【大学管理】学术的专注与行政的干扰

Donald Knuth是当今世界上最著名的计算机科学家之一，因其将严密的数学分析与计算机算法设计相结合而蜚声中外。作为斯坦福大学(StanfordUniversity)的名誉教授，他目前正在撰写经典系列著作《计算机编程的艺术》(theArt of Computer Programming)系列的第四卷，他从上世纪60年代初就已经展开了这套书的编写工作。

鉴于Knuth的名声，很多人会因为各种各样的事务联系他。然而，如果你是这些人中的一员，你也许会失望。来到Knuth自制的斯坦福主页，你会注意到网页上没有提供电子邮件地址。如果继续顺藤摸瓜，最终会发现一个名为“mail.html”的页面，打开后会发现这样两句话:“自从1990年1月1日我不再有电子邮件以来，我一直是一个快乐的人。我从1975年左右开始使用电子邮件，在我看来，使用电子邮件15年，相对于人的一生而言已经够多了。”

Knuth倒是提供了他在斯坦福大学的邮寄地址，他表示人们如果需要联系他，可以寄一封老式的信件。他的行政助理会把这些信件收集起来并成批地交给Knuth。十分紧急的信件助理会迅速交给Knuth处理，其他的信件则会统一被延迟处理，Knuth平均每三个月查看这些信件一次。

Knuth对待电子邮件的问题方面遵循了“不受打扰而能始终集中精力的长期价值高于可访问性的短期便利”的原则。客观地说，这种权衡是有道理的，但对于大多数终身教授而言，这种权衡太过另类，甚至有些可笑——与其说是追求实用主义，不如说是拙劣的按图索骥。在现代学术环境中，教授的行为更像是中层管理者，而不是基层执行人员，这也是Knuth如此对待邮件交流的主要原因。现代高校教师的工作就是要与无止尽的电子信函“做斗争”，大多数的函件都需要教师们尽快做出回复。

20世纪70年代末，当电子邮件第一次蔓延到校园时,它让一些重要的任务变得更加简便，比如相距甚远的合作者之间沟通更为便捷。但由于其无处不在地增长,电子邮件成为了对外开放的门户,通过它人们对教授在时间和注意力方面提出了更高的要求。由于学者们需要时刻让大脑高速运转，电子邮件不再仅仅是一种交流工具，而是成为了一种“电子折磨”。

另一个促使教授逐渐进入中层管理的因素是行政需求的显著增加。某种程度上说这也是大学官僚主义不断增长所造成的，这种官僚主义一旦成型就必定会消耗其内部成员的注意力与时间。

教授们的角色更像中层管理者还有一个出乎人意料之外的因素，那就是以加强产出为主要目标的互联网个人电脑的不断引入所带来的副作用。正如经济学家彼得·G·萨松在20世纪末所观察到的那样，个人电脑的出现让行政管理任务变得非常简单，甚至不再需要专门的支持人员。人们可以使用一些文字处理器制作备忘录，或者直接通过内部网络门户将一些支出归档。从短期来看，这些改变似乎是经济实惠的，能够省下不少钱，但是从萨松的记录中可以发现，将行政类事务转由高技能员工处理之后，他们的生产效率开始下降，因此收入也减少了，并且减少的收入超过削减支持性员工所节省下的资金。他将这一现象描述为“知识专业化的削减”。高等教育领域同样出现了这一现象，教授们将越来越多的时间花费在通过电子端口解决他们所在院系的基础行政事务。

Knuth极力逃避的这种忙碌可以进行量化。2014年，博伊西州立大学(BoiseState)的人类学家约翰·齐克(JohnZiker)公布了一项关于教师时间使用动向的研究结果。该研究发现，在一般情况下教授每周花在工作上的时间略多于60个小时，其中30%的时间用于收发电子邮件以及开会。坊间的报道显示，这样的时间配置在过去五年中不断变得更糟。齐克总结认为：“象牙塔时代恐怕已经成为一个遥远的回忆。”不少已经精疲力竭的教授对这句话也表示认同。

对于拒绝使用电子邮件，Knuth在他的网站上给出了如下解释:“对于那些在生活中扮演着掌控一切角色的人来说，电子邮件是一个绝佳的存在；但对我来说不是，我的职责是弄清事情的真相。”有关“教授的生活应该与其他职业截然不同”以及“大学应该采取广泛的措施让教师‘了解事情的真相’”的想法很容易被斥为古怪的乌托邦主义。但也许是时候好好考虑Knuth提出的观点了。

2016年，笔者出版了一本名为《深度工作》的书。书中提到，知识经济普遍低估了持续性专注的价值，高估了新技术提供的便利和灵活性。例如，如果你是谷歌公司主管，投入大量资金雇佣了众多顶尖的程序员，但是却用电子邮件和会议邀请来轰炸他们，那么他们的认知能力将受到极大的阻碍——他们生成的代码的质量和数量也会因此下降。从绩效的角度出发，像谷歌这样的公司最好创造一种Knuth风格的工作环境——在这种环境中，高绩效员工可以长时间专注于工作而不受干扰——即使这样做会降低其他内部活动的便利性。

