昨天和
张利华老师聊到信息管理系统开发的经历,今天就把原来(2006年)电子会务系统设计开发的思维图发出来,回忆整理下需要注意的地方;希望对需要承办学术会议的老师同学能有一点启发和帮助。
这个会议是自然科学基金委员会领头,几个学会和基金联合主办的国际会议,参会人数700左右,算是比较大型的一个国际学术会议。会议电子会务系统的设计、编码、实施以及前期维护运作,主要由我承担;全文审稿开始后,与人互动次数多起来,电子会务系统的运作就是一个团队了。由于当时国内外没有成型的在线电子会务系统和方案,所以一切都从零开始,自己开发。现在回头看去,一时反而不知从何说起。
这个电子会务系统贯穿整个会议,包含网站发布、在线通知、作者在线自助管理、在线摘要投稿、在线摘要审稿、在线全文投稿、在线全文审稿、在线会议注册、在线住房安排等功能;大概的思维框架,见下图(图很大,可点击看大图)。
清楚了大概的框架,设计编码就是简单的事情了,这里简单的说说需要注意的地方:
办公尽量自动化主要是论文格式校对、文件格式转换等可以用技术手段来提高效率的地方,尽量用技术手段解决,不然极度耗费人力。比如论文格式校对,用宏来实现;修改意见等通知类邮件自动生成群发等。
数据安全主要是数据备份以及病毒防护。由于文件交换量比较大,可能会遇到各种奇怪的病毒,因此积极防护病毒的同时,一定注意数据备份。同时也要保证团队计算机的正常高效运行。
系统设计注意容错比如实际运作过程中,总可能出现一些地方不能访问网站、邮件不能正常投递等情况。因此在电子会务系统的设计过程中,需要考虑手工处理这些问题。
团队建设会议中后期的财务、催审、住房、迎送等需要耐心的工作,细心的女孩子处理可能比较合适。
现在回忆整个系统的设计与运作,只有一个遗憾,就是后期和酒店住房数据接合不够好,导致部分学者没有住到网上预定的房间;其他功能都正常的承载了会议运行的需求。
系统的框架基本由上图表达出来了,具体实施和开发可能还会遇到一些技术性的细节问题,目前的开发工具和软件可能也有了更好的选择,这里就不赘述。
https://blog.sciencenet.cn/blog-1750-425159.html
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