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科研人必看!高效交流学术汇报实战手册

已有 1032 次阅读 2022-7-15 09:56 |个人分类:科研影响力|系统分类:科研笔记

学术汇报涉及研究活动中人与人之间的交流,广义来讲涵盖在听、说、读、写等方面与他人的所有交流,无论是当面的还是远程的,也无论交流的对象是陌生人还是熟悉的人。学术汇报的目的是交流思想、培养人际关系。既然是人与人之间的互动,首要的原则就是在参会和待人接物等方面遵守学术礼仪。另外,使用比论文更为精炼生动的表达方式将自己的成果用演讲稿、海报或视频等形式高效率表达出来,增加被引用频次和影响力,是学术汇报的另一个重要原则。

 

一、学术礼仪

礼仪规范是国民素质教育的重要部分。不知诚信为何物、不懂得待人处世仪节,是教育的失败。生活礼仪包括日常起居、家庭生活、学校生活、接洽公务、公共场所、餐聚饮宴、搭乘车辆、婚丧喜庆、祭祀典礼、医院探病、观赏演出和比赛、出席会议等礼仪,涵盖公私领域生活的基本要求。学术礼仪是指参与学术活动时的礼仪,大到国际会议,小到与导师或同学之间的讨论。学术礼仪与其他礼仪所不同的最大特点是处理傲慢与尊敬,具体包括以下14条准则:

1.     严格遵守时间,不能迟到和早退。无故迟到或早退被视为对活动不够重视或对对方不尊敬。

2.     发言时遵守规定的时间,不能拖延,否则会挤压下一位发言者的时间,并给主持人带来压力,引起参会者不满。

3.     开会时发言前先举手征得同意,切忌打断正在说话的人,须在别人谈话停顿时接入发言。

4.     提问言简意赅,避免从提问者更换角色变成评论者而滔滔不绝、喧宾夺主。可以交流自己的想法,但须避免单纯评论。与主题无关的问题应单独在会下交流,避免占用他人时间。

5.     回答问题前先肯定提问者的问题,以示对提问者的尊重,即使对于荒谬的问题亦应如此。

6.     主持时对会场上的熟人不能打招呼,更不能寒暄闲谈;会议开始前,可点头、微笑致意。

7.     中途离开或进入会场的时刻最好选在发言者结束后。小会上不辞而别是不礼貌的表现。大会上中途退场应轻手轻脚,不影响他人。

8.     注意肢体语言的礼貌。不要在别人面前打哈欠、频频看表、身体动来动去、把玩手上的笔、闭上眼睛休息。

9.     个别交流时切忌从后面绕行到对方面前拦路提问,应从对方侧方或后方称呼对方的尊称。

10.  个别交流距离保持1米左右,倾听交谈时应注视对方。对话时回避目光接触是易犯的错误。

11.  考虑对方感受。在交谈中如果发现对方有轻微躲闪,须考虑是否距离过近或口腔有异味。

12.  接任何人递过的卡片时,再匆忙也一定要看,切忌不看就装进口袋,这种行为被视为大不敬。

13.  学术有尊敬——让别人感到最受尊重的事情是认真阅读他的文件或作品并批注、评论和帮助。

14.  学术有傲慢——包容和理解傲慢的人,换位思考,尤其是年轻气盛而阅历尚浅的青年学生。

 

二、选择具有论文收录资格的高水平学术会议投稿

国际上的三大权威论文收录数据库是SCI(Science Citation Index,科学引文索引)、EI(Engineering Index,工程索引)、CPCI-S(Conference Proceedings Citation Index-Science,科技会议录引文索引,过去称为Index to Scientific and Technical Proceedings,ISTP)。尽管SCI和EI以收录期刊论文为主,但这三个数据库都收录高水平会议论文。向会议投稿前需要调查会议是否接受“只投稿不实地参会演讲”的模式(即Written Only),以及是否有版面费。参加学术会议一般都需要缴纳或多或少的注册费。不要相信任何所谓包检索收录的会议。为了满足单位科研绩效考核要求,同时也为了避免被掠夺性会议欺骗,需要在向会议投稿前查询会议是否被这三大权威数据库之一收录。具有论文收录资格的高水平学术会议列表的具体查询办法如下。

