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论文发表的不同阶段中,如何与期刊编辑进行有效沟通?

已有 694 次阅读 2022-6-23 11:56 |个人分类:期刊发表|系统分类:论文交流

大家都知道,期刊编辑在决定学术论文是否能够发表的过程中至关重要。然而,您是否知道期刊编辑的种类与作用?期刊的编辑分为主编(Editor in Chief)、副主编(Associate Editor)、编辑(Editor)、语言编辑(Language Editor)、排版编辑(Typesetting Editor),不同的编辑在论文发表的不同阶段中具有不同的作用。那么,在投稿的不同阶段中,我们应该如何和期刊编辑进行有效沟通呢?这篇文章来为您解疑答惑。

 

一、投稿前问询阶段

在作者投稿前,如果无法从期刊官网了解清楚期刊的刊载范围、审稿时间、版面费等关键问题,作者可以发送电子邮件致函期刊的主编进行投稿前问询。期刊的主编很多都是由大学教授兼任。如果期刊官网不公布他们的电子邮箱,也很容易通过使用他们的姓名和搜索引擎找到他们在大学里的公开的电子邮箱。 

关于审稿时间和版面费的问询,热心的主编会花时间回复作者。关于论文是否符合期刊内容范围的问询,大约一半的期刊主编愿意回答这种问题,因此作者能够避免盲目投稿而节省时间。另外一半的期刊主编不愿意回答,原因基本包括以下几种:有些主编会要求作者直接投稿,遵循正式的投稿后评估流程,而不愿意根据作者在投稿前问询信中提供的摘要和亮点(highlights)进行评价。另外少数主编则表示回复这种问题意味着某种偏倚(bias),尽管这种说辞其实并无道理,只是托词罢了。还有不少主编则根本不回复。

 

二、编辑筛选稿件阶段

当作者提交论文后,论文将被分配给按照专业领域划分的副主编或编辑对内容进行筛查,具体包括以下两类检查:(1)格式是否正确,声明文件是否齐全,是否存在抄袭剽窃现象等;(2)投稿内容是否符合期刊范围,关于论文水平(新颖性、正确性、完整性)的初步评价,英文水平是否合格等。对于第1类检查内容,有些期刊依靠编辑的助手帮助完成。对于第2类检查内容,需要具有专业知识的编辑来完成。

对于比较容易做出直接拒稿(desk rejection)或送交同行评议(peer review)的稿件,主编、副主编或编辑通常会在几天内做出决定。对于不太容易决定的稿件,有些期刊会使用两名或多名副主编或编辑对论文的内容做出初步评价,判断论文成功通过同行评议的可能性。如果多名编辑均认为稿件的水平很可能无法顺利通过同行评议,主编、副主编或编辑就会直接拒稿。

在编辑筛选稿件阶段,在论文被交付同行评议之前,如果编辑需要作者提供补充信息或做一些小修改,编辑可能会给作者这个机会,但是也有可能会直接拒稿。拒稿的署名编辑可能是编辑,也可能是直接处理稿件的副主编或主编。

 

三、同行评议阶段

当论文被提交给同行评议后,大约经过2-3名(有时多达5-6名)审稿专家的短则2个星期或长则几个月的评审,审稿意见会被提交给编辑。编辑根据审稿专家的意见做出以下决定之一:直接录用而无需修改(accepted);大修(accepted with major revision);小修(accepted with minor revision);拒稿(rejection)。对于高水平期刊,如果几个审稿专家中有一个专家给出拒稿意见,而且如果编辑认为意见合理,那么编辑很可能会遵从这个专家的意见而拒稿,不会给修改机会。当然,关于审稿意见的有效程度评判和论文的决定是由编辑最终独立做出的,审稿专家的意见只是作为参考而已,编辑并不必须采纳。

在同行评议阶段结束后最容易发生的现象是作者从投稿系统中注意到论文的状态已经从评审中(Under Review)改为同行评议结束(Reviews Completed),但是过了1-2个星期,作者却还没有收到期刊编辑的决定通知。这种情况通常不是因为编辑忘记通知,而是由于以下两个原因:(1)审稿人提交的意见不全,导致期刊编辑需要联系审稿人补齐审稿内容;(2)审稿人的意见让期刊编辑不够满意,或出现了非常矛盾的两个或几个审稿人的意见,导致期刊编辑正在追加和等待第3个或更多的审稿人的审稿意见。

如果作者对拒稿意见不服,可以按照期刊规定的程序申诉。但是,在申诉和等待仲裁结果期间,不能将论文改投别刊。一般来讲,申诉成功导致期刊编辑改变决定的可能性不大,而且容易得罪编辑,造成对以后投稿不利。

 

四、论文修改和再评议阶段

对于需要大修的稿件,当作者修改和重新提交后,通常会被相同的审稿专家再次评审。对于小修后重新提交的稿件,编辑可能会自己直接做出决定。无论何种修改,作者必须根据同行评议审稿意见和编辑的总结意见逐条清晰回复

 

五、出版制作阶段

当论文被录用后,便进入出版制作阶段。这个录用往往是有条件的,即编辑通知作者,论文已经被录用,但是需要按照某些要求对格式或语言问题进行修改。在作者满足这些要求提交稿件后,期刊的语言编辑会继续审查和修改语言。然后,排版编辑进行排版,作者需要对排版清样进行校对(proofreading)。

对于英文论文,几十年前的实践是期刊免费帮助修改英文和进行润色,消除语法、拼写甚至写作风格方面的问题。但是,近年来,期刊已经不再愿意免费帮助作者修改英文,而是要求作者使用付费服务完成英文润色。期刊推荐的英文润色机构包括期刊出版社旗下的语言编辑机构或知名的专业化语言编辑润色机构。需要注意的是,由于主编、副主编或编辑非常介意投稿时的英文水平。如果英文很差,会导致直接拒稿,根本不会送达同行评议。所以,与其将付费英文润色拖延到论文被录用后再进行,不如在投稿前就做好。

 


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