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两年前,作为一名图书馆的新任馆长,我在接任初期就面对了多次员工的退休和辞职。在这一过程中,我不仅着眼于平稳过渡,更将其作为重新优化团队结构、促进服务创新的契机。以下从多个方面分享我的经验,并通过具体案例细化说明。
一、岗位重组与资源优化退休或辞职为我们提供了重新思考岗位设置的机会,而不是简单地“按图索骥”重新招聘。
案例:一位曾担任临时馆长并担任“教学、研究与评估”部门主任的高级馆员退休。为更好地服务学生和教师,我们重新审视了岗位需求:
将评估职责从教学和研究中剥离。
创建了一个全新的“教学、研究与推广”岗位,专注于提升学生和教师的学术支持服务。
提拔了一名现有教学馆员担任这一新职,同时利用退休人员的薪酬预算,新增了一个入门级的“学生成功馆员”岗位,专注于支持新生和学术适应性问题。
这种方法不仅提升了资源利用效率,还拓展了服务的广度与深度,进一步加强了图书馆对学生成功的支持力度。
二、知识传承与团队协作退休人员往往拥有大量的隐性知识,如何将这些知识系统化并传递给团队和继任者是关键。
案例:当“馆藏管理馆员及馆藏主管”退休时,他提前详细记录了工作流程与最佳实践。但由于这一岗位职责广泛且复杂,现有馆员无人愿意单独承担。我们采取了以下举措:
招聘一名新馆员填补该岗位,同时为其安排团队协作培训,由编目人员、系统馆员等分享经验,帮助新馆员快速了解具体职责。
提供供应商主导的在线研讨会,加强新馆员对关键系统(如Acquisitions模块)的了解。
资助新馆员参加ELUNA会议和Timberline Lodge的采集学研究所,拓宽行业视野并建立专业网络。
通过这种团队支持与知识共享,新馆员不仅快速适应了岗位,还为馆藏管理注入了新理念与活力。
三、过渡性支持与稳定管理在某些情况下,利用过渡期聘请顾问协助部门运作可以有效降低人员变动带来的影响。
案例:当“学院档案部及特藏部主管”辞职后,我们聘请他们作为过渡顾问协助部门工作。他帮助:
指导临时部门主管完成日常运作的交接与管理。
为新馆员招聘提供专业建议,确保找到合适的人选。
制定短期工作目标,维持部门的正常运行与服务质量。
这种策略不仅保证了档案与特藏部的稳定,还为新馆员的融入奠定了基础。
四、员工发展与文化融入继任计划不仅是填补岗位空缺,还包括帮助新员工融入团队和图书馆文化。
案例:为了确保新员工顺利过渡,我们设计了一系列全面的培训计划,内容涵盖技术技能、部门知识和机构文化。例如:
针对馆藏管理的新员工,除了技术培训外,还邀请团队其他成员参与分享经验,推动跨部门协作。
开展导师计划,让资深员工一对一指导新员工,使他们更快适应新环境。
组织结构化的入职培训和定期团队学习,确保知识的持续积累和共享。
通过这些举措,新员工不仅掌握了岗位职责,还迅速融入了团队,提升了整体协作效率。
五、人文关怀与变革支持面对长期员工的退休或离职,团队成员可能会感到不安或失落。对此,我注重通过倾听和支持来缓解团队的情绪,帮助他们适应变化。
案例:在一次团队调整中,我:
定期与团队成员进行一对一会谈,了解他们的想法与顾虑。
鼓励员工参与岗位调整的讨论与决策,确保他们的声音被听到。
组织团队活动,增强员工的归属感和凝聚力。
这些举措有效缓解了团队对变化的焦虑,促进了积极的转型氛围。
六、预算管理与战略规划资源有限的情况下,如何优化岗位设置、提升服务质量是重要的管理技能。
案例:在多次岗位调整中,我们通过重新设计岗位职责与资源分配,既满足了图书馆的长远发展需求,也严格控制了预算。例如:
将一个高薪资的高级岗位拆分为两个中低薪资的岗位,既满足实际需求,又为部门增加了新活力。
通过内部提拔和外部招聘相结合的方式,平衡了经验与新视角。
这种方式不仅提升了资源利用效率,也增强了图书馆的服务能力。
结语通过上述实践,我深刻认识到,在图书馆管理中,退休和辞职不仅是挑战,更是促进变革与发展的契机。通过注重知识传承、岗位重组、员工发展与预算优化,我成功帮助团队在人员变动中保持稳定并实现创新。这些经验不仅推动了图书馆服务质量的提升,也为未来的可持续发展奠定了坚实基础。希望这些经验能够为其他图书馆管理者提供借鉴,共同推动图书馆事业的发展。
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