数据用时方恨少

鲍海飞 2020-5-22

工作、学习和试验过程中，要产生和处理大量的数据，许多数据是用来总结规律和发表文章、专利之类的。日积月累，形成了许多数据文件，因此，如何管理数据是个重要问题，一些数据相当重要。细节在哪里？什么是细节？数据就是细节，实验过程就是细节，管理数据更是细节。毕竟细节决定成败，而数据就是其中一个最重要的细节，就是核心。同样，形成数据的具体实验过程和步骤及其管理，也是个不容忽视的重要过程和环节，是同样值得关注的重要细节。你的数据在哪里？你在处理和管理数据吗？利用计算机进行数据存储、处理及数据管理是一个基本的工具和手段，是保证原始数据查寻、提取、分析和验证工作的一个重要过程，管理好数据能提高工作学习效率。

针对科研工作，基于计算机的数据管理最好从以下两个方面入手，即文档建立和目录管理，根据数据的类型和处理方式，对数据进行分类及说明。

第一，原始数据(data)文档的建立和管理。对于研究人员来说，数据决定成败，面对庞大的数据，原始数据的采集和管理是一个重要环节，这是第一手材料，是根本。现在许多科研工作，需要利用计算机进行数据采集和分析，计算机自动形成数据文件。根据需要和数据关系等给每个文件命名，起到方便记忆和提醒的作用。这是一个不容忽视的细节，许多数据的命名比单独简单给个编号要好。为了问题的分析和认识，有的数据不只是要保存一年两年就可以了，而是需要保留数年的。狭隘地说，数据是给自己用。笔者深有体会，两年、三年前所做的实验，有许多保存的文件和其间的关系就不十分清楚了，实验目的和过程也不清楚了。为了帮助记忆，尽管当时有的文件名特意命名的很长，但涉及到具体的实验细节，也难以查询了。因此，非常需要利用字处理软件如word进行实验过程的记录，涉及到实验的具体过程等，作为备忘录附录在该目录文件中。

         数据有好坏之分吗？这是个问题。不好的数据舍弃，这似乎是天经地义。实际上，数据没有好坏之分。‘坏’的数据可能恰好说明了某些隐含的问题，比如某些实验条件变化导致改变的，而你却没有意识到。当你需要那些数据用它来解读某个现象时，或者发表论文时需要用，只因当时没有保存，回头找那个不好的数据或再要进行重复实验就难了，导致‘数’到用时方恨少。另外，异常的数据也可能会带来意想不到的发现和惊喜。总之，数据的解读是要有根据和技巧的，而保留的数据可能在关键时候帮助你说话来证明。因此，对待数据，还是要老老实实，原原本本的记录和保存。当然，有一些特别不好的数据，可以不保留。

第二，图表数据(figure，table)文档的建立与管理。原始数据是生米，需要加热才能变成熟米。数据只有通过分析和归纳总结才能发现其中的规律。原始数据的提取和加工就是第二个重要环节。有许多作图软件，比如，Origin，Excel等，可以通过输入数据绘制成所需要的图形。这些图像需要分门别类保存下来，并根据需要命名。同样，利用表格进行数据整理和分析，也非常方便。这是一个后处理、或二次生成加工图形和表格的过程。图形和数据表格能够非常直观看到数据之间的差异和变化趋势。有些图形处理软件，还具有数据分析的功能，如何处理数据的过程应记录清楚。

        设计软件所生成的图形文件，也需要及时保存和标注。许多工艺过程的版图文件以及器件加工制造过程中的电镜照片等，都需要仔细保存，并注明实验条件。这些图表可以为以后写文章、专利和论文发表时所用。

         采用屏幕硬拷贝的方式是另一种数据保存的快速和有效方法，并将图形文件保存到相应的文件中，并在图形下适当标注。这也是一个很好很直观的数据保存方法和数据溯源的方法。因为，计算的过程、所输入的数据、所生成的图形和图形界面都很直观。只凭大脑记忆并不可靠，但记录却可以随时翻找。你记录的越详细，就越有利于你后续工作的分析和说明。

第三 ，文档数据(word，manuscript)文件的建立。主要指用字处理软件如word来整理所做实验涉及到的内容和实验数据总结的文件，涉及到形成文章、专利与论文的文件。实际上，实验前，要尽量做好试验的计划与安排，准备好记录本或者记录表格，记录实验的目的和所要取得的结果等，包括利用什么实验器材，如电源、放大器、示波器及其型号，在什么位置固定了什么器件，用什么固定的，何时开展实验，以及测量结果趋势等。也就是，所有实验过程的细节和工作的准备。最重要的是包含你的思想和心得，为什么要进行某某工作，计划进度安排，成功失败的原因等。这些‘数据’都可以记录在文件中，并注明日期以及实验参加人员等。对于一些实物，很容易用手机将一些构造图和某些过程拍摄下来，再存放到文件中保存。利用计算机进行文件管理，就变得相当方便和重要，不会因为字迹潦草而无法辨识，并且可以随时根据需要添加、整理以及修改等。一旦完成实验和数据的采集，就要及时保存和整理，包括对图表文件的注解、解读和认知。最重要的是，这个部分是形成文章、专利、论文起航的蓝图。为了进行有效的分析和认知，重要的文件需要打印出来，并标示好日期等。

第四，参考文献(reference)文档的建立。前有古人，后有来者。参考文献是智慧、知识和经验的宝库。许多人可能不太留意这个问题。实际上，我们几乎每天都要从网络中下载许多参考文献和各种资料用于学习和研究，时间长了，文件体系十分庞大。文件命名是一个大学问。应该根据自己的习惯进行编辑和整理。必要的要建立分目录。如，材料性质类，组织结构类，有机物、无机物等的分类。也可以根据时间如月份来分类管理等。

         实际上，上述过程表面上看是一个目录管理过程，实际上它是一个重要的科学研究中实践、学习、管理和总结的过程。假如你只需要这四个目录就可以了，然后再把这四个目录放到一个大的文件目录中就做好一个初步的文件管理了。每当着手写文章时，需要关键数据和图表，那么你就可以从目录中较为轻松地找到你所需要的文件和信息。多年前，和我一起工作的一位老前辈，他的实验记录本就十分清晰明了。实验目的、过程和结果，都很详细和全面。何时翻看、查证和验证，都一目了然，而不需要过多回忆和推测。我早些时候，也经常爱记笔记，试验记录、学习笔记、心得体会和一些会议记录等，本来每个笔记本记录什么都是想好的，也分好了类。但是一到实际中，因为急着记录，就经常顺手牵羊拿起办公桌上的本子，翻到空白页就记录。这样就经常随手东一本西一本的拿来使用，记录也就东一笔西一笔的。可以想见，这样的记录本所记录的内容就很杂乱，再加上字迹潦草，记录下来的内容自己都难以静下心来回看，效果非常不好。这本质上就是没有养成良好的工作学习习惯。

         数据决定成败，过程决定成败。辫筐纸篓全在收口，不收就散了。辛苦收集的数据，要好好保存、分析和利用。此外，要养成文件备份的习惯。文件管理就是一种工作方式、工作习惯的养成。正是：数据用时文件找，得来全不费功夫。