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基金投中了,然后呢?这里有一些花钱建议

已有 1365 次阅读 2022-6-16 18:42 |个人分类:科研是一项事业|系统分类:科研笔记

研究人员面临的最大挑战之一是在经费申请下来后如何花钱和管钱,它考验了你的决策能力和管理技能。即便你有相当丰富的经费筹措经验,结果也未必理想。本文梳理了一些管理项目资金的建议,希望对你有用:

了解开支范围与管理办法

各单位有自己使用项目经费的指导方针,它们多因法规限制而有所差异,比如私立机构、政府机关、医院和非盈利机构之间对经费的管制不一样,建议你找所在单位的管理人员了解细则。

如果你申请的是国际基金项目,还需检查资方对你所在的国家是否有特定的款项处理要求。对于合作经费,需要知晓每个参与其中的机构以及资方的经费管理办法,及时发现、调停各方规定的冲突。

了解审计和督察的步骤与结点

许多基金单位对通过申请的研究人员作定期审查,以确保项目资金被好好使用。审查形式包括现场审核、经费使用进度报告、审计报告等。将所有相关的文件归档无疑是个枯燥的活,但它对于确保项目资金得到有效管理是至关重要的。

许多基金单位在放款前要求申请者提交进度规划,提前备好相关文件能避免经费延期入账。项目的主要成员通常还要在项目结束时提交一份完成度报告。该文件不仅能让基金单位评估资金的使用情况,以改善发放机制,运营得当的项目还能为相关成员的履历着色,增加后续申请的中标率。

完成度报告的第一部分通常是对研究项目的概述,包括文献综述、材料和方法、结果和结论。由于这一部分在内容和结构上与论文相似,建议在项目进行期间根据研究进度定期更新。不但节省时间,还能避免因deadline前工作积压而忙中出错。

完成度报告的第二部分一般需对经费的使用作说明,下笔之前建议先向资方的相关人员了解财务报告的格式和结构,如有需要也可以咨询单位内部的审计师,以确保内容合规。

在项目周期内有效地分配经费

项目经费通常有三种支出:设备费用、人力费用、业务费用。设备费用应用于任何基础设置的搭建、维修、及更换,其中就包括实验器材的购置。人力费用则是用于支付项目成员的工时薪资。

此外,一些基金单位还为无法并入上述两种费用中的开支设置了业务费用,如出版/文献/信息传播/知识产权事务、会议/差旅/国际合作交流的费用通常属于这一范畴。尽管各机构对三类支出的具体划分不同,但分类的概念是相似的。

避免滥用资金

如前所述,项目完成后需要提交含资金使用情况的详细报告。科研人员常常把这项工作拖到最后时刻,如果手边数据稍有不全,就有延误交稿的危险。不过,更为严肃的问题是当项目做完了钱没花了,有人会将项目延期为花钱争取时间,这样看似微小的行为却有可能被视为严重的财务过失,直接损害你在基金单位的声誉。

一些周期本身较长的项目需要预先确认基金单位是否允许自动转结上一年结余的经费,以防在未经允许的情况下擅自挪用。理想情况是主动联系基金单位申请将资金转入下一年留用。确保每笔支出都有账可查,任何未使用的、且与研究无关的资金应如数返还至基金单位。

记得及时更新账目

研究工作充满变数,有时一个项目执行下来已经和当初向基金单位提出的计划有了出入,这意味着项目拨款的用途很可能也跟着变了。虽然从研究人员的角度来看,有这样的变化完全正常,但基金单位需要知情同意。因此,定期与相关机构沟通项目进展,并征求他们对修订版支出规划的看法,可以省去许多误会和麻烦。

 

延申阅读

 1. Neema, S. & Chandrashekar, L. Research Funding—Why, When, and How? Indian Dermatol. Online J. 12, 134–138 (2021).

 2. NIH Public Access Policy Page | Office of Research Infrastructure Programs (ORIP) – DPCPSI – NIH. https://orip.nih.gov/funding/nih-public-access-policy-page.

 3. Research - Four Principles Governing the Appropriate Use of Grant Funds. https://ustpaul.ca/en/research-four-principles-governing-the-appropriate-use-of-grant-funds-_7498_1225.htm.


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