二十多年来，从在加拿大麦吉尔大学攻读美国图书馆协会（ALA）认证的图书馆与信息科学硕士学位，毕业后在蒙特利尔工作四年，到后来先后在耶鲁大学、新加坡管理大学、中央华盛顿大学以及现在的惠特曼学院工作，我逐渐形成并一直坚持一个管理习惯：重要的工作汇报尽量写成书面提纲，并把这些提纲和相关材料长期保存下来，形成完整、可追溯的工作记录。

很多人可能认为，这样做主要是为了提高会议效率。确实如此，但这并不是全部原因。

在我看来，书面提纲至少有两个重要价值：一是提高沟通效率，二是留下完整的工作记录。前者使会议更加高效，后者则为团队积累可以追溯的工作资料，并逐渐形成组织不断积累和传承经验的“组织记忆”。

这个习惯并不是一开始就完全成形的，而是在不同学校工作的过程中逐渐发展和完善的。

从个人记录到共享记录

在耶鲁大学工作期间，我和上级之间已经有准备书面提纲和会议记录的习惯，但这些记录主要由双方各自保存，并没有统一的共享平台。工作汇报仍然以面对面交流为主，书面材料更多是帮助自己整理思路。

后来，我逐渐发现，仅仅有书面记录还不够。如果记录没有及时共享，仍然可能出现沟通上的问题。

我曾经遇到过这样的情况：某项工作，我明明已经在前一次会议中汇报过，但过了一段时间，主管却表示没有印象。当时因为缺少双方都能随时查阅的共同记录，我感到十分被动。

现在回头看，这并不一定是谁的责任，而是人的记忆本来就有局限。管理者每天需要处理大量事务，不可能记住每一次谈话的全部细节。

这件事让我意识到，重要工作的沟通不能仅仅依靠记忆，还应该留下相关人员都能够查阅的记录。

在新加坡管理大学：会前通过电子邮件共享提纲

2009年到新加坡管理大学工作后，我开始形成一种更加明确的工作方式。

当时，我直接向正馆长汇报工作。每次与馆长开会之前，我都会提前通过电子邮件发送汇报提纲。这样，馆长在会前就已经了解工作的背景、进展和重点，开会时可以直接讨论需要解决或决策的问题，而不必把大量时间花在介绍基本情况上。

这种做法很快显示出两个好处。

首先，会议效率明显提高。因为双方已经提前阅读了材料，原来需要半小时的会议，很多时候十五分钟左右就能结束，节省下来的时间可以用来处理其他更重要的工作。

其次，电子邮件自然形成了一份双方都能查阅的沟通记录。如果以后需要确认某项工作是否讨论过、何时讨论过，或者当时形成了什么意见，只要查阅邮件即可，而不必完全依赖双方的记忆。

从这个时候开始，书面提纲对我来说不再只是整理思路的工具，也成为提高效率和保存工作记录的重要方式。

在中央华盛顿大学：制度化书面汇报

后来到了中央华盛顿大学，我同样直接向正馆长汇报工作。随着管理职责不断扩大，我开始把这一做法推广到整个团队。

我要求所有直接向我汇报工作的部门负责人，在每次一对一汇报会之前提前把工作提纲发给我。我会在会前阅读，会议中主要讨论问题、协调资源和作出决策，而不是再逐项听取口头汇报。

实践证明，这种方式非常有效。

在中央华盛顿大学工作期间，我一度负责四个部门，有七八位直属下属直接向我汇报工作。虽然每位直属汇报人员每月只进行一次工作汇报，但七八位直属汇报人员意味着我每个月都要安排七八场一对一会议，再加上各种团队会议，如果完全依赖口头汇报，时间成本相当可观。提前阅读书面提纲后，我能够迅速掌握各部门的整体情况，把会议重点放在真正需要讨论和解决的问题上。因此，原定半小时的例会，通常十五分钟左右便可以结束。

更重要的是，每位部门负责人都留下了连续记录。以后无论是回顾项目进展，还是查看某项工作的讨论和决策过程，都有据可查。久而久之，这些提纲还会形成每位部门负责人相对完整的工作轨迹，不仅方便我掌握项目进展，也方便他们自己回顾、总结和规划工作。

