在Word这类“所见即所得”的文字编辑器中修改文字、段落格式是很方便的，但是当我们写学术论文和毕业论文的时候就会发现，用Word排版并没有那么“所见即所得”。

正文

通常我们写文章时就是新建一个文档，直接开始写，最后再根据前人的模板或者期刊的要求修改格式。但是这个时候，如果我们修改Word样式中的正文，并没有把所有的正文都改过来，这是因为当你修改格式的时候，本来属于样式中“正文”部分的文字，就会变成一个全新的样式，你可以用“选择相似文本”来看到属于这种样式的文本。

正确的做法是，写正文的时候，不要随便修改文本的格式。如果要修改格式，要直接修改样式中“正文”的格式。正文格式的修改右键点击“正文”样式，可以修改的部分主要是对齐方式，缩进，段间距，分页设置。

在毕业论文写作中，对齐方式一般是“两端对齐”；缩进中“左缩进”和“右缩进”为0，首行缩进为2字符；段间距为1.5倍行距，段前段后为0行；分页设置中取消勾选“与下段同页”，“段中不分页”，“段前分页”这三个选项。

其中关于行距的高级设置可以在“页面设置”中找到。通常毕业论文会要求每行的行数和跨度，比如每页44行，跨度15.6磅。这些设置在“页面布局”选项卡-“文档网格”选项卡中。如果选项卡中“行数”的选择范围不包含44，考虑在选项卡右下角的“字体设置”中将“字号”改为“五号”。这个修改不影响你正文和标题已经设置好字号的文字，只对文档网格起作用，其效果主要表现为对“单行行距”和“1.5倍行距”的实际距离的改变。

标题

要用多级标题，这样可以方便生成和更新目录。具体内容以后再详述。

多级标题的格式的设置（Word 2007)：选中要设置的文本，选择“开始”选项卡-段落-多级列表-定义新的多级列表，这里可以设置编号的格式，点击“更多”，可以进一步设置其他的选项，有两个选项需要注意，“将级别链接到样式”和“重新开始列表的间隔”，出问题的时候多是这两项。

如果标题前面出现了“恼人的黑点”，不要去“Word选项”-“显示”中把“段落标记”前面的勾去掉，这样我们会看不到段落结束的回车符。正确的做法是选中标题-右键-段落-换行和分页-去掉“与下段同页”，“段中不分页”和“段前分页”的勾。

页眉页脚

分节符

页眉页脚是很坑爹的部分，估计让无数莘莘学子受尽折磨。这部分是最不“所见非所得”的部分。因为这里要用到一个叫“分节符”的哥们儿，在“页面布局”选项卡中有一个小小的“分隔符”，点开下拉菜单，可以下菜单的下半部分看到“分节符”。

Word文档并不像我们看到的是一页一页来保存文档，而是用“节”，通常我们写的文档，整个文档成一个“节”，在一个节内拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。

分节符分为分页分节符，连续分节符，偶数页分节符和奇数页分节符。分节符将文档分为许多“节”，单节中的页面设置（包括文字方向、页边距、纸张方向、纸张大小、分栏，以及文档网格）可以单独设置而不受其他节的影响，所以加入分页符可以在同一文档加入多种不同风格文档。

在单节中，可以使用“首页不同”，“奇偶页不同”对页眉页脚进行进一步的“分节”处理。“首页不同”可以用来设置首页特殊的页眉页脚信息，而“奇偶页不同”可以用来实现偏向中间或两侧的页码布局和一页书名、一页章节名的页眉设置。

如果将一篇文档拷贝到另一篇文档中，需要复制后格式有可能会改变，包括页面设置，段落，字体，尤其是页眉页脚的段落设置容易被忽略。

特殊标志的插入

特殊标志的插入一般用“插入”选项卡里的“符号”和“特殊符号”，比如温度和经纬度的“°”可以在特殊符号中找到。还有一些特殊的快捷解，比如注册标志（R)可以用Alt+Ctrl+R输入。