任胜利的编辑之家分享 http://blog.sciencenet.cn/u/rensl Email: silei10@sina.com

博文

科技写作漫谈 (50):How to chair a session

已有 10316 次阅读 2009-4-18 20:18 |个人分类:科技写作|系统分类:科研笔记

如何主持会议:Chairing a session at a scientific meeting is like so many things in life – do a good job and no one will notice you or remember your name, but do a bad job and you will be blamed for everything.

会议主持人的作用和责任根据会议类型而定,成功的关键是充分准备。

l         会前3个月

搜集会议报告人的简历、相关论著等,了解报告人及其研究主题和贡献。

l         会前2个月

获取会议报告人的论文摘要、电话和email,并与各位报告人沟通,帮助和鼓励所有报告人相互沟通演讲内容,甚至交换PPT,确保各演讲主题的相关性并避免演讲内容的重复。如果有分歧,充当调停人。

要了解报告人PPT制作的软件系统(PC, Mac)、版本、存储介质(CD, U盘等),鼓励报告人自带备用的笔记本电脑。

要确保所有报告人清楚会议的日程、各自的讲演时间(例如:25分钟的报告时间,10分钟的提问和回答时间)。要求报告人在自己报告的15分钟前到达会场。

如果需要多个或特殊的投影设备,应提前通知会议组织者。

如果条件允许,在会议的前一天召集所有报告人以喝咖啡或共餐的形式进行交流,以增进相互间的了解(请会议组织者建议并预定此类活动的场所)

l         会前一两天

如果可能,参加先开始的分会场,以了解会场、设备及可能的意外;检查麦克风是否足够,是固定的还是移动式的;会议室的音响如何,是否有声音死角;报告人还是会务人员操作投影设备;设备的功能和稳定性;听众提问时是否需要麦克风?麦克风的数量和传递是否方便;会场标志是否清楚、明显,且容易找到;出现紧急情况时能否容易找到会务人员;会议室的温度和通风情况如何?

上述情况有些可能琐碎且似乎不必为主持人了解,然而,如果不提前了解这些潜在的问题并设计解决方案,会议当天一旦出现麻烦就有可能束手无策。

主持人和组织者最为担心的问题是讲演人能否到会。应与会务组核实讲演人是否到达和注册,最好提前了解讲演人的旅程和住处安排,并提醒演讲人提前到达会场。

l         会议当天

至少要在会议开始前半小时到达会议室,确认所有的通知都已告示;与会务人员沟通,确保所有的PPT已准备好(通常是上午的会议在头天晚上准备完毕,下午的会议在当天早晨准备完毕);检查这些PPT能否正常放映,并确保会务人员了解讲演顺序;检查特殊的要求(: 是否满足多媒体放映);检查音响和激光笔(自己携带一支备用);是否有足够的水和干净的杯子;显示本分会场的主题,以防有听众误入本分会场;会前15分钟再召集所有讲演人开个短会:熟悉讲演人,介绍有关PTT放映事项; 强调时间控制并说明还剩5分钟或时间到时自己如何暗示(最好是视觉上的暗示); 鼓励缺乏经验的讲学者。

准时开始会议;会前简要介绍自己和共同主持人,欢迎听众并介绍会议大致安排(茶歇,用餐等);必要时十分简短地介绍一下本分会场主题;在各报告开始前介绍演讲人和演讲题目;确保报告人遵守时间安排,对于讨论,如果规定是10分钟,拖延的最大限度是3分钟;如果报告人不顾及时间已到的视觉提示,应打断,礼貌而坚决地请他结束讲演。

每个讲演结束后谢谢报告人并邀请听众提问或评论;可要求提问者通报自己的姓名和所属机构,确定所有听众都能听清楚问题,必要时重复一下问题;鼓励简短的提问;鼓励简短的回答;如果时间允许,确保所有想提问的人都有机会提问,如果时间不够,要留意没有机会提问的人并在以后尽量给他们机会;避免出现一两个听众控制提问的情况;如果讨论白热化,应礼节性干预;自己准备一两个问题,以防听众突然极其安静时报告人和主持人的尴尬;控制时间进度,缩短茶歇和用餐时间是令人不快的。

