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大部分的人,都需要知道如何有效的计划自己的行动。为了达到这个目的,你必须选择合适的工具,基本上现在有三种选择:1.普通纸质的记录本 2.带有快速index的活页万用手册 3.智能手机或PDA产品。
我并不是一个电子产品不适者。我曾经拥有Palm的一些产品,后来又拥有了Palm Centro智能手机和Windows SmartPhone智能手机。但是前几天,我决定改用活页万用手册,这是基于以下几点考虑:
1.电子产品更新太快,太频繁。就像我7年以前不能想象Palm会消声匿迹一样,你恐怕也很难确定7年后是否苹果还在,如果在的话,唯一肯定的是新苹果智能手机恐怕操作方式必定和现在的有所不同。那样你习惯了的使用方式一切就得重新开始。但是使用纸质的东西,不仅比电子产品提供的屏幕大,不用插电,而且你不用担心你学会的东西会那么快的变得没用。
2.普通的纸质笔记本不适合做行动规划。首先它太便宜,以至于很多人潜意识觉得不值得珍惜它们,看看自己使用过的笔记本,有多少还有大量的页面留着空白,而记录的事情又杂乱无章。其次,你无法为它们更换页面,在做会议纪录时,首先必须花费好几秒钟翻找到下一个空白页,而当你需要建立一个计划或者“代办事项清单”的时候,你又很难把它们和前后大量的会议记录区别开来。
接下来,很自然的,活页万用手册就变成了唯一的选择。基于我个人的经验和使用Palm产品的经验,我是这样使用万用手册的:
把手册分成几个部分:
a.计划:(planning)在这里万用手册有月历和周历。我习惯在月历中标明工作日、假日和出差时间安排。 在每周计划部分里,粗略写下每周需要完成的事情。
b.为执行计划分配时间:(这种万用手册带有每日日程安排 appointment页):每天总免不了接到通知,明天需要参加某些简短的工作会议,或者有联系人电话约好要来洽谈。在知道这些具体的时间后,按照时间表把事情写下来。,配合手机的闹钟,让自己不会错过时间。
c.跟踪你的进度:(待办事项清单)一些简短的事情可以即刻完成,比如参加某个会议,只要你到场了,大多数会议都得开完。但是某些事情就不是那么简单了,比如你需要负责开发某个软件,或者写一份报告。此时你需要建立一个待办事项清单(todo list),按照优先级排列,重要的事情把它标红,不那么急迫的标绿。一旦完成一项,就把这个勾掉。
d.会议记录或备忘录(memo):顾名思义,每个人都做过,因此不用说了,但是注意,如果会议后形成了你必须要做的事情,请你在回到“计划”,把这些事情列入计划。
e.想法,点子:每个人有时都有某些很棒奇思妙想,如果不记录就很可能忘记。
f.通讯录。虽然手机已经有通讯录了,但是你仍需要一个纸件的备份品。
好了,关于万用手册(organizer)暂时就先些这么多,对这个话题感兴趣的读者,请自行搜索GTD (GET THING DONE)的概念,希望会对你有所帮助。
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GMT+8, 2024-10-19 23:35
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