博文
时间管理与工作效率
||
时间对待每个人是公平的，每天都是24小时。但是每人对于时间的运用却大不一样。有的人工作效率很高，在许多繁复的工作中游刃有余，而有的人却经常在感叹中让时间不知不觉的流逝，总是感觉没有做多少事情日子就一天一天的溜走了。本文的目的主要在于总结一下自己和身边的同事在工作过程中对时间运用的体会，是对自己的一个提醒，同时也希望能把自己的亲身体验教授给学生。
我们在工作中经常遇到的问题是事情太多，不知从何做起。还有的情况是不断有新的紧急任务打断现有的工作。此外，琐碎的事情太多，经常忙于尽干一些琐碎的事而把正事耽搁了。最后就是干活的效率不高，方向不正确，经常是出了错然后重新开始。
我的体会是:
1. 尽量安排整段的时间（我推荐的时间是上午，精神最好效率最高的时候）去做那些重要的需要长时间完成的事情（例如做研究写论文）。
2. 一些重要的事情可能不是一天能完成的，那就安排连续的时间段（例如几天到一两个星期）来做。
3. 学会把很重大的任务划分成若干几个小任务，每个时间段完成一个小任务，然后进行一两天的休整。
4. 学会科学地安排时间，如果一项任务不可能在你可支配的时间内完成，就先不要开始这个项目。例如如果任务A需要至少两天的时间才能完成，而你目前只有一天的时间，明天必须去做另外一件事情（任务B）。在这种情况下，不要赶着去完成任务A，而是合理安排好时间，让自己能挤出两天的时间再来完成它。工作有先后！
5. 在重要任务之间的休整间隙期间可以做点其他的事情，例如比较轻松不太伤脑筋而且短时间内可以完成的工作。
6. 一些琐碎的事情最好不要在上午的黄金时段进行，而是利用休息的时间来做。当你集中精神高效工作了一两个小时以后就需要休息调整一下状态了，给某人发个邮件，打个电话，或者买点东西，去趟银行这样的事情可以在这个时间进行。
7. 考虑自己的工作容量，手头上同时进行的任务（我指比较重要的任务，不包含一些琐碎的事情）不要超过3项。如果目前面临超过3项任务，就必须把一两项非紧急的任务安排在另外的时间段来完成，同时尽快安排时间集中完成那么1项相对容易完成的任务。工作既有先后，也有时间上的取舍！最理想的状况是每天集中做一项工作，当然，其他的琐碎事情是可以同时进行的，因为它们琐碎得无伤大雅。
8. 建立一个明确的，有助于顺利执行的日程表，标注好每项任务的起止时间来给自己作提示。同时，跟进任务的完成进度状态也很重要，用一张纸把自己要完成的任务列出来，每完成一项任务就划去该项任务。
如果在工作中能按照上述的几点来安排自己的工作，就会感觉比较轻松的。那么如何能够做到这几点呢？下面这个表格是关于时间管理的文章中经常看到的：
|
重要，紧急 |
不重要，紧急 |
|
重要，不紧急 |
不重要，不紧急 |
按照需要完成的任务的重要程度和紧急程度可以分为四类：重要而紧急；重要但不紧急；不重要但紧急；不重要也不紧急。按照我的理解，重要的任务是必须要完成的，紧急的任务是有截止日期，而且截止日期和完成任务所需要的时间相比没有太多富余的情况。
为了做好时间的管理，首先把自己的任务按照上述四个类别进行分类，然后就容易安排了，原则如下：
1. 优先做好重要的紧急的事情。这一般是指突发性的的任务。在这种情况下，我会马上放下手头上正在进行的事情，集中精力完成之。这种情况不会经常出现的。一旦出现了，就要慎重处理，不能自乱阵脚。
2. 对重要但不紧急的事情要做好计划，合理安排时间去做。这类任务是最常见的，必须在一个截止时间之前完成。但是如何安排在接到任务到截止日期之间的一段时间是很重要的。这种情况下，我们一定要做好计划。可以按照如下步骤进行。首先估计完成这项任务所需要的时间（要预备得宽松些），然后在截止日期以前安排相应的时间来完成此项任务。请注意在做计划的时候，你计划的完成时间一定要安排在在截止时间以前的一周之前，以防出现紧急事件需要处理而不能按计划完成。如果在执行任务的过程中出现一些紧急情况耽搁了一些时间（如前文中提到的1.必须停下手头上的工作去完成），则尽量把进度赶回来（该加班的时候就加班）。而且，如果提前完成了任务，就可以把空出来的时间做一些自己感兴趣而在计划以外的事情(例如写博客)，或者休息一下了。制定好计划对我们做好任何事情是非常重要的。不要等到最后的截止日期到来才想起要做的事情还没有做完。如果每件重要的任务都提前做好了，就不怕出现重要并且紧急的任务而我们无法抽身完成了。
