《组织人事报》今天刊登一组别人的文章，关于如何应对“假期结束后第一天报送材料”。我也写了一篇，发在个人博客。

在高校的院系分管教学的干部（副院长、副系主任），经常会遇到“节前或周五下班前收到通知，要求节后第一天或周一提交材料”的任务，感到措手不及——手下教务员、教学秘书在节日和周末往往不能及时联系上，也不愿意加班；而自己，原先也有其他的安排，比如休息、陪伴孩子。时间这么紧，怎么可能保质保量完成任务？对此，有人认为可以用现在流行的人工智能整理行政文书，“随便捣鼓一下，交上去得了”。但我认为不可“糊弄”。多年从事院系教学管理的我，总结出一些经验。

首先，收到任务，要迅速分清“轻重缓急”。有些诸如“申报双学士学位项目”之类的重要材料，确实是“十万火急”，不能怠慢；但有些诸如“院系实习实践年度总结”之类的材料，只要提交、备案就行，可申请缓交，不必急于一时。还有的时候，学校教务处要求节后先提交“初稿”，等他们收齐全校各个院系的材料，会审看，并要求在某个时间节点提交“第二稿”。这也就意味着，没有必要急着把初稿写得尽善尽美；换言之，可以先整体完成，再逐步细化。

其次，平时就要做个有心人，主动积累和梳理材料。行政材料并非“无中生有”，而是基于平时的作为、取得的成效。而且，阶段性的报告最终能“汇成”最终的报告（例如院系课程思政教学研究中心工作总结）；从以往不同的报告中抽取相关的文字，适当编辑整理，还能产生新的报告，满足新的任务要求。于是，要注意在平时积累“素材”，经常在电脑文档中整理工作进展，同时也梳理自己的思路。这样，一旦在节假日收到工作任务，能“召之即来，来之能战”。当然，若想“战之必胜”，平时还需要熟悉学校和院系的情况，熟悉教学管理业务，熟悉学校的教学管理网站系统，熟悉自己的电脑文件夹（什么文件放在哪里）等。

再次，选择助力自己高效工作的环境，进入整理材料的状态。有的干部习惯于把整理材料的任务分摊给手下，然后自己整体把关；有的干部亲力亲为。有的干部在节假日整理材料，喜欢坐在办公室，在电脑前写稿时，书橱里、桌面上纸质版的资料触手可及。也有的干部在节假日整理材料，喜欢只带一台手提电脑，坐在没有其他人的会议室或者茶室，而不是在家办公。无论如何，干部都要熟悉自己的工作方式以及能够使自己进入状态的“窍门”。

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