《深度工作》之所以能引起共鸣，是因为越来越多的人意识到，我们今天的工作方式被过度活跃的数字所干扰，被过重的行政负担所定义，这既降低了生产效率，也让人痛苦不堪。但是这本书并没有能在商业方面引起巨大变革，这其中是有原因的。在商业领域，文化的变动往往伴随着巨大的风险。假如文化变动后没有能够起到立竿见影的效果，选择变动的一方很有可能会失去竞争优势。这样的变动还需要前期的投入——你不可能在不支付行政助手费用的情况下留住DonaldKnuth。要想在这样一个纷扰的世界中证明深入思考的价值，一些产业需要进行一次巨大的改变。

我能想到至少有三个强有力的理由来解释为什么高等教育应该是这样一个需要巨大改变的行业之一，这样的改变包括：大力调整其工作文化，为教授提供更多不受打扰的思考和教学时间，同时减少他们用于处理电子邮件和行政事务的时间。

首先，与在竞争激烈的市场中苦苦挣扎的企业相比，大学有更多的机会进行试验与探索。我所在的乔治城大学(GeorgetownUniversity)从乔治·华盛顿(George Washington)时代就已经建校(你还能在校园里找到这位开国元勋曾经发表演讲的地方):在经历了两个世纪的衰落之后，乔治城大学不太会愿意去尝试专门形成规范的电子邮件交流范式。学校应该利用这种持久性，带头探索在一个被浮躁与喧嚣淹没的社会中保持专注思考的价值。

其次，优先考虑高深的专业工作，大学将更好地完成其研究和教学的主要任务。生产和组织复杂的知识需要不间断地集中精力——你专注的时间越长，你的工作就做得越好。

最后，对学术生活进行重新安排以确保学者们深入地思考，并对研究与教学工作持续地关注，其产生的效益将不仅仅惠及高校本身。它将使高等教育成为这个纷扰世界的最后一座堡垒;在我们的文化滑向数字噪音之际，大学是保障心灵专注的最后一方净土。鉴于每年有数十万名学生从乔治城大学毕业，对“沉浸式”工作的重视将逐渐渗透到社会中，最终塑造未来商界领袖组织公司的方式，甚至对未来父母养育子女的方式产生深远影响。

驱使我们不断看向电子屏幕的原因既有其多样性又有其必然性，但与这种现象进行斗争反抗是必要的。在大年普遍的关于专注的危机中，大学不仅有机会，而且有义务将持续性关注的价值融入其社会使命中。

创造Knuth式的学术文化需要哪些具体的改变?我认为有两个基础点:回归知识专业化；彻底改革我们构建教师服务责任的方式。

所谓“知识专业化”，主要是指是受过专门培训的学者所从事的高价值活动，尤其是研究和教学活动，而不是通过电脑屏幕完成的行政管理任务。对知识专业化的重整将会把学者们学术生活中的“管理式”逆转为“执行式”。

回到Knuth的例子中我们可以找到关于如何实现这个目标的一些提示。他的深度工作之所以可能主要是因为他的行政助理替他拦截所有传入的通信，将其分类，最后只在合适的时间给Knuth带来他需要的信件。他的助理还直接负责行政事务，比如安排会议和报销费用，否则这些可能会大量消耗Knuth的时间。

我们完全不需要夸大这种模式的益处。脱离邮件的后台拉拽和“紧迫”任务之后，Knuth可以自由而专注地一次花几个小时思考他的工作中最重要和最专业的方面。

想象一下，当你第一次来到校园时，没有人向你展示如何配置电子邮件收件箱或如何访问大学的IT系统，而是把你介绍给助理，他将为你处理大部分工作，那将是怎样的一种情形。

关于时间的博弈——折磨着教授们的行政工作

笔者的建议至少遭到两方面的反对。首先对便捷性的担忧。如果发送电子邮件的人不能再指望收件人在20分钟内看到并回复邮件，发件人的生活可能会遇到一些麻烦，甚至偶尔会导致不好的事情发生(比如错过了某些事务的最后期限)。但是这种担忧在很大程度上是被夸大了。笔者在研究那些并不经常使用电子邮件的组织时发现，这些组织的员工和客户很快就会适应这种方式，尽管人们常常认为他们想要的是信息沟通的便利，但实际上他们真正关注的是工作中的可预测性。

当然，更迫切的反对意见来自于对成本的顾虑。大多数院系都为教授提供一定程度的行政支持，但将这种支持扩展到Knuth的专职助理模式将会产生一笔巨大的开支。但是对成本的担忧不应该成为实现这一提议的阻碍，因为教授和助理的比例并不一定要是1:1，才能从类似于Knuth的安排中获益。科技的进步导致行政工作被粗暴地转嫁到一线人员身上，同时也极大地提高了支持人员的工作效率，可以让为数不多的助理能够同时协助许多教授处理行政类事务。