会议结束后要感谢报告人、会议的组织者和发起者、听众,并感谢会务人员;祝贺会议取得圆满成功。

         摘编自: Hall GM, ed. How to Present at Meetings. London: BMJ Books, 2001, 71-76



论文写作
https://blog.sciencenet.cn/blog-38899-226853.html

上一篇:科技写作漫谈 (49):How not to give a presentation
下一篇:科技写作漫谈:博文分类阅读
收藏 IP: .*| 热度|

1 刘进平

发表评论 评论 (1 个评论)

IP: 86.183.117.*   | 閻犙嶆嫹 閻犙嶆嫹 +1 [3]闁哄閰e﹢锟�   2012-2-12 19:37
闁活亜顑呴崬瀵糕偓鍦缁辨繃绂掔拠鎻掑笧濞村ジ妫跨粻顕€寮伴娑樺帓濞寸姴顑囩划娑㈠炊閽樺妯嗛柤鏄忛哺閺嬪啰绱旈幋婊呯憪闁硅埖娲滄灙闁汇劌瀚穱濠囧箒椤栨ǚ鍋撻崒婵囶仱闁绘帗鍎奸埀顑挎祰閻︾晫鎷犵€靛憡鐣遍柍銉︾矋閻ュ懘宕ラ崘顓犵畺闁绘凹浜i崐婵嬫晬鐏炶偐绋婚悷娆庢祰缁诲啴鎮鍥╃崜闁炽儲绻冨﹢渚€宕楅崼鏇氬闁荤偛妫寸槐婵囨媴閸℃ḿ妲哥紒鏃傚枙缁绘洟寮伴妞诲亾濠娾偓缁楀宕烽妸銉ュ緭濞达絽绋勭槐婵囩▔瀹ュ牏姣冮柛蹇氬煐閺傚倿鍨惧┑鍥ㄧ函濞戞挻鎸风粭鐔煎传閸稈鍋撻崒姘辩憱闁哄牊绋撳﹢鍛村礆閻楀牆浜跺ù鐘差儑缁稒绂嶅☉妯荤闁告劕鎳忓﹢锟犲礆婵犲倸姣夐柣妤€鐗忓▓鎴﹀箚閸涱厼鏋岄柨娑樻湰濡叉悂宕ラ敂鑺ョ畳闁告柡鏅欑花顒勫矗鐏炶姤鍊诲ù婊勫笒婵晠宕敓锟� 闁挎稓鍠庨々褔寮垫径濠傛櫔闁绘﹩鍨界槐婵嬪极椤掑喚鍤為柛妯煎枙閻繝濡撮崒婵嬫▼濞存粌妫庨埀顒婃嫹
闁搞儳鍋涢ˇ锟�  闁挎冻鎷� 婵炲棎鍨肩换瀣级閵夘煈鍟� :-)
闁搞儴妫勯崬鏉懶掗弮鍥╃獩濠靛倻鏅▓鎴﹀嫉閻斿嘲鐏佺€瑰壊鍠曠粭澶嬪緞濮橆厽绠�2/3鐎规瓕灏欑划锛勨偓鍦仩椤㈡垶绂嶉崱妤佽含缂佺偓瀵ф慨鍥╃矙鐟併倐鍋撻敓锟�
http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=space&uid=38899&do=blog&id=525818
2012-2-12 23:331 婵°倗銆嬬槐娆撳炊閻愬樊妲绘俊銈夋?鐎靛矂鏁嶉敓锟� 閻犙嶆嫹 閻犙嶆嫹 +1 |
