踏入学术研究的人员都需要整理文献。

对于撰写本科毕业论文和在研究生阶段发表期刊论文的青年学子来讲，大规模高效率整理参考文献是一项重要的科研基本功。

有的人由于缺乏文献管理知识而走了弯路，在文献整理和引用方面依靠手工操作而非常低效和容易出错。

本文总结文献引用管理技术及其重要工具EndNote。

文献管理包括以下五步内容：

（1）在电脑上设置文件夹结构，按照主题分类存放下载的文献；

（2）在文件夹结构中存放检索导出的文献列表信息文件，即以RIS、BibTex、RefWorks等格式存放的每篇文献的标题、作者、期刊名称、卷刊号、页号、摘要等检索信息；

（3）在EndNote等文献管理软件中导入文献列表信息文件以建立自己的研究专题参考文献库，多次导入从不同的数据库中搜集的文献列表信息文件，经编辑分类存放后供撰写论文时反复引用；对于无法自动导入的文献列表信息，作者可以自行创建列表信息予以补充；

（4）在撰写论文时引用文献，在引用处从EndNote等软件插入文献，产生标识（例如作者-年份或文献顺序编号），并自动在文末生成参考文献列表；

（5）在论文投稿前后，按照期刊的参考文献引用格式要求，使用文献管理软件自动快速修改引用格式。

如果只做上述第1步，而不动用文献管理软件实现第2步和第3步，这种文献管理模式称为手工引用文献管理，是非常低效的模式，仅适用于少量参考文献（例如十几篇）的引用。

如果实现上述全部5步，即为自动引用文献管理，是非常高效的模式。尤其当多名作者共同撰写综述型论文时，在文献管理软件中共享同一个整合的参考文献库是非常方便的。

由于在手工引用文献管理中需要针对每篇参考文献打字录入，不仅非常辛苦和容易出错，而且在引用时通常无法使用文献编号制（即按照1、2、3等顺序引用），从而被迫采用作者-年份制。作者-年份制的优点是读者能够在文中直接看到被引作者的姓氏和年份，便于加深对引用文献的印象，而且在插入新的引用文献时没有重新编号的麻烦。作者-年份制的缺点是文末的参考文献列表必须按照作者的英文姓氏字母顺序排列，造成不如文献编号制查找方便。文献编号制的优缺点则正好相反。然而，即使对于少量文献的手工引用方式，在应对各期刊所规定的不同的参考文献引用格式时也颇为吃力，因为每次在向不同的期刊投稿前都需要耗费大量的时间精力手工修改参考文献格式并重新编排和核对。这些问题和困难都充分说明使用自动引用文献管理的极端重要性。

自动引用涉及上述文献管理内容的第2步到第5步。自动引用要求具有一个前提，即文献检索者需要能够有权使用数据库，因为只有数据库通常才能将检索到的文献以RIS、BibTex、RefWorks等格式输出文献列表信息文件。而数据库一般都是需要付费的。很多免费的数据库都没有这种具有特殊格式的输出功能，那就无法使用文献引用管理软件。

目前来讲，EndNote（如下图所示）、Mendeley、Zotero是几个比较流行的文献管理软件。通常认为，EndNote的功能最为强大和易用，而Mendeley和Zotero则提供免费版本（例如对于2GB在线存储空间），并有一些独到的优点。例如，这两个软件都能够使用内置的pdf阅读器标记和辨识pdf文件内容，并且能够抓取网页截屏，便于引用网页。Mendeley由于是Elsevier拥有的产品，在检索ScienceDirect和Scopus这两个Elsevier拥有的数据库时具有集成化的方便优势。

在安装EndNote软件后，Microsoft Word软件中会自动出现EndNote的插件菜单，如下图所示。在打开EndNote软件后，可以用“Import”菜单导入RIS等格式的文献列表信息文件。然后，点击想引用的文献，回到Word论文稿件中，再点击“EndNote”插件菜单下的“Insert Citation”，即可将该文献插入到想引用的地方，并在文末自动生成对应的参考文献列表。

如果想修改引用格式，可以点击Word中“EndNote”插件菜单下的“Annotated”，选择想要的格式。还可以点击“Select Another Style”，查看并选择所列期刊，即可将文献引用格式自动迅速调整为该期刊所规定的引用格式。EndNote收录的期刊格式大概是所有文献管理软件中最齐全的，这也是它的一大优点。

综上所述，在EndNote中建立和维护按照论著主题分类的文献列表信息，是科研人员平时需要注意积累的一项重要工作。其重要性等同于建立和维护在电脑的文件夹结构中分类存放每一篇论文或著作的pdf全文。

与其花费精力在Word文件中逐字打字或拷贝录入文献列表信息，远不如付出少得多的时间和精力直接在EndNote中建立文献列表信息。

如前所述，建立的方法有两种。

第一种方法是在检索文献时按照RIS等格式输出单篇或多篇的文献列表信息文件，供EndNote直接导入，然后进行排序、删除或重组等操作。

第二种方法是在EndNote中按照文献的元数据（metadata）格式逐项打字或拷贝录入（例如作者和论文标题）；这样做虽然比较麻烦，但是对于维护EndNote自动引用所有参考文献的一致性和完整性非常重要。