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科研工作者大多成天与数据资料为伍,因此数据备份和资料整理十分重要。这里分享下自己的一些心得,很多是与一些条理性极强的导师学到的:
1.最好的数据备份就是数据复制,像镜子一样把工作盘所有的资料都复制到一个备份盘中。如果你用的是mac,那么time machine特别好用,找一个容量大的备份盘,保持更新就好了。如果是windowns,你可以用最笨的复制覆盖,可是那可能花很多时间。所以,需要往下看了。
2.如果你是个很有条理的人,或者你平时需要备份的重要文件并不是特别多,那么可以用实时备份的方法:即在工作盘工作的时候,如果碰到需要备份的文件,就另存为一份到备份盘,这就要求备份盘时时接在电脑上。这样做的好处可以时时保持重要文件有个copy,不好的地方是对使用者的条理能力要求很高,需要建立很好的习惯。
3.如果你不是个很有条理的人,你可以选择一周来备份一次。你平时可以在工作盘上随便工作,一周后,你把你觉得需要备份的文件,选择性的拷到备份盘里。这样可能比较耽误时间,但是可以保证你的重要文件都保存了两份。这也是大多数有备份习惯的人的做法。
4.还有一种比较好的方法,是你把工作盘和备份盘的文件夹设置都一样,然后一个月左右,集中拷贝一下,这个有点像1中说的办法,但是又可以选择性的拷贝文件夹,不需要那么多时间。这个办法需要你在文件夹设置的时候尽可能的分门别类,这样在选择拷贝的时候工作量就小一点。
5.要记得,鸡蛋永远不要放在一个篮子里。所以,给备份盘也留一个备份盘,不过这个可以很久备份一次就好。这个不用想了,复制黏贴覆盖吧。
下面说下文件命名,其实这个比备份更重要。我们在工作的时候,最多遇到的问题就是下载保存一些文件或者自己做的一些文件,这就涉及到两个问题: 一是把这些文件如何分门别类保存; 二是如何命名这些文件以备将来寻找。这里主要说说如何命名,因为好的命名可以极大的增加效率,尤其是在回头找的时候。
1.命名尽量要descriptive,即描述性强,可以用关键词,但是少用缩写词,谁也说不准将来会不会忘了这些缩写。
2.命名要一致,只要你定好的一个适合自己的命名方式,那就永远不要变。
3.名字里要包含时间,格式要一致。电脑中有个修改时间,但是那个是极其不靠谱的。鉴于中国人的习惯,我建议20140328这样的格式。中间没有必要加划线。
4.永远不要写final。你要记住,文件永远没有最终版。。。
5.不要用一些特别的符号,尤其是中英文转换后,会出乱码。建议符号只出现_下划线。
6.版本号:有的人愿意加版本号,比如V1,V1.1之类的。这个习惯在一步一步创建文件时候有帮助,比如作图,好沟通,好记忆,但是对于文件保存和将来搜索几乎没有帮助。你将来最多用的是按照时间排序。其实版本号就跟final一个道理。如果你时间写的清楚,这个版本号就没有必要了。当然,具体专业可能体会不同。
7.命名元素的顺序,这个因人而异,没有太大区别,因为不论怎么排序,总有不方便的时候。比如有人把时间放在开头,但是很多时候我们需要知道文件的具体名字,按名字排序按修改排序都很难找到。有人说把时间放在后面,但是有时候我们需要关注作者,还是不方便查找。
综上,我个人用的命名方式是: 文件类别_项目名称_备注_作者简写两三个大写字母_20140328.有时候类别可以不用放,如果这个文件夹都是一类的话。备注一般不放,除非怕记不住。比如Review_The assocaition betwee a and b_Reject_XM_20140328. 这里我提到了reject,就是怕杂志社让我重新review的时候,我已经忘了之前的决定。等等。
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