IP: 123.147.249.*   | 閻犙嶆嫹 閻犙嶆嫹 +1 [2]闁哄牆宕换鏃堝极閿燂拷   2012-2-12 12:21
閻庣敻鈧稓绋婇柤鏉挎噺濞肩數鎷犳潏鍓х闁规壆鍠曢~搴ㄥ捶閵娧冩疇闁硅埖娲滄灙婵炲备鍓濆﹢渚€宕i幈绛竌il闁哄倿鈧稓鈹掗柕鍡嫹
闁搞儳鍋涢ˇ锟�  闁挎冻鎷� 闁革负鍔庨崵搴ㄥ箮閺囩妼鍦偓鐢糕偓娑氳壘缂佸銇樺▎銏″緞閸曨厽鍊為柡鍕靛灠缁躲垽寮柅娑氣敀闁汇劌瀚哥槐婕瀖ail鐟滆埇鍨圭槐锟犳儍閸曨剙顫岀紒瀣仢椤曨喗绂嶆惔掳浜i梺鎻掔箳鏋ù鐘插濞堟垹绮婚敍鍕€炴慨锝嗘缁舵繃銈归懡銈呭姕闁靛棴鎷�
2012-2-12 15:221 婵°倗銆嬬槐娆撳炊閻愬樊妲绘俊銈夋?鐎靛矂鏁嶉敓锟� 閻犙嶆嫹 閻犙嶆嫹 +1 |
IP: 119.97.231.*   | 閻犙嶆嫹 閻犙嶆嫹 +1 [1]闁告帗锚缁繝鎮介敓锟�   2012-2-12 10:03
闁哄牆顦卞▓鎴犳啺娴g懓绲瑰〒姘☉閸ゆ垶绋夐鍥跺晥闁哄倸娲╅々锕傛倷閻у摜绀夐柡鍫濐槺濞堟垹鎲版担鐟扮倒濞撴碍绋栭鎴﹀棘閸モ晜鐣遍柣顏勵槹婢规帞绮垫径娑氱闂侇喖鈧噥娲eù婊冾儏婢х娀宕欓崱妤婃У濠靛倹鏋荤槐婵嬪触閿曗偓閸垱绋夐埀顒€鈻庨垾鑼憹闁煎疇濮よぐ浣圭閵堝棗鐏囬柛鏃傚枂閳ь剙鍊瑰〒鍫曟倻閿旀寧鐪介柣銊ュ濡茬eology闁挎稑鑻悢鈧柡鍫厸缁楀倹绋夐埀顒€鈻庨垾宕囧彂闂傚懐鍋撻崹姘跺礉閻曞倻绀夊☉鎾存椤╋箓寮伴婊呮妤犵偛鎷戠槐娆撳礌閸涱喖顏柛銉︽嫕缁辨艾顕ラ崼銉︻嚊闁硅偐鍋涢崳顖炲Υ閿燂拷
闁搞儳鍋涢ˇ锟�  闁挎冻鎷� 闁告繍浜滈妵澶愬箣閹存粎鐦嶉悘蹇旂箚閻︻垱鎷呯捄銊︽殢濞戞挴鍋撳☉鎾斥攪eology闁汇劌瀚慨鍥╃矙鐠恒劑鍏囩紓渚婃嫹 :-)
2012-2-12 15:201 婵°倗銆嬬槐娆撳炊閻愬樊妲绘俊銈夋?鐎靛矂鏁嶉敓锟� 閻犙嶆嫹 閻犙嶆嫹 +1 |

1/1 | 闁诡剚妲掗锟�:3 | 濡絾鐗犻妴锟� | 濞戞挸锕g粩瀛樸亜閿燂拷 | 濞戞挸顑勭粩瀛樸亜閿燂拷 | 闁哄牜鍋婇妴锟� | 閻犲搫鐤囧ù锟�

扫一扫,分享此博文

Archiver|手机版|科学网 ( 京ICP备07017567号-12 )

GMT+8, 2025-2-3 15:25

Powered by ScienceNet.cn

Copyright © 2007-2025 中国科学报社

返回顶部