武夷山分享 http://blog.sciencenet.cn/u/Wuyishan 中国科学技术发展战略研究院研究员;南京大学信息管理系博导

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赴芬兰参加ICSTI 2010夏季会议情况汇报

已有 727 次阅读 2024-6-16 06:40 |个人分类:生活点滴|系统分类:生活其它

博主按:下面是我的同事起草、我审改的一份出访报告 。

 

赴芬兰参加ICSTI 2010夏季会议情况汇报

 

2010年6月7 日~12日,武夷山总工程师带队一行三人赴芬兰赫尔辛基参加国际科技信息委员会(ICSTI)夏季会议,会议包括ICSTI会员工作会议和公众学术会议两个部分。该团组此行的主要任务是观摩和学习ICSTI芬兰会议的承办经验,与会上专家和机构进行充分交流,为2011年ICSTI北京会议的成功举办积累经验。

一、   代表团在ICSTI芬兰会议上的工作情况汇报

(一)会员工作会议

    我所代表团在会员工作会议期间与ICSTI官员和会员机构代表进行了充分沟通,积极参与会上各项议题的讨论,并提出积极建议。在会员大会上,武夷山总工代表我所向ICSTI理事会及全体会员大会汇报了“2011年北京国际科技信息委员会夏季大会”(以下简称“2011年夏季会”)的准备工作及大会基本组织策划方案。我所的汇报得到大会的充分肯定和认可,ICSTI执行主席TONY LLEWELLYN在会上对我所认真严谨负责的态度及所做的大量前期工作给予了高度的评价,表示对北京会议寄予热切的期望。

会议上针对北京会议主要进行了如下讨论:

(1)  与会代表对学术大会主题及分主题没有异议,只是对届时能否号召到足够多的注册参会人员出席三个并行分会场表示担忧。针对这一问题,武夷山总工向ICSTI执行主席TONY LLEWELLYN作了说明,表示我所会根据实际注册参会人数对并行分会场的个数做合理调整。

(2)  建议“2011年夏季会议”的组织架构包括国际顾问委员会、程序委员会和组织委员会。

(二)公众学术会议

6月10日~11日的公众学术会议分大会主题演讲和参展商产品介绍两个会场同时进行。其中,大会主题演讲会场包括13个主题发言,1个小型讨论,以及WorldWideScience(WWS)多语种网站开通仪式。武夷山总工受邀在WWS多语种网站开通仪式上发言,强调汉语和世界其他语言,尤其是与英语之间的机器互译能力的提升将为中外科研人员的交流产生积极影响。在学术会议的最后环节,武夷山总工代表我所发表了热情的ICSTI2011年北京会议筹备情况的宣讲,介绍了北京会议的主题、征文活动、会场情况、社会活动安排等,诚挚地邀请参会者关注并参与2011年北京会议,并获得了与会者的积极响应。

武总向若干重要的演讲嘉宾提出正式口头邀请,得到肯定答复,这些嘉宾包括:

l  Adam Bly 美国Seed媒体集团创始人、首席执行官兼总编[1]

l  Hee-Yoon Choi 韩国科学信息技术研究所,教授;

l  Wendy A Warr 美国化学协会成员,在科技信息领域有40多年的研究经验,是ICSTI活跃人物,在第一天的芬兰公众会议上作总结发言。

二、   会议安排、参展等情况汇报

认真观摩和学习芬兰会议的各项安排和工作情况是我所代表团的重要任务。

(一)    会员工作会议

会员工作会议以ICSTI为主导,不仅体现在日程安排、会议主持等方面,整个会场的布置也是由ICSTI秘书处负责,工作会议期间基本见不到主办方VTT的会议工作人员。为此,ICSTI秘书处会派专人先行抵达赫尔辛基筹备会议,主办方需要为其提供基本的办公环境和设备(包括:电脑、电话、传真、复印等)。此次芬兰会议ICSTI秘书处专员是:Maitre-Allain Elisabeth女士,她也将负责北京的成员会议。

成员会议为1.5天,第一天参会人数28人,第二天参会人数40人,包括部分推迟抵达的会员和当天作项目进展汇报的项目负责人(ICSTI支持项目)。

1、    关于会议引导

l  酒店门口设置简单的会议标识:ICSTI 2010 General Assembly Meetings,但是没有具体的位置指引。

l  酒店大厅电子显示屏轮番显示当日酒店举行的会议信息,包括ICSTI会议信息:ICSTI 2010 General Assembly Meetings, Conference Room 14

