最近发现学生处理Email的时候有不少问题：先是给学生发了3封Email布置任务，但没有收到一封回信。然后，收到学生转发给我的一个邮件，转发的时候居然一个字也没写，正文留了一片空白。再然后，看到学生发给另外一个研究团队问问题的一封Email，居然没有落款，不介绍自己。
       心里一声慨叹，本来想偷懒，可是学生确实太不懂规矩，所以还得和学生们讲讲如何写Email的事情。今日的老师虽说只是拿钱教课，额外的教点工作常识也算是应该的。

**
先说说Email的好处。Email比其他各种联系方式好的地方明显的有以下几点：
   1. 方便收信人处理。电话什么的必须马上回应，Email则可以在任何方便的时候处理。
   2. 防止遗忘。QQ和微信电话，很多时候看完听完立马就忘了；而Email一般是处理完才会存档，很少出现忘记处理的问题。由于现在记性越来越差，如果有人打电话给我，我经常告诉他们要同时发Email提醒我。就我个人而言，电话或者面谈的内容基本上是撂爪就忘，而收到的Email则肯定会按时处理好。
   3. 细节准确。口耳相传很容易出错，比如要网址、文档、或者电话，Email都是最好的方式
   4. 留个备份，方便以后查询。QQ微信什么的聊天记录很快就找不到了，Email才是永久记录

       由于以上这些好处。现在，大学里和同事们的官方交流的时候Email基本上是唯一的途径。学术圈里，对细节的要求非常高，Email可以说至关重要。具体到科研合作，极少的时候，一些简短的问题可能会通过QQ或者微信发过来希望我迅速解答；但如果回复的内容稍多；我回复的时候一般会刻意的改用Email，自己留个备份也方便对方阅读和处理。总的来说，这年头，Email就是professional的代名词。大到基金申请小到中午约饭，只要与工作相关的，用Email都是合适的；相比之下，电话、微信、面谈的适用范围其实都非常窄。

**
简单说说中国学生写Email常见的问题：
  1. 没有称呼，没有落款；给陌生人写信不自报家门。写Email一定要有称呼，最后要有落款。如果是对陌生人，一定要对自己有所介绍。对自己介绍越多，对方越了解你，回你Email的可能性越大。实际上，大家经常收到Email不知道发送者是谁。既然别人不知道谁的信，不回Email也就再正常不过的。
  2. 转发Email或者发送附件的时候，自己什么话也不说。如果没什么可说的，最简单的可以给一个背景介绍：“XXX，这个是我从Y那里得到的消息，请参考。”；或者最简单的，写上“FYI”。
   3. 收到信息不回。收到Email，如果是有信息的，必须回复。完全可以简单回复 “好的。我会尽快处理。”，或者直接说 “收到” 甚至是 “谢谢”。（注：群发的邮件，很多时候可以不回）

       其实，写Email也有一个最简单的原则，如国人所谓 “见信如晤”（见信如见人）。如果把每一封Email都想象成一次短暂但是真实的会面，邮件正文如何写也就自然清楚了。如前文所说的三个情况：见了陌生人你当然要介绍自己。给别人代东西过去，你见面的时候当然要解释一下是什么东东。收了别人的文件，你会不说一句谢谢吗？

**
       另外，以前看过一段文字，说给别人留下深刻印象的最简单方法就是写一条长Email。不得不承认，读长Email常常是痛苦的事情。具体到我个人，行走江湖这么多年，见过的很多长Email都暗藏杀机。杂志发来的爆长的审稿意见自然不用多说，读起来简直让人有自杀的冲动；当年，同事向老板告我状用的就是一条超长Email。直到今天，我还记得老板皱着眉头带着无奈的眼神用缓慢的语速和我说的话：“…she wrote a really long Email…”。

       另外，所有人都应该学习在Email里通过书面语言协调多方、解释并处理复杂问题的能力。在不见面的情况下就解决复杂问题，这个技能超级有用，有机会可以细说一下。

相关专题：导师与学生
转载本文请联系原作者获取授权，同时请注明本文来自孟佳科学网博客。
链接地址：https://blog.sciencenet.cn/blog-522469-1013523.html

上一篇：青椒20：小课题组的组会要怎么组织比较好？
下一篇：青椒21：早晨收到拒稿信，于是起床跑了组半马