如何制作邀请函

有一种文件要求分发给不同的个人，而文件的内容有一部分是相同的，另外一部分是不同的，而且不同的内容却有着相同的属性。例如结婚邀请函，邀请函的背景一样、结婚者姓名一样，结婚地点一样，祝福内容一样，但是邀请对象不一样。会议邀请函也相同。还有学生成绩单，给每一个学生发放自己的成绩单，他们的学校一样、班级一样，考试的门类一样，成绩单的样式一样，但是成绩不一样，学生姓名不一样，学号不一样。又例如建筑工地的施工验收单，总承包单位一样，工程项目一样，监理单位一样，施工单位一样，设计单位一样，但是验收的楼层不一样，部位不一样，项目不一样。又例如，发一个通知，内容完全一样，但是通知对象不一样。那么，这种情况下如何高效快速地制作出大量内容部分相同的文件呢？

这种文件的制作需要在microsoft word软件或者国产wps中制作，需要制作相同的部分，并且对内容进行装饰；但是不同的部分需要调取microsoft excel软件或者wps表格。需要把wps表格中的内容作为一个“域”插入wps中，两个文件的联系需要使用wps的邮件功能。

现在我们来举例说明，假如需要制作一个学生成绩单，这些学生比较特殊都是三国名人。如下图

制作的对象如下图

制作的目的是在wps的表格中加入每一个人的信息，然后发送给他们本人。此时打开wps，点击菜单上的“引用”按钮，出现引用界面，如下图

 然后点击最右面的“邮件”，出现邮件界面。如下图：

邮件界面上有“打开数据源”，“收件人”，“插入合并域”“查看合并数据”“合并到不同新文件”等等功能按钮，每一个都有用，而且是从左面到右面流水操作。

首先打开“打开数据源”，会出现一个“目录对话框”，在文件目录中找到需要插入连接的文件。点击打开，如果打开正常则不再现实提示，如果打开不正常，则会现实“wps无法打开数据源”，无法打开的原因一般有两个：一个是excel版本太高，不兼容，此时需要打开低版本的excel表格文件，另外一个原因是文件正在被其它文件占用，必须解除占用才能打开。“打开数据源”可以打开的文件类型有microsoft excel文件，wps表格文件，系统自带的写字板文件，打开写字板更加容易方便。打开文件以后不再提示，但是可以在“收件人”按钮中查看，如果能够正常查看，则可以进行下一步。把鼠标放在需要插入的文件位置，例如“姓名”位置，点击“插入合并区域”，打开一个对话框，找到相应的标题，例如“姓名”，点击即可。然后退出对话框，再点击另外的位置，例如“学号”，再打开“插入合并区域”，点击对话框中的“学号”。依次输入完成，此时并不显示每一个人的信息，仅仅显示带有双引号的字符，如下图：

此时点击“合并到不同新文档”按钮，电脑会自动的生成许多单独的文件，要求存放在一个目录中，它会出现一个对话框，要求更改文件夹目录位置和名称，新建一个文件夹“学生成绩表”，确定以后，等待一会就会自动生成需要的文件。

如下图

打开其中一个文件显示的内容就是我们需要的内容，如下图：

这样，我们就制作成功了一个可以分发给每一个家长的，十足个性的成绩单。而且这些成绩单的文件名称都和内容完全一致，而且文件名称也是自动生成的。

用这种方法制作邀请函，工程检验单，员工出入卡，会议通知，学生成绩单，员工工资条都非常方便。