在工作中,由于信息不对称导致判断偏差或决策失误的情况时有发生。这主要源于相关负责人未能及时报告和反馈,同时也反映了一个人做事主动性的欠缺。工作、学习与生活中若缺乏自主性,事事需要在他人督促下才能完成,则离研究生的期望标准相去甚远。如果要将一件事情做好,事前做好充分准备是前提,事中及时“回报”是其关键环节。
这里的“回报”不是指报答,而是回复报告之意,即自动自发地汇报。余世维的《有效沟通》讲座里提到:如果要求别人做事情,那么必须让他养成一个习惯——“回报”。同样,研究生也需养成主动报告工作进度的习惯,这不仅体现做事的积极主动性,而且也是对导师的一种尊重,以便导师随时了解学生工作状况,及时纠正工作偏差。
然而,“回报”是研究生经常忽视的问题,很多研究生甚至根本不具备“回报”概念。为什么我们成为不了卓越的人?正是因为我们缺乏追求卓越的心态,任何事情都只做到浅尝辄止,也就难以走向卓越。那么,如何提高“回报”意识并辨别什么时间什么地点什么事情应该“回报”?
在科研工作中,有些事情需要自己妥善处理,发挥自主能动性,而非事事过问别人;有些事情研究生应如履薄冰般谨慎对待,每一环节都积极反馈信息。研究生应根据当时当境合理判断,恰当地做好“回报”至关重要。这可以从以下三个方面着手:
1 内部:摆正自己的位置,不能缺位。
知识工作者的生产力源于“做好该做的事情”。很多工作出现问题都是因为“人的问题”所引发,而非工具。随着研究生的自我意识日益强化,伴随而来的却是自我位置感日趋淡化。在日常管理中研究生认清自己的位置感,既不缺位,也不越位,是履行好个人职责关键所在。
在科研工作学习中,研究生如同杯中水一样,虽具有流动性,但受到杯子有形规则的约束。如何寻求属于自己的正确位置呢?这需要改变旧有观念,以积极主动的姿态面对工作中的难题,而非消极被动接受。一方面,需要理解及时“回报”的优点;另一方面,深刻分析缺乏“回报”造成的弊端。这样便可在行为中体现正确的做事方式。人没有生而知之,只有学而知之。只有在生活中的磨砺中,才会逐渐发现自我的认识不足所在。摆正应有的位置需要每个人的用心,学会采用自检、自纠与自改的自我管理方式。
2 外部:分析工作状况,抓住重点。
事情一定不会如你所设想的那样发展。任何事情都具有一定风险性,不会按照理想状态进行。遇到突发状况时应及时改变思维意识,积极主动应对,这实际上是进行一种事中风险管理工作。
在风险管理程序中包含以下三个步骤:
(1)风险确认:通过问“什么事情可能变坏”或“存在何种威胁”确认风险与威胁。
(2)风险量化:通过风险重要值(Risk Priority Number,RPN)量化风险与威胁。
(3)风险应对:制定不确定性计划,以应对那些不可忽视的风险。
同样,在处理日常工作中,研究生也应随时自问:“在我的工作中,哪些可以自行决断?”任何事情只有依靠主动性,才能处理妥当。研究生需要确认可能影响工作计划与实施的风险,进而量化风险发生概率及严重度,并采取有效措施加以防范。很些问题不能因为发生概率小而忽略,否则将会酿成严重后果。
科研工作中,研究生不可能事事都向导师“回报”,这会逐渐丧失导师对我们做事的信任。因此,面对问题时,我们首先需要重视思考问题的角度及方法,分析各个状况情形。如果在工作中能够抓住重点,做到事前防范,出意外状况的概率将会大大降低。
3 综合:辨别情形确定“回报”,力求有效。
做出影响整体绩效和成果的决策,必须审时度势,力求有效。这需要研究生仔细辨别事情的发展状况,在适当时机做出是否需要“回报”的决策。如何辨别情形与研究生的逻辑思维能力及既有的知识储备相关,但只要改变以前粗线条工作的方式,便会出现行为上的改善。
(1)根据各个进程点目标,做好细节计划。
(2)明确时间的消耗,系统工作,妥善利用时间。
(3)关注进程中的偏差,及时调整方向。
(4)善于抓住情形,做出有效决策并向上级报告。
按照正确方式做事才不会出现问题。在工作中,计划总是赶不上变化。计划细节永远超出可控范围之内,未雨绸缪事项的考虑也不可能一蹴而就,但危险源可以尽可能地消除。只要我们及时做好信息交流反馈工作:以不同视角关注问题,并将信息及时呈交给导师。
但科研工作中,很少有人遵循良好的做事程序。人总是存在一种拒绝成熟的心理,回避痛苦,追求快乐;总是希望能够让痛苦来临得更晚一些。但是,问题是客观存在的。如果研究生存在自保心理,害怕犯错误,不敢将问题提交,随着时间流失,只会如肿瘤般越长越大。
在“回报”过程中,研究生还需注意以下细节:
(1)“回报”内容力求简洁有效,注重寻求问题的“根本”,不能被繁文缛节所惑。
(2)“回报”形式不能只限于流水帐式报告,需以敏锐的眼光客观看待问题并进行慎重分析判断。
(3)“回报”方式根据不同时机灵活选择。对于细枝末节,可以短信、QQ聊天回复;对于举足轻重的问题,则须以邮件等正式的方式。
工作事务的管理不可能一劳永逸,但当我们具备在特定时间做正确事情的能力后,将会发现一切都变得条理化,无需左右徘徊,顾虑担忧。生活中有许多技能是相通的,如果我们能够把科学研究工作做到尽善尽美,那么其它事情也自然水到渠成;倘若我们不能致力于使科研工作卓有成效,那么我们在其他方面也难以实现高标准的目标。
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