1.     SCI收录的会议:用机构付费账户登录Web of Science平台,在“Documents”检索栏,选择“Web of Science Core Collection”数据库,在“Editions”中选择“Science Citation Index Expanded”,打入搜索关键词,然后在搜索出的论文列表的左侧点击“Conference Titles”和“See all”,这时就可以看到发表相关论文的全部SCI收录会议的名称列表。可以拷贝这个列表到Word或Excel中进一步编辑处理。这个列表会显示有些会议收录的论文较多(几十篇),有些会议则较少(几篇),原因可能是由于某个会议与搜索关键词相吻合的论文比较少,也有可能是由于SCI对某些会议仅收录一部分高水平论文,而并非全部收录。

2.     EI收录的会议:用机构付费账户登录EI数据库,在检索栏打入搜索关键词,然后在搜索出的论文列表的左侧的“Document type”中勾选“Conference article”和“Conference proceeding”进行筛选。然后,在左侧找到“Source title”,点击“View more”,这时就可以看到发表相关论文的全部EI收录会议的名称列表。

3.     CPCI-S(ISTP)收录的会议:用机构付费账户登录Web of Science平台,在“Documents”检索栏,选择“Web of Science Core Collection”数据库,在“Editions”中选择“Conference Proceedings Citation Index - Science”,打入搜索关键词,然后在搜索出的论文列表的左侧点击“Conference Titles”和“See all”,这时就可以看到发表相关论文的全部CPCI-S收录会议的名称列表。这个列表显示的会议论文收录数量通常会比SCI收录的会议论文数量更多。

关于投稿和参加学术会议的其他注意事项,在2019年发表的一篇名为“Good Practice for Conference Abstracts and Presentations: GPCAP”的文章中有很全面的总结,内容涉及会议摘要、海报、报告演讲稿、重复报告问题、版权问题、引用问题等。

 

三、后疫情时代的常态化远程交流和学术会议

COVID-19新冠疫情对办公和交流模式产生了很大影响。过去很多在办公室完成的工作或在实地会场解决的交流问题都改变为居家办公或远程会议。网络学术会议有很多固有优势,例如减少旅行成本和时间、参会便利性、消除实地演讲的紧张感、可重复预先录制演讲、添加翻译字幕、同声传译、更多的参与问答时间、专设课题讨论群或聊天室、海报聊天频道及留言板等。诚然,网络会议使人们失去了面对面交谈的宝贵机会。如何利用网络会议的大量优势,包括字幕翻译和同声传译等优势,扩大国际间不同语言的参会范围,是非常值得考虑的。

 

四、高效交流学术思想的传统方式——学术汇报演讲

学术答辩能力是科研人员的核心学术素养之一,是构成学术能力的科研工作能力、论文撰写能力、学术答辩能力这“三驾马车”中的重要一环。学术答辩能力具体体现在PowerPoint演讲稿制作能力、口头表述能力、当场回答提问能力这三方面。

 

五、高效交流学术思想的精炼载体——学术会议海报

海报(poster)是比PowerPoint演讲稿更为精炼、但比图文摘要(graphical abstract)更为具体的可视化提炼。海报是科研成果的一张详细版“广告”。海报的观众包括想学习交流的、找合作伙伴的、招聘人手的、为大会海报评奖的,等等。海报的目的是在1-5分钟内开启对话、宣传成果、建立联系。因此,海报的设计要诀包括:(1)字大而少;(2)图表突出并简洁易懂;(3)从左到右、从上到下分栏目排版展示背景、目的、方法、结果、结论;(4)有联系方式;(5)随发A4纸小海报、名片和相关论文。

 

六、高效交流学术思想的先进媒介——图文摘要和视频摘要

为了增加期刊的影响因子和论文的被引用次数,期刊和作者都迫切希望提高论文的显示度和学术影响力。众所周知,一幅好的图片胜过千言文字,一段2-3分钟的视频又胜过百幅图片。读者喜欢通过看图片甚至视频来快速而轻松地理解一篇论文。这就是在数字时代图文摘要(graphical abstract)和视频摘要(video abstract)产生的动力。事实证明,带有这两种可视化摘要的论文的被引用次数和下载量明显高于仅带有文字摘要的论文。因此,越来越多的期刊开始重视甚至要求图文摘要,并鼓励视频摘要。最简单的视频摘要可以是作者对PowerPoint的讲解过程。更加复杂的视频摘要可以加入与论文相关的三维模型、动画、实验、现场等视频画面。许多专业学术作者服务提供定制的多媒体制作服务,可以参考。


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