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使用Office 2010的邮件合并功能打印植物标本标签的方法

已有 1222 次阅读 2023-3-22 00:58 |系统分类:科研笔记

1.首先建立一个Excel表格,

 

把采集信息录入到Excel表格里面;

 

如果采集时使用了“biotracks生命观察”软件,这一步就比较方便,可从电脑端下载Excel格式的采集记录汇总表,调整一下格式即可。

 图1.jpg


 

2.新建一个word文档。

Word版本必须是office 2010版本并且已激活,我们院里应该有采购正版软件平台的office 2010,可以直接下载激活。

 

其他的版本没有邮件合并功能,或者功能不可用。

 

3.制作采集记录签模板:

1)设置页边距,上、下、左、右均为0.5cm

2)创建表格,将采集记录需要展示的内容写上去,设置好字体字号、字符间距、行间距等。如下所示:

图2.jpg

3邮件合并(这一步最重要)

 

依次点击邮件”→“开始邮件合并”→“目录

 

然后,点击选择收件人”→“使用现有列表

图3.jpg

 

在弹出来的对话框里面找到之前录入采集信息的那个Excel表格,点击打开

 图4.jpg


在弹出来的对话框选择sheet1$(我们一般会把录入的信息放在sheet1,如果子表格已重新命名,或者把采集信息放在了sheet2或者sheet3,就以实际为准;记住不要选择后缀有_xlnm#_FilterDataBase的那一个)


 图5.jpg

 

将鼠标指针放在第一行采集号后面,点击插入合并域,插入采集号代码采集号

 

接着将鼠标指针放在第二行采集日期后面,点击插入合并域,插入”“”“,并在之间补充汉字”“”“,或者之间的短线,或者斜线(因为我的原始表格里面的年月日是分开的,没有连接线,如果原始表格里面已经有,则不必添加汉字)。

 

图6.jpg

 

依次插入合并域,完成后如下图所示:

图7.jpg

 

去掉表格的所有框线,模板就设计完成了。

4.打印采集记录签:

 

我们打印采集记录签时,

 

可以点击编辑收件人列表,筛选原始表格中需要打印的采集记录。


图8.jpg

 

然后,依次点击完成并合并”→“编辑单个文档”→“全部”→“确定

图9.jpg

 

 

    

等待word处理它,大概1min左右,完成后是下面这个样子:

 

图10.jpg

 

感觉很乱对不对,那我们就手动调整一下格式;

 

我个人喜欢在每一页的最后加一个分页符,这样如果前面需要修改的话,不会影响到后面已经修改好了的部分。

 

弄好了就是下面这个样子:


 图11.jpg

 


最后,另存为PDF格式(Word格式容易被篡改),如下所示:

 图12.jpg


这样看起来很美观,打印出来效果也非常好。

 

打印时,记得横向、单面打印,并且选择缩小过大的页面,使用普通A4纸打印出来即可。

 

5.裁切

 

使用切纸刀裁切(如下图所示):

 

我的经验是,先沿短边10.5cm(即A4纸纵向的一半)裁开,

 

再分别裁上半部分和下半部分,第一刀放在19.8cm左右的位置,第二刀放在10cm的位置,裁切下来刚刚好,不会裁到文字部分(除非打印机打歪了)。


然后按照下图中标注的数字,从上至下收起来叠成一摞,就是按照采集号顺序打印出来的一摞采集记录签。


图13.jpg



以上就是我分享的使用Office 2010的邮件合并功能打印植物标本标签的方法,有需要的老师朋友们可以收藏使用。


谢智


2023.3.22于羊城




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