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什么是管理?凭什么管理?
为避免不必要的麻烦,文章中只说企业。企业首先是产权问题,企业所有权归股东,那么股东可表达自己的意志。我们假设股东希望企业好好发展。在此假设下,股东就会设法促进企业发展,管理好企业。因为企业人多,或者个人能力有限,或者股东人很多,就要建立管理机制,聘请管理人员。管理人员按照股东的意思发展企业。
以上说明了一点:股东是主导者。如果股东觉得自己无所谓,不在意,就想着把企业做烂,就是另外一件事情。在本文中,主要论述:企业如何向好的方向发展。
管理的要求
存在着各种的组织理论,企业中存在“组织架构”,包括“机制”、“流程”、“角色"。为了适应快速变革,“组织架构”就要敏捷、灵活,需要考虑的内容如下:
安全性(Secure)。安全性非常重要(不能泄露机密)。管理工作是安全可控的,而不是易于出错的。比如出现错误指令、信息出现矛盾、出现管理死角,都会带来不安全。
可伸缩性(SCAlable)。在管理任务增加很快的情况下,保持合理的性能。适应管理的需求,能快速扩展。管理体制不能因为突发的任务,而崩溃。也不能因为某几个人休假,工作无法推行。
可定制化(CuSTomizable)。对一些特别的管理需求,可定制化,可进行调整,比如常用的财务管理、人事管理等比较固定,变化不大的管理内容。
可扩展性(Extensible)。应当允许导入新角色、功能,从而对现有组织的功能和性能进行扩展。
可维护性(MAIntainable)。一是排除现有的错误,二是将新的需求反映到现有系统中去。一个易于维护的组织可以有效地降低管理成本。
客户体验(Customer Experience)。组织外的人,内部的人有很好的体验感觉。
时效性(Time)。面临同业竞争,以最快的速度争夺市场先机非常重要,必须保证时间性。
敏捷管理的要求
管理的核心是:信息、权力、制度、原则、流程。管理应该握住:制度、原则、流程是否足够弹性、灵活。很多人不愿意到政府部门办事情,很重要原因在于“制度、原则、流程”僵化。说起来,就是为了预防万一,需要各种材料。而实际上,很多都是重复材料,而且各级政府部门都有,确需要我们办理证明。例如孩子上户口需要结婚证,政府部门明明有是否结婚的信息,可是他们不共享,偏偏需要办事的人拿出结婚证明。比如有的人是残疾人,在一些情况下需要残疾人证,但有些部门是认证不认人。
敏捷管理还要处理好权力问题。权力可以成为阻力,也可成为助力。在很多人看来,权力是分派任务,是管理人员,做计划,做协调,做指挥,做监督。可权力的重要工作是“带来灵活性、扩展性、伸缩性”。比如说一个人没有身份证,按规定是不能入住酒店的。但是管理者可以通过把入住者的照片发到警察局,经确认后允许住宿。根据工作流程,都需要一级级进行,可是为了进度,不得不以个人进行担保,允许一些工作提前进行。
在企业中,应该存在着信息管理,确定散布范围,信息可查询性,信息正确性、信息存档,做到信息共享,避免信息死角。
敏捷管理的第一条:拥抱变化、时刻准备变化、适应变化,具体如下:
1、组织的角色、流程、制度简单化。为了避免风险,延长了管理流程,制定流程谨慎小心,导致复杂无比,而敏捷管理就是简单。流程可以根据“时间、客户要求”等等变化。这就是说在不成熟的情况下,仍然可以推动,而不是等到完备。
2、团队协作。团队进行,一专多能,每个人能适应多种角色。权力可共享、工作可共享、成果可共享,共同承担责任。
3、原则管理。减少硬性的东西,以原则作为管理的手段。
4、专门的信息服务。信息要及时通达,有专门的信息管理部门,保证信息流畅通。说的简单点,就是变化时,信息能够通达各方,能及时变化。
5、集体担责。共同决策、共同工作(小团体)
6、经常总结。每周、每天都要总结,对工作进行分析,找出可能的遗漏
7、持续“重构”。根据总结结果,经常进行重构,使角色和流程更加清晰、干净。对于整个企业,也要进行经常的重构、总结。
8、信息交流的格式化,规范化。为了保证交流方便,需要设置标准的沟通格式、样式。
9、建立企业文化。企业文化可以认为是总的原则。比如客户利益与员工利益冲突怎么办?客户需求与技术需求冲突怎么办?以客户为中心的文化,员工让步、技术让步。员工让步,以后补偿。技术让步,以价格补偿。比如,一位领导在会议上批评了某个人。文化决定了如何解释:1、领导的爱护;2、领导的责难;3、领导让他快点辞职;4、领导让大家引以为戒;5、领导要让他升职。
10、建立处理问题的方法集。比如常见的管理策略、方法、模式等等。
11、基于内容的管理。很多工作是形式工作,比如财务报销是不是有领导审批。单位盖章是不是有对应权限的审批。基于内容的管理就是根据内容决定如何处理,而不是硬向流程上套。比如说根据财务制度,需要合同才能开发票。不过,根据内容可以放开一些,比如金额非常小的情况、或者有合适的人背书的情况。
敏捷管理就是与狼共舞,不是说一个人犯了多少错,而是说这个人做对了多少事情。出错很正常,不犯错的是上帝。问题在于我们犯错后怎么做,以及我们的成绩。
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