下文原文刊载于汤森路透 stateofinnovation.com网站，与您分享有效运行机构知识库的一些最佳实践:

创建机构知识库可以展现大学师生的学术和教育工作成果。如果得到有效的运行，它们不仅能够让科研人员和学生的学术成就得以展示，同时也能体现大学的整体实力与成就。

“机构知识库使大学所从事的通常由社会资助的科研工作——特别是我们这样的公立大学的科研工作，更容易为公众所了解，总会有人以用不同的方式表示出‘这些社会资助的科研项目非常重要，我们需要更多了解这些项目的进展情况’，” 负责管理密歇根大学Deep Blue机构知识库的图书馆员Jim Ottaviani 说道。

英属哥伦比亚大学数字项目与服务负责人Bronwen Sprout补充说，机构知识库另一个重要的好处是，它们会长久地存在。

Ottaviani 称Deep Blue机构知识库有三个主要目标：其一，是保存由科研人员、教师和学生完成的学术及创造性成果；其二，是使这些成果更容易为学校师生和学术界了解和使用；其三，他们想把这些成果开放给可能没有机会到访该大学的普通公众使用。

尽管难以使用诸如下载次数和社交媒体分享次数等统计数据来衡量其影响力，但机构知识库能够提供关于访问情况和可能感兴趣的研究领域的有趣数据。

“每次我在Deep Blue中查找其他东西时，似乎都会发现一篇论文或其他内容由于已经通过推特被转发了七次，而达到了某种替代计量学（altmetric）指标，” Ottaviani说，“如果它没被分享到那些你永远想不到会利用它的人的手中，你不会知道这项研究到底会有什么影响。”

英属哥伦比亚大学的CIRCLE知识库有着类似的目标。Sprout补充说，机构知识库还能够帮助满一些对社会资助的研究成果开放获取（Open Access）的需求。

大学能够做很多事情来增加其知识库的效用。

首先是将早前的研究收录到知识库。对于刚刚启动知识库的大学，在要求教研人员贡献其新的科研成果之前，先把既有的科研成果添加到知识库中将会有助于他们了解知识库是什么、其目的是什么、以及哪些类型的研究应当收入其中。

但也许最重要的是使科研成果更易于被机构知识库所收录。密歇根大学通过消除一切障碍来帮助实现这一目标。他们没有特殊要求、没有中间媒介、不要求元数据，而是完全大众化的，但这并不会降低知识库的质量。

“学术界的‘货币’——如果这个比喻合适的话——实际并非金钱，而是声誉”，Ottaviani说，“大家都了解声誉的重要性，所以在使科研成果大众化方面需要棋先一招。”

Sprout同意需要降低准入门槛的观点，尽管在英属哥伦比亚大学，他们实现该目标的方式是让图书馆员请教研人员提供其研究成果，他们将上传这些成果并添加元数据。这有助于从事学科服务的图书馆员与科研人员建立密切的关系。

“我们通过提供大量支持，尽我们所能使之变得易于操作——把你的工作成果给我们，我们来添加元数据并帮助获得收录批准。”她说。

她补充说，关注搜索引擎的要求是确保内容能够恰当地被检索且出现在搜索结果中的一种重要途径。数字对象标识符（DOI）可以永久性地标识特定内容。

“我们想使文献资料真正实现易于查找，并被永久保存”，Sprout说，“所以我们有一个与我们的知识库进行整合的数字存储系统。”

无论其实现方式如何，有效运行机构知识库的关键都是相同的。对大学师生而言，其学术成果的上传过程必须易于操作，而且他们需要了解存档其科究成果的好处。同时，图书馆员需要努力提高搜索的曝光度。知识库的使用和影响力需要加以衡量。推荐您下载阅读《Evaluation Frameworks》白皮书，以便为您的机构知识库建立最佳实践方案。

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