1.首先建立一个Excel表格，

把采集信息录入到Excel表格里面；

如果采集时使用了“biotracks生命观察”软件，这一步就比较方便，可从电脑端下载Excel格式的采集记录汇总表，调整一下格式即可。

2.新建一个word文档。

Word版本必须是office 2010版本并且已激活，我们院里应该有采购正版软件平台的office 2010，可以直接下载激活。

其他的版本没有邮件合并功能，或者功能不可用。

3.制作采集记录签模板：

（1）设置页边距，上、下、左、右均为0.5cm；

（2）创建表格，将采集记录需要展示的内容写上去，设置好字体字号、字符间距、行间距等。如下所示：

（3）邮件合并（这一步最重要）：

依次点击“邮件”→“开始邮件合并”→“目录”，

然后，点击“选择收件人”→“使用现有列表”，

在弹出来的对话框里面找到之前录入采集信息的那个Excel表格，点击“打开”，

在弹出来的对话框选择sheet1$（我们一般会把录入的信息放在sheet1，如果子表格已重新命名，或者把采集信息放在了sheet2或者sheet3，就以实际为准；记住不要选择后缀有_xlnm#_FilterDataBase的那一个）

将鼠标指针放在第一行“采集号”后面，点击“插入合并域”，插入“采集号代码”和“采集号”；

接着将鼠标指针放在第二行“采集日期”后面，点击“插入合并域”，插入“年”“月”“日”，并在之间补充汉字“年”“月”“日”，或者之间的短线，或者斜线（因为我的原始表格里面的年月日是分开的，没有连接线，如果原始表格里面已经有，则不必添加汉字）。

依次插入合并域，完成后如下图所示：

去掉表格的所有框线，模板就设计完成了。

4.打印采集记录签：

我们打印采集记录签时，

可以点击“编辑收件人列表”，筛选原始表格中需要打印的采集记录。

然后，依次点击“完成并合并”→“编辑单个文档”→“全部”→“确定”，

等待word处理它，大概1min左右，完成后是下面这个样子：

感觉很乱对不对，那我们就手动调整一下格式；

我个人喜欢在每一页的最后加一个分页符，这样如果前面需要修改的话，不会影响到后面已经修改好了的部分。

弄好了就是下面这个样子：

最后，另存为PDF格式（Word格式容易被篡改），如下所示：

这样看起来很美观，打印出来效果也非常好。

打印时，记得横向、单面打印，并且选择“缩小过大的页面”，使用普通A4纸打印出来即可。

5.裁切

使用切纸刀裁切（如下图所示）：

我的经验是，先沿短边10.5cm（即A4纸纵向的一半）裁开，

再分别裁上半部分和下半部分，第一刀放在19.8cm左右的位置，第二刀放在10cm的位置，裁切下来刚刚好，不会裁到文字部分（除非打印机打歪了）。

然后按照下图中标注的数字，从上至下收起来叠成一摞，就是按照采集号顺序打印出来的一摞采集记录签。

以上就是我分享的使用Office 2010的邮件合并功能打印植物标本标签的方法，有需要的老师朋友们可以收藏使用。

谢智

2023.3.22于羊城