机关和国有单位里办文靠“批示”，外企维持运转靠电子邮件，二者之间的差异很有意思。前几天新加坡的电脑主服务器出现故障，我们整个亚太地区一天时间没办法收发电子邮件，工作基本处于停止状态。

批示的传统由来已久。过去大臣上奏折，皇帝用朱笔在上面批示，叫“朱批”。皇帝也不是万能的。明清两代，一般由大学士或军机处的高人们先提个方案，给皇帝打个草稿，叫“票拟”。皇帝同意了，再找人用朱笔抄上。这传统一直持续到现在，机关或国有单位里最常见的，是请某某同志阅示（向上级报的，叫请阅示；要求下级处理的，一般写请阅处；同级的可以叫阅批，或客气一点也称阅示。）所有重要的批示，都要保留存档，以备将来查阅。

外企就不一样了，有电子邮件就算落实到“纸面”上了，就说话算数而且自动存档了。比如公司同事们订机票，一般发一个电子邮件，不管我在国内国外，随时可以用Blackberry回复批准，不会耽误事。如果要等纸上的批示，那什么事也办不成。电子邮件方便，不过也有被滥用的趋势，很多人背靠背坐在一起，有事也要相互发邮件。我特别鼓励同事们有事当面谈，与国外同事打电话，实在不行（或为存档考虑）才用电子邮件。

前几天在杭州出差，浙江大学出版社傅社长请我吃饭。席间谈到利用我们新研制的工具SCOPUS给高校或研究机构进行学术产出和影响力评估，他建议我们给校长们订制一个月报，而且要打印出来的，好让领导在上边批示啊。一席谈话让我颇受启发：才离开机关几年，怎么把机关里的传统忘了呢？没有一个纸本的东西，领导没法让某某某阅处，这事就办不下去。这与外企不一样，还没有领导用电子邮件批示呢。

这件事提醒我，与机关或国有单位的领导联系或办事时，能用信件的用信件，能用传真的用传真，尽量不用电子邮件，以给领导们留有批示的载体。

批示与电子邮件各有长处，也各有短处，就看你怎么扬长避短了。