与此同时，我还是中央华盛顿大学终身教职教师，2011年至2015年担任副教授，2016年至2022年担任正教授。

教师的工作本身就需要大量书面材料。从每年的工作计划，到终身教职评审、职称晋升以及终身教职后的定期评估，都需要系统整理教学、科研和服务等方面的成果。

学校使用 Faculty180 系统统一管理这些资料。每位教师都会持续上传教学、科研和服务材料，逐步形成完整的职业档案，而不是等到评审时才临时整理。

这一制度进一步强化了我对书面记录价值的认识。无论是行政管理还是教师职业发展，持续积累、及时整理，都比事后回忆和临时补充更加高效，也更加客观。

在惠特曼学院：建立团队项目档案

来到惠特曼学院担任图书馆馆长以后，这个习惯又向前发展了一步。

作为馆长，目前有八位直属汇报人员，包括各部门负责人，以及行政秘书、系统馆员等承担重要职责的同事。保持高效沟通和完整记录，对日常管理同样十分重要。

我的直属汇报人员仍然保持每月一次的一对一工作汇报。文理学院其他一些部门管理更加细致，有的主管与直属下属每周或每两周就进行一次一对一会议。而我认为，只要准备充分、记录完整，每月一次的一对一工作汇报已经能够满足图书馆的管理需要。

学校统一使用谷歌办公系统，包括电子邮件和共享云端硬盘，为团队协作和资料保存提供了很好的技术平台。不过，利用共享云端硬盘管理工作项目、保存汇报提纲及相关文档，并不是学校的统一要求，而是我在图书馆内部推行的一种工作方式。

现在，对于每一个重要项目或长期工作，我们都会建立相应的共享文件夹，并按照项目或主题持续维护。

与项目有关的工作汇报提纲、会议记录、工作计划、讨论意见、修改过程以及最终成果，都会集中保存在同一个地方。随着项目不断推进，新的材料也会持续补充进去，而不是分散保存在不同人员的电脑或电子邮件中。

这样，一个项目从启动到完成，整个过程都有较为完整的记录。任何时候需要了解项目进展，只要打开相应的共享文件夹即可，不必再翻找大量电子邮件，也不必依赖个人记忆。

共享云端硬盘还保存完整的版本历史。每一次修改、每一次补充都可以查阅，真正实现了全过程留痕。

这样形成的，不仅是某一次会议的记录，更是一项工作完整的发展轨迹。即使几年以后换了负责人，后来接手的人也能够较快地了解项目的背景、讨论过程和决策依据。

这种做法不仅提高了团队协作效率，也给管理工作带来了很多便利。例如，每年撰写员工绩效考评时，我不需要仅凭印象评价一名员工过去一年的表现，而是可以根据一年中积累的工作记录、项目进展和会议提纲进行评价。这样的考评更加客观，也更容易得到员工的理解和认可。

我一直告诉同事，保存项目文件不是为了应付检查，更不是为了追究责任，而是为了让团队成员能够共享信息，让后来接手的人迅速理解项目，也让每一项工作都留下完整的发展轨迹。

书面提纲不是形式主义

回过头来看，从耶鲁大学的个人书面记录，到新加坡管理大学会前通过电子邮件共享提纲，再到中央华盛顿大学把书面汇报制度化，并借助 Faculty180 建立教师职业档案，最后到惠特曼学院利用共享云端硬盘保存完整的项目档案，我的管理方式一直在不断完善。

但它的核心理念始终没有改变：既要提高沟通效率，也要留下完整、可追溯的工作记录。

随着人工智能的发展，人们越来越强调数字化办公。在我看来，数字化办公真正重要的，不只是使用了什么软件，更在于是否建立了规范、连续的工作记录机制。

书面提纲不是一种形式主义，也不是为了增加大家的工作负担。恰恰相反，它减少了重复汇报，提高了会议效率；它减少了因记忆偏差造成的误解，也使工作的来龙去脉清晰可查。

技术一直在进步，但我的管理理念始终没有改变：

让文字承担记录的责任，让会议承担讨论和决策的责任。

我始终相信，一份好的书面提纲，不只是为了开好今天的一次会议，也是为了让未来的人能够理解今天为什么作出这样的决定。

多年以后，当我们需要回顾一项工作的决策过程、总结经验，或者评价一位员工的工作表现时，这些持续积累下来的记录，便构成了一条清晰、完整、可以追溯的工作链条。

管理不仅要把事情做好，也应该留下把事情做好的过程。让工作有记录，让决策可追溯，让经验能够积累和传承，这既是提高管理效率的一种方法，也是对组织、对团队和对每一位成员负责的一种管理方式。

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