通报对象同时发送，不仅让所有相关对象同时了解事态的进展，且让“下一道工序”提前做好了处理的准备。另外，影响效率的职位尊严在高度透明的信息处理过程中将“皮消毛去”。

写至此，我想建议E-mail软件编程人员将E-mail发送及接收格式进一步升级：将现在仅有的To和Cc变成更为具体方便的“通知”、“请示”、“报告”、“布告”、“受控（部门、公司）文件”、“绝密”，等等（最好是半自定义格式），使E-mail的功效更为彰显。

3. 这一点也许是研祥的特色：E-mail去除一切客套（比如将Foxmail预设的“您好！”、“此致敬礼”之类刻意删去），以纯化工作表达。开门见山好，一针见血更好；“一、二、三……”好，表格化更好。如此这般，避免了“音容笑貌”、“接人待物”、“肢体语言”，甚至“弦外之音”等传统沟通中容易产生的干扰性“信息噪音”。
。。。。。。。
链接：《研祥一族》文
正确的X话
我进大学时，“***”刚刚结束，“张铁生（白卷英雄）时代”也才过去没几年，数学系流传着一个余温尚在的故事。前几年，有一位和张铁生差不多（仅凭“根红苗正”而上大学）的同学，第一次数学课考试，拿着试卷如同见到鬼画符，至下课铃响，未解一题，情急中在试卷上写下“毛主席万岁！”五个字交了卷。数学系著名的教授李老先生阅卷时大怒，挥笔在这五个字旁批下另外五个字：正确的×话！（原作中并非是“×”，但流传版本不同，故用×代替）发卷后，“张铁生”向“革委会”汇报了此事，李先生受到了批判，罪名乃“恶攻”。一次课间，我的同学中有好事者问李先生此事，李说：我写的是“正确的废话”，被告为“正确的屁话”，结果罪加一等。
这个在我脑海中沉睡约1/4世纪的故事，是在我最近阅读工作邮件时又被重新激活的。
试看一例。
赵先生的邮件（问OP部）：“某客户保守估计每月需YY—YYY产品150件！可不知为什么我们分公司的预订货中经常短缺此产品？”
OP部（回复）的邮件：“OP部是在分公司预订单基础上回复（不会增加）。OP部汇总所有分公司订单后，会同PM、PMC及业务总监共同制定总公司正式订单。对于畅销产品，OP部一般会保证各分公司预订单数量，超出部分OP部无法100%保证，因为OP部在分公司预订单汇总基础上增加部分是有限的（3月份OP增加了360PCS，4月份增加了650PCS），再就是公司成品货仓及发货权在工厂；OP部在日后工作中会加强这方面工作，加强与分公司的沟通。”
我不知赵先生阅后明白了没有，我读完觉得蛮受教育的，但答案只能去猜了。经请教，OP部再发邮件：“说明：YY—YYY产品你们分公司2月份预订货为80PCS，3月份为230PCS；OP部全部确认并已回复你们分公司。”
就一句话，我相信赵先生已经知道下一步该如何做了。我也相信，除去查资料不算，OP部仁兄写此邮件同我看此邮件一样只需很少的时间。
因为留点面子，我没有举更为好笑（答非所问）的例子。这些例子的共同之处是费时费力，避简就繁，邮件满天飞时，大道理也满天飞。有些大道理甚至写得洋洋洒洒，词语铿锵，其“忧国忧民”之情跃然屏上。我欣赏完妙文，情绪已被感染，但回过神儿来发现问题仍远远地丢在原处。如果是首发邮件，我也许还要脑筋急转弯才知道妙文之所指，而根本看不懂的邮件更是会令我自惭乃至恼怒。还有些邮件在叙述了问题后，以雷同的话结尾，“希望有关部门（人员、领导）处理（重视、注意、解决、负起责任……）”，云云。其结果呢？“有关”的部分（人员、领导）常常“装聋作哑”，不予理会。
大道理要不要讲？一个简单的判据是：别人知道的道理你不说也罢，如“我们大家都应该负起责任，研祥的未来就会无限美好”之类；有些道理别人也许不太明白，如上例中说的OP部正式订单的形成过程，是有必要讲，甚至需要经常讲、系统地讲，直至所有业务人员都了解。但面对具体问题时，第一时间应直奔主题、切中要害。只讲道理，不解决问题，那就是“正确的X话”。
邮件当然是一种非常有效的沟通工具，陈志列说，不会用邮件（的管理者）都不适合作研祥人了。但邮件也有其局限性。其一，它是以书面文字来表现的。“白纸黑字的场合”容易使人把简单的话“拔高”成为抽象的大道理。其二，是工作“拉化”（请允许我生造一个词）。即，网络像一个“流水生产拉”，工作像这个“拉”上不断流过来、经你处理后又流下去的半成品。而事实上，并不是所有的工作都适于上这个“拉”的。泛“拉化”的结果是邮件满天飞，但问题未必能得到及时解决。
我们不妨总结一下沟通中邮件适用情况作为本文结尾：
1. 给一时联络不到也不需要双向即时沟通的人留言；
2. 有事需要不在同一地方的两个以上的人同时周知；
3. 有复杂度较高，需要备忘、研究之事；
4. （如果有的话）当你希望在身心上更加疏离你的同事时。
除以上之外，电话、面谈由于能够双向即时互动（10分钟能够互动几个回合，而邮件几个回合常常要用到一天甚至更多的时间）、“物理上”近距离接触及不受篇幅限制等特点，从而使沟通更为有效。
希望读者不会将本文标题送还给我。

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拿什么拯救你 不会用Email的网络公司
来源:孙召清 评论 4 条 字体:[大 中 小] 收藏 投稿
　　此文之网络公司，特指做域名主机建站以及推广的公司!
　　不会用email，指以下三个方面的内容：
　　一、技术层面：不会用web方式收发email的人几乎没有了，但是不会用客户端方式(OUTLOOK和foxmail)的人恐怕不在少数，连简单的设置都不会，我只能说，你真的没救了!
　　二、使用email的便利性方面：email跟电话比省钱啊，这个是最简单的道理了;email跟qq比正规啊;email跟传真比省时省事省力啊;email还可以群发什么的，反正用email的好处实在不胜枚举，我想天天都在跟客户推荐邮箱的网络公司肯定清楚这一点，但是你自己真的认识到这一点了吗?
　　三、使用email能获得的利益：我不知道其他服务商是如何和代理商保持良好沟通渠道的，反正从我个人的角度来说，我比较习惯用email，之所以不用电话，是因为代理商数量庞大，电话沟通时间成本太高，也不现实，其他方式也差不多，至今我也没有发现比email更好的方式，我公司的最新渠道政策，最新的产品，最新的促销，销售心得与案例等内容，我全部通过email群发的方式通知代理，你不收邮件是可以的，甚至有人把的邮件视为垃圾邮件并拒绝收我的信，真是搞笑的很，你这么做肯定有你的理由，如果打扰了还请多谅解，但是我相信你如果认真看我的邮件肯定是可以给你带来利益的!
　　我不能说善用Email的公司会有什么前途，但是我敢说不善用Email的网络公司肯定没有前途，说的过点，你真的没救了!
详细出处参考：http://www.admin5.com/article/20071114/62058.shtml