我们还必须意识到，行政工作的实际成本目前在大学的资产负债表上并不可见，并且不会立即显现出来。教授们被各种行政事务分散了精力之后，用于教学和研究创新的时间更少。这虽然不会直接影响收入，而且很难作为具体成本来衡量，因此很容易被忽视。

为了完成行政管理上的超负荷工作，教授们还经常在原有的工作安排中另加一轮工作时间。他们会在晚上、周末和假期返回工作岗位，以应对这种对时间和精力无休止的冲击。在短期内，这种安排上的调整可以让院系在不需要额外教员或支持人员的情况下正常运转，但代价却是教授们长期的倦怠和不满。

简而言之，我们已经在为不断增加的交际和行政工作付出代价。关键问题在于我们是否最终准备好直面它，并就这种代价是否值得进行一次开诚布公的讨论。

学术文化中第二个必要的改变是变革教师服务的结构。教师服务是支持大学的重要组成部分，这依赖于教授们审查一般职位与终身教职的申请、参与大学自治并充当部门领导。但是对许多教授来说，服务工作已经从一项重要的职责变成了一个严重的问题。这在很大程度上是由于责任分配的随意性。一种典型的服务方法是对大量传入的请求进行应允，直到做出的承诺过多之后才会绝望地收手以赶上先前的进度。

性格敦厚的人有时会采取更极端的策略—逃避这些责任，他们冒着遭到同事反对的风险，换取片刻平静。或许对这种方式最贴切的描述来自诺贝尔奖得主、物理学家理查德·费曼(Richard Feynman)，他在1981年的一次电视采访中介绍了自己的方法:

“要真正做好物理学工作，你确实需要相当长的时间……研究者要十分专注其中……如果你从事任何行政管理类的工作，时间就不够用了。所以我为自己编造了另一个名声:我不负责任。我是一个积极的不负责任分子。我告诉大家我什么都不做。如果有人要求我加入一个委员会，我会回绝并告诉他们:我是一个不负责任的人。”

费曼的策略显然是不公平的，因为它让那些碰巧生来亲和力就异常低下的少数人受利更多，而其他人却要为此付出代价。

一种解决方案是直接面对由工作责任生成的零和权衡。教授拥有的时间是固定的;投入服务的越多，投入研究和教学的时间就越少。这样的现实情况不应该被忽略，据此，我们应该通过明确规定一名教员每年应投入工作的确切时间，来更好的解释这样的权衡。具体的时间量可以由教授和系主任协商确定，同时也应该鼓励教授们严格执行预先规划好的时间安排。

这样的时间预算会因职业发展阶段和教授的个人兴趣而有所不同。一名积极从事科学研究或开设新课程的教员可能每周只有少数时间可以用在行政工作上，而其他人要承担的责任更多一些；非终身制的教员用于科研或教学的时间预算可能会比那些无需考虑升职问题的正教授少。偶尔有一些重大的任职承诺，如担任部门主席，在时间方面的预算可能会更麻烦一些，但即使在这种情况下，明确取舍也很重要。如果担任部门主席所需要的时间安排不合理，那么可以将它量化并作为为需要额外行政支持的理由，或者利用它协商以获取适当的薪酬。

工作时间预算制度有一个明显缺陷，它很可能会减少教师用于工作的总时数，从而导致他们没有履行应尽的义务。然而在这一方面有一些要点需要注意。如笔者所提议的，提供行政支持将大大减少完成同样数量的工作所需的时间。当专门的支持人员能够处理大多数后勤方面的工作时，教授的时间负担将大大减轻。

众所周知，在固定的时间预算中工作可以提高效率。正如西里尔•帕金森(CyrilParkinson)在20世纪中叶对英国公务员制度的研究中得出的著名结论:“工作不断扩大，以填满完成工作所需的时间。”

学术的专注与行政的干扰——昭然若揭的选择

总的说来，大学能提供的服务是至关重要的。但实际上有些工作的重要性并不是很高，比如一些曾经重要但现在主要因急于收尾而推动的项目。如果教授们所拥有的从事学术研究与教学的时间不断减少，那么大学将被迫重新审视哪些活动是真正有价值的，哪些活动主要是为了维持官僚主义的自我迭代。这种行政清理在高等教育中早就应该出现了。

如今，社会陷入了一场关于“专注”的危机之中，高等教育受到的打击尤为严重。我们的时间和精力已经逐渐从能够直接产生价值的专门知识工作向繁琐的无关紧要的行政管理工作（如管理邮箱，回复很多的信件）转移。

面对这样的情况，我们不能简简单单地屈服，更多的是要将高校塑造为“纷扰时代”的灯塔——这样的灯塔象征着对工作的全身心投入，以此来重申精神家园的重要性。面对着电子喧嚣带来的威胁，高等教育能够力挽狂澜，带领我们抵抗这来势汹汹的不速之客。我们是否愿意站出来捍卫专注的力量，而不是深陷于快速而浅薄的交流之中？如果高等教育不能担此大任，试问谁能？

Donald Knuth的身上所体现出的一种格物致知的精神也许有一些古怪，但是也许这也是能够拯救学术生活的重要法宝。