博主按：1995年10月间，我主动向当时驻美使馆李道豫大使提了以下四条工作建议，获得李道豫大使批示表扬。

据百度百科：李道豫（Li Daoyu，1932年8月—2026年4月20日），男，汉族，中共党员，出生于上海，安徽合肥市人。李鸿章的从孙（博主注：李道豫的高祖李鹤章是李鸿章的亲弟弟，因此，说“李鸿章的从玄孙”更准确）。曾任外交部部长助理、大使。1948年11月参加革命工作。1952年入外交部，历任外交部国际司科员、副处长，中国驻美国大使，第九届全国人大常委。

关于改进使馆工作的几点思考（1995）

馆领导:

我1987至1989年期间曾在本馆工作过,去年再次来馆,欣慰地看到使馆的工作和生活条件大为改善,某些方面的工作有所改进(例如,签证处开设了传真热线),同时也注意到,一些老问题仍一如既往。由于“二进宫”的特殊身份,也许较易观察到初次在本馆工作者不易注意的问题。在此,对如何进一步改进使馆工作提出四点想法。我们科技处的同志们有时会相互议论一些超出本处分工范围的事,以下建议也部分吸收了同事们的看法。很可能,提的有道理的是同事们的意见,考虑欠周的是我个人的意见。

一、接待工作与答问工作分离

众所周知,使馆前台是极重要的岗位,对使馆形象影响很大。多年来,前台工作同志既是接待员,又是电话答问员,忙得不可开交,非常辛苦,但仍然难以使上门者、电话询问者都满意。为解决这个问题,似乎可以从强化分工上人手:前台同志主要管上门者的接待和大门安全保卫,兼接部分电话;另外专设一人接询问电话,此人应十分了解馆内各处的分工,英语应十分好。这一电话不必放在传达室。与此同时,如果打进的电话太多,一人应接不暇,总机可自动将新打入电话转到前台,由前台同志救援(COVER-UP)。如果一时难以安排专人接电话,可由全馆各处(包括甲类处)编内同志轮流值班。这样做的另一好处是,值班者在接电话过程中逐渐对各处的人和事都熟悉起来,从而有利于处间的合作。与其让编内在周末轮流值班,不如让他们在上班时间内值班。这样,前台同志以接待人头为主,可以腾出精力做好另一项重要工作——收发。

二、改进收发工作

使馆人员流动频繁,而美国不少单位并不经常更新其邮寄名单,故现在我们仍能收到寄给80年代初在此工作者的邮件。这类邮件有不少属垃圾邮件,但也不乏有用之物。任何分发邮件者不可能知道所有过去在此工作过的人,准确分发邮件成了大问题。

其实,利用馆内历年编写的电话本,可以编一个简单的卡片式档案——-把这些电话本上每个外交官的姓名拼音及其单位各抄在一张卡片上,按顺序排列好即可。这一工作是一劳永逸的。以后,每当来了新人,就往卡片抽屉里加新卡片好了。当然,也可用微机来做这件事。有了这一档案,任何刚接触收发工作的人,从第一天起就可独立工作。

三、加强宣传

我个人认为,使馆应十分注重做两头的工作——高层人士与普通民众。高层人士的工作一向较受重视,而对普通民众的宣传尚未受到足够的重视。最近新闻处正筹备通过Internet散发新闻,是件大好事,但还远远不够。例如,每年有不少中小学生或成年人写信来索要关于中国的资料。这类信该由哪个处负责处理?现并没有明确的规定。有时,收发室将此类信分到科技处,我总是不辞辛苦尽力满足写信者的要求。事实上,大量这类来信无人理睬。...... 美国流行的中学生杂志Seventeen曾登过一篇报导,说我国为了取用熊胆而办有养熊场。结果,成百上千的中小学生寄来抗议卡或信。今后碰到类似情况,是否应该组织一篇文章寄给编辑部以正视听呢?或者,至少给那些要求回信者哪怕是一封简短的格式信,进行必要的解释。在美国,议员们是不敢不给百姓回信的。我们目前对许多来信都置之不理,恐怕很影响使馆和国家的形象。当然,此类工作该由谁做,怎么做,做到什么程度,需要多少人力和财力,等等,都需要认真的讨论。但不做恐怕是不合适的。

使馆更应有一个面向美国公众的图书馆,将有关参考工具书和宣传资料(如国内电话号码簿,邮政编码本,政府机关情况介绍,招商引资材料,中国法律文本,等等)放在那里供人阅览。图书馆里再配一收费复印机。事实上,由于现在没有图书馆,美国人只能打电话向我们问这问那,花费了我们很多时间,而利用这些时间,本可以干些效益更高的事。

四、改善签证处条件

前台是一个重要窗口,签证处是另一个重要窗口,对使馆形象影响极大。我个人认为,在馆舍改造时,应将签证处物质条件的改善置于第一优先的地位——签证处需要有供客人使用的厕所；需要更大的空间,放置更多的桌椅；需要改善通风和照明条件；需要增开窗口和改进窗口的设计(可考虑采用美国邮局和银行用的那种透明挡板,窗口高度不宜太高),等等。宁愿馆员宿舍的改造慢一步,也要先改善签证处的条件。不然,给客人(尤其是打算初次去中国者)的印象很不好。

本着主人公的想法提出了上述不成熟的意见,没有批评任何人的意思,希望不致引起误解。

科技处 武夷山

1995年10月24日

支持单位：