2、    关于会场布置

l  会议室外空间布置

图 1 会议室外空间布置示意图

图1展示了会议室外空间布置情况,正上方蓝色长框分别是会议室的两个门;圆形小几可供与会人员放置简单茶点,围聚交谈;三角形指示通往旁边的餐厅(照片1)。

资料桌摆放会议资料夹(标明了代表的姓名和单位)和名牌,自助取用。如有其他资料信息也装入信封,写明代表姓名和单位,放在资料桌上,自取(照片2)。

早餐茶点桌会提供咖啡、茶和简单的汉堡,茶歇时间汉堡换为饼干(照片3)。

l  会议室内布置

会议室内用长条桌围放,主持人和重要与会者坐在投影对面。每个位置提供书写纸、圆珠笔、一瓶苏打水和一小条薄荷糖(照片4)。这些用品是不更新的,只是一个半天会议结束后,如果苏打水饮用完,会放一瓶新的,但是玻璃水杯是不会更换的,也就是说,每个人的位置基本固定。

会议室内没有任何关于此次会议的标志(如 横幅)。会议设备包括:投影、笔记本电脑、激光笔、单支麦克风、电话会议用设备(第二天的会议上由于某几个成员机构无法赴芬兰参会,使用了电话会议方式)。

l  关于会议资料

会议资料以活页夹的方式汇集,每个活页夹封面注明了代表姓名和单位,放置在会议室外的资料桌上自取。

资料内容非常详细,不仅有每个会议日程安排,还有会议上讨论的详细内容,以及代表名单(姓名、机构、国家)。这些都是由ICSTI秘书处负责。

3、    关于会议日程

成员会议的日程是由ICSTI负责的,Bureau Meeting、Executive Board Meeting、WWS Alliance Meeting等部分会议是内部会议,非核心成员要求离场。

每天早上会议开始前均安排咖啡时间,其中8日早上进行参会人员的签到和资料发放。

成员会议是由若干个小的会议组成的(所以称为Meetings),每一个会议并没有严格的时间控制,节奏由ICSTI会议主持人掌握,但即便如此,实际时间和计划相去不远,假使上一个会议占用了部分茶歇时间,与会人员会自觉缩短茶歇,在下一个会议预计开始时间前返回会场。

茶歇时间和午餐时间的安排是根据当日日程而定的,第一天成员会议上午10:30-10:45为茶歇时间,第二天则改为上午11:00-11:15,时长均为15分钟。第一天的午餐从12:15开始,安排了1小时15分钟;第二天的午餐则从13:00开始,只有1小时时间,实际上这两次午餐内容没有什么差别,时间上的差异仅仅是为了适应当日日程安排的需要。详细日程参见附件1。

4、    关于社会活动

ICSTI较重视社会活动(Social Program),一天会议开始前首先请会议承办方VTT人员介绍当日的活动。

芬兰会员工作会议期间主要安排了两次社会活动。第一次是参观芬兰最著名的ITTALIA玻璃设计制造厂;第二次是赫尔辛基市内小型观光,包括岩石教堂、西贝柳斯公园、市中心广场教堂等,感受赫尔辛基文化。城市观光后邀请会员参加在芬兰总理府举办的小型赫尔辛基招待会(照片5),招待会的邀请函于当天早上发放给受邀人。上述社会活动的费用都包含在注册费中。

(二)    公众学术会议

公众学术会议日程由会议承办方安排,分大会主题演讲和参展商产品介绍两个分会场同时进行。

1、    关于会场引导

公众会议仍然没有设置比较明显的会议引导标识。

2、    关于注册报道

会议注册点由两张长条桌连接而成,前方设置标识,参展商签到在左边,参会人员注册和签到在右边(照片6)。注册点设置两名工作人员,由于绝大多数参会者均已在会前网上注册并缴纳注册费,因此芬兰会议注册点的主要任务是负责派发参会人员名卡(已经制作好)和资料装包(备有蓝、红两色环保布包,可选择)。如遇现场交费和注册的参会人员,则将其引至为处理临时事务预留的房间(Press),现场处理交费事宜。该房间约15平米,布置了三张方形桌,可供三组人处理各自的事务。

资料包中有会议日程、装订成册的会议材料、少量展商资料,以及全部参会人员名录(姓名、机构、国家)。

装订成册的会议材料有独立的ISBN号和ISSN号,作为VTT Symposium出版,编号267。内容不仅包括主题演讲用文稿,还包括主题演讲人的照片和简介、详细的日程安排,编排严谨。在印刷前没有提供演讲文稿的部分,仍然有题目、演讲人页面,其后内容用一张空白页填充,可供笔记用。

展商资料直接入袋的很少,大部分资料都放置在展台上自取。

3、    关于参展区域设置

参展区域分为两个部分,一个部分是设置在会场外通道上的开放区域(照片7),共9个展位,最大的展位为WorldWideScience所有,没有专人值守,只是放置了材料,有投影仪循环播放宣传片。另一个展区设置在一个玻璃房内,展台沿墙周一字排开,房中间布置的是餐台,摆放咖啡杯、咖啡、茶,及茶点(早上是汉堡,茶歇时段为饼干),剩余通道宽度不到3米,随意摆放圆形小几,供就餐人员临时放置茶点,围聚谈话使用(照片8)。该空间内共11个展位。

