使用PPT的目的是为了帮助演讲者清楚地表达和传递信息, 因此, PPT的制作一定要遵循清楚、易读、容易理解的原则.

故事主线要明确

(1) 资料的安排要妥当, PPT的内容一定要针对听众的知识背景及水平. 例如, 有关同一个研究主题的学位答辩、学术报告、科普讲座等的讲演内容必定是大不相同的.

(2) 信息表达的逻辑顺序遵循研究背景、问题、目的、方法、结果、结论、意义、(参考文献)、(致谢)的顺序, 内容上要保持“故事”的主线.

(3) 背景介绍要适度、切题, 主体(结果)部分要逻辑清楚、论证充分, 图表要简洁清楚, 结论要简明扼要.

页面布局应合理

(1) 不同页面的风格要统一. 保持PPT页面的正常尺寸和纵横比例, 颜色组合、字号、字体、版式等在整体上要连贯、协调; 不宜给页面、图表、标题条目等编号, 以便于片子的增减或前后调整; 多套PPT的风格应接近, 相互间兼容性要好, 可以页为单位直接用在其他报告中; 避免选取多个不同风格的PPT来简单地拼凑和组合成新的PPT, 避免花样繁杂的页面切换. 例如, 文字展示花样迭出(从各个方向闪入、字母和汉字逐个跳出、闪入等), 可能给听众视觉享受, 但可能会掩盖学术内容且冲淡信息传递效果.

(2) 文字表述应简明、准确. 各页面中的题目应尽可能简洁、有效地指出该页的主题; 片中的文字应清楚、协调、正确, 易于阅读; 避免干扰性的图标(logs)、拥挤的文字、移动的图像、带纹饰的边框等; 应谨慎采用数字在幻灯片中标注条目; 避免错别字或英文拼写错误, 以免使听众感觉演讲者没有认真准备.

 (3) 根据演讲时间准备PPT的页数(每张幻灯片的展演时间为45-90秒), 确保演讲的总体时间不超过会议所规定的时间; 不同页面的切换要与相关的讲述同步, 避免快速掠过; 如果因时间不够需要中止讲演, 应快速切换到结论部分并简要阐述.

(4) 页面的演示要力求顺畅. PPT中数字照片应清晰、大小适中, 图片的选用要考虑到电脑的存贮量和运行速度等因素; PPT中如需要链接另外的文件(数据库、模拟动画等), 一定要简洁、快速; 对于讲演中需要重复演示的页面, 宁可采用二页同样的片子也不要在演讲中回溯翻页.

颜色使用须协调

PPT中颜色使用十分重要, 在同一页面使用不同的色彩可达到强调重点、增强层次的效果, 但同时也要注意色彩不宜太多、太杂, 通常情况下同一页面中的颜色不宜超过4种, 否则很可能会令人眼花缭乱, 不知所云.

对于需要给听者留下深刻印象的信息(Take-home message), 可适当使用特殊的颜色背景进行强调, 但要注意背景效果不是为了取悦听众.

在制作PPT时, 背景色和字体颜色的色彩搭配一定要协调、美观, 背景色与字体颜色必须要有足够的对比度, 通常是深色背景(黑色、深蓝色、深褐色、大红色、深绿色等)衬托浅色字体(白色、浅黄色等), 或浅色背景衬托深色字体; 切忌深色字体配以深色背景, 例如, 在电脑显示屏红色或绿色字体搭配蓝色背景显得很有对比度, 但在投影幕上这种颜色搭配的效果很差, 应避免.

字体和字号要简洁清楚

合适的字体、字号是PPT页面简明清楚的前提. 正文文字最好每页6行, 不可多于8行; 行距不小于1.2倍、避免文字动画和逐条闪入; 采用短语而不是完整的句子, 尤其要切忌使用大段文字; 文字在纵向上左端对齐; 每行文字所表达的意思或观点明确; 字体、字号大方; 避免大写字母(可适当采用颜色、字号或字体变化实施强调).

英语中不带衬线的字体(如Arial, Tahoma)比带衬线的字体(如Times New Roman)在屏幕上更容易阅读; 通常全部采用黑体字是最容易阅读的, 尤其是具有大屏幕和拥有大量听众的时候; 由于小写字母比全部大写字母更容易阅读, 因此建议在标题和正文中均尽量采用首词的首字母大写, 其余均小写的形式.

中文字体应优先采用加黑的华文中宋、宋体、楷体等字体.

尽可能使字号足够大, 大标题、小标题、正文的字号要依次减小. 标题部分的字号应大于32号字, 正文的字号应不小于24号, 否则很难被所有听众清楚地阅读. 特殊情况下可用小于24号的文字(如引用的文献、不希望喧宾夺主的解释性文字等).

图片和表格应美观协调

PPT中的图件要有自明性, 避免采用不必要立体图示; 图件的绘制要清楚、简洁、颜色协调, 切忌将论文中的图件直接转贴到PPT中; 每页只显示一张图, 特殊情况下, 一张页面上可放两个或多个有密切联系且可彼此说明的图件; 折线图或曲线图中尽量用符号而不是颜色来区分不同线条, 相关的图例或标记要尽量直接标注在线条旁边; 不常见的缩写或简称在第一次出现时一定要注明全称; 坐标图中坐标轴的标注明晰、各变量的含义明确、图例清楚.

表格要十分简单; 表中各列数据纵向必须对齐; 量和单位的符号要清晰、明了; 不可直接采用期刊论文中的表格.

为方便图表的增减或顺序调整, 图表不宜编号, 只须给出标题和必要的解释说明即可.

摘编自《英语科技论文撰写与投稿》(任胜利编著, 科学出版社, 2011年第2版)

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