科学合作中，视频会议确实不能算是新内容。由于地理距离以及国际科学物流基础的原因，研究人员之间一直都在进行远程互动。然而，当前的环境迫使远程视频会议成为我们工作流程中的常规组成部分。在科学界调整其工作流程以适应COVID-19疫情的同时，学习一点关于如何改善视频会议体验的知识将极大地提高工作效率。

选择视频会议的硬件设置

有一些基本的硬件配置对视频会议的体验起到决定性的作用。

花点钱购置一个麦克风还是很值得的。对于大多数台式机或笔记本电脑用户来说，电脑自带的麦克风的性能顶多达到“刚刚够”的水平。外接麦克风价格并不贵，但是可以确保参与视频会议的每个人都能获得良好的音频效果。如果您会从不同地点接入视频会议，麦克风的作用就尤其重要。声音质量将随您周围环境的参数而变化；例如，房间大小、建筑材料和环境噪音都将影响音频的拾取。投资一个麦克风，可以为其他与会人员提供更稳定的体验。

扬声器和耳机也是同样。因为不同扬声器的音频性能存在差别，有时候耳机是非常必要的。会议和网络研讨会涉及多个用户，因此无法控制每个用户的音频设置和音量。选择一幅高质量的耳机，会议中即使遇到最糟糕的音频您也仍然可以听得清楚。

针对视频会议的计划和准备

无论您是参加会议还是网络研讨会，都应该为预期的互动做好准备。视频会议的动态性与现场讨论有所不同。大多数视频会议软件会将屏幕视图切换到活动发言者，并且会议中各用户之间存在音频或视频延迟。因此，必须使每个用户有机会充分讨论他们的想法，并应事先制定计划以将讨论移交给每个发言者。在会议准备环节需要考虑以下事项：

1. 选择一个主持人来主持会议的开始，并提供一段介绍和讨论以引导与会者。

2. 选择与会者自我介绍的顺序。

3. 制订一个大概的时间线，分配时间给每位与会者发言。每个人都应该知道同事的发言会涉及什么，这样他们就可以计划好自己的回应或讨论，而不至于谈话中与会者之间相互打断。

4. 制定一项策略，确定将由谁来结束会议，以及如何在演讲者和听众之间开展讨论。

需要注意的情况和视频会议的功能

以下是计划和进行会议时需要注意的事项：

• 确保您了解音频和视频的静音功能。

• 除非有特殊理由，否则请打开视频。肢体语言对于传达对话意图和保持演讲者之间的互动是很重要的。

• 了解聊天功能以及谁能看到您发的信息。

• 屏幕共享工具有强大的功能，同时有许多选项。无论您想共享整个屏幕还是单个应用程序，确保您显示的是您打算共享的内容。

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