芬兰会议中对参展商提供的空间分为3平米、4平米、7平米三种级别,设施很简单,基本包括条桌、椅子、显示器、连接线、无线上网账号。参展商用自带笔记本电脑上网,可以通过提供的连接线和显示器向参会人员展示笔记本中访问的内容(照片9)。

4、    关于参展商产品介绍

大会为参展商产品展示提供面积约25平米的专门会议室,有讲台、投影,设置了三排椅子,可容纳30位听众(照片10、照片11)。每个时段设置30分钟,展商介绍时间为20分钟,剩余10分钟为前一展商撤离、后一展商准备的时间。展商介绍时间有专人严格控制和提醒,不允许超时。

会场外设置展板张贴详细的日程。

5、    关于公众学术会议的主会场设置

大会主会场外设置展板,张贴详细会议日程(照片12)。会场内没有明显的标示,前方设置大型投影幕布、演讲台(照片13);会场中部侧面悬挂小型投影幕布,方便后排参会人观看(照片14)

整个会场摆放15排桌椅,每排12个位置,可供180人听会。每3排之间安排一条通道,方便出入。

会场大门一侧前后设置两处(每处有两个条桌拼接),摆放饮用水和水杯(每处80个玻璃杯,照片15)。

第一天会议每个座位提供书写纸、圆珠笔、一瓶苏打水和一小条薄荷糖。这些用品是不更新的,只是一个半天会议结束后,如果苏打水饮用完,会放一瓶新的,但是玻璃水杯是不会更换的。

第二天会议每个座位只提供一瓶苏打水和水杯,书写纸、圆珠笔和薄荷糖集中摆放在会场侧面(饮用水处),按需取用。

整个会场没有提供多余的电源插座,与会人员也少用使用笔记本电脑的,偶有2位使用电脑,一位利用的会议室墙上插座,一位利用电脑自带电源。

6、    关于公众学术会议的主要日程

学术会议每天早上设有咖啡时间,其中第一天8:00-9:00为注册时间和咖啡时间,第二天8:30-8:45为咖啡时间。此外,每个半天都会安排一次茶歇。第一天会议结束后至大会晚宴前,由赞助方邀请一名歌手在会场门外进行现场吉他演唱(照片16),并为参会者准备香槟(照片17),供人们一边品酒、一边交流。

会议进程没有严格的时间控制。开幕式时推后了大约10分钟;口头发言时有严重超时者,一方面压缩茶歇时间,一方面时间顺延。大会演讲的形式包括两种:一是单独发言(每人约25-45分钟);二是围绕主题邀请5名发言人在台上呈半圆形围坐讨论(约1小时)(照片18)。

整个会议进程中很少见拍照者,虽然在第一天早餐的咖啡时间中遇见参会的本地记者,但随后隐没在人群中,没有见到公开拍照摄影和公开采访。第二天举行WWS多语种网站开通仪式环节时,有专门的摄像人员。整个会议结束后,邀请主要发言者进行合影(照片19、照片20)。

会后,承办方设专人在会场外收集参会证。11日下午安排两条社会活动路线(任选其一,需自费):一是参观芬兰堡要塞;二是爱沙尼亚首都塔林的旅游活动。

三、   芬兰会议的总体感受

芬兰会议的整体风格是简约、务实、高效、有序,是一次高质量的会议。

(1)     会场布置朴实,没有设置背板,没有设置桌签,会场外的日程板等设置简单;没有安排整个大会参会人员的集体照相;没有专门的会议礼品;资料包为简易的环保布包;会后收集参会证等。但某些细节服务略显欠缺,如会议指示标识不够醒目等。

(2)     会议日程安排紧凑、高效,整个会议更加重视科技信息技术创新与应用。学术会议很少有学生参会,与会者中途退场的情况较少。同时也为与会者提供了充分的机会进行交流和沟通,如早上咖啡时间、茶歇、香槟时间、大会晚宴等。

(3)     为参展商提供了充分进行产品宣讲和展示的时间和空间,包括将茶歇吧安排在了参展室,使与会者休息交流的同时,有更多的机会关注参展产品;安排专门的产品宣讲室等。

(4)     重视社交活动。

 

附件列表:

1 、成员会议日程

2、 公众会议日程

3、赞助/参展邀请信

4、赞助/参展方案

5、照片1~照片20

 

[1] SEEDwww.seedmagazine.com 2000年创刊,时尚类科学杂志,以“Science is Culture”为办刊理念,图文并茂的形式展开内容,主编及创办人为Adam Bly16岁就成为加拿大国家研究委员会最年轻的客座研究员。杂志中很多内容由科学家撰写,并采用通俗文学的文风,从社会和科学的交叉点入手,阐述科学背后的动人故事。而杂志所创办的科学家博客(ScienceBlogs)则是集结了大量科学家的网络交流平台。



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