有一些任务是属于常规的，例如每年的总结，报告等。不要等领导下达任务才开始做（这个时候就会变成是重要而紧急的任务了），应该在平时就注意有计划有步骤的进行。
3. 对于不重要但紧急的事情，一般来说很快就可以完成：可以委托别人去做，或者在紧张的工作之余休息的时间去做。总之每天在脑里想想要做的事情，然后找个时间尽快去完成就是了。
4. 对于不重要也不紧急的事情，就随心的用空闲的时间来做。但是也需要有个计划，不能让自己在空闲下来的时候把要做的事情忘记了。否则，连在空闲的时间都不能完成的这些不重要的事情，日积月累，由量变到质变，不紧急的事情就会变成不重要而紧急的任务了，甚至可能变成重要而紧急的任务。
此外，作为会管理和掌握自己时间的人，也需要养成习惯，让别人了解明白你的计划和进度。当你接受一项任务的时候，需要告诉给你布置任务的人，你大概在什么时间完成此项任务。这既是对自己工作计划进度的监督，也是对别人的尊重。这种习惯这对于和别人合作是非常重要的。例如我在与合作者进行工作的时候，我们经常需要分工合作。这种情况下，每当我收到合作者的邮件，我都需要看看我下一步需要干什么，我需要多少时间可以完成，或者合作者希望我在什么时间之内完成，然后我会马上回信告知：（1）我已收到来信，（2）我明白我的任务，（3）我计划在什么时间开始，什么时间完成。我的合作者也都能做到这一点。有了这样的习惯，大家的合作过程就非常流畅。因为每个人都和不同的人合作，还有很多事务性的事情。当我把计划告诉他，他就会根据我的计划去安排他的时间。
下面是我在时间安排方面的几点做法，希望能给各位读者一点借鉴：
1. 通常我把研究和写论文的时间安排在上午。
2. 一般把会见学生和讨论问题的时间安排在下午。
3. 检查工作进度和安静思考问题的时间则安排在晚上。
4. 每天起床以前早晨花两分钟时间想一下今天需要进行的任务。
5. 写论文初稿的时候我会安排一到两周时间进行。在此期间的主要工作就是写好这篇论文，而尽量不去想其它问题。论文的初稿是很重要的，一气呵成更能事半功倍。
6. 不同时写（或者修改）两篇论文（我曾经做过这样的事情，同一时间展开两篇论文的工作，结果发现自己很累，工作也没有做好）。而是先作完一篇论文，然后再开始做另外一项工作。当学生和合作者多了以后，经常会有两篇甚至更多的论文任务同时到达我手上，需要修改或者进行写作。在这种情况下，我就先做个计划，排个先后顺序，而不是急着要完成任务而全面铺开。
7. 备课的时间我通常安排在周末。每个周末至少有一天用于备课，而且备课的内容一定要比课程进度提前至少两周。
8. 安排固定的时间进行身体锻炼，而不是等有时间才去锻炼。一般来说，预先安排好的事情才可以坚持下来。如果等有时间才去做的事情，通常会变得可有可无，难以实现。
9. 最后一点提议，连续工作一到两个小时后就要休息放松一下。利用这个时间查看以及回复邮件，打电话，出去散散步等。有必要的话要补充一些能量，喝杯水，茶或者咖啡提神，又或者吃些水果和小点调节一下体能以提高工作效率。
最后，对于如何提高工作效率，我的体会只有一点：当你专心做一件事情的时候工作效率就会很高。因此，专心工作的时候要排除一切干扰，例如关上门，没有必要的时候不要上网，不要看电子邮件，甚至手机都关了。
https://blog.sciencenet.cn/blog-267716-592827.html
上一篇：《Science》：通过重建和扩展数学模型学习生物
下一篇：暴雨过后，我们这些科学家伙该做些什么
