博文
德国之行三——细节决定成败
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我去德国开会是从今年七月份开始启动的，那时我对于德国的情况不熟悉，好在科学网上有许多在德国生活和工作过的朋友，我就看他们写的博文，让我长了不少的见识。另外，我自己也写过一篇“如何付小费”的博文，得到博友们的许多回复。这些无疑对我到德国开会起到了相当大的作用。
可是要想真正成行，关键不在那些“知识”而是在于“行动”。在行动中，细节是决定成败的关键因素。我这个人向来比较谨慎，所以行事也就格外小心，把需要做的事情列出来。但是有许多事物是超越我的能力的，办理各种手续就是其中之一。那只有根据单位的规定来做了。这方面单位也是照章办事，有现成的“模板”，照着模板填写材料，然后一关一关地过。到了九月六日，终于有了阶段性成果。单位通知我拿一千元钱供签证之用。看来我这次是瞎子磨刀——快了。但在签证之前，还必须填完好多所里需要填写的材料才能上报到院国际交流局。那么都有些什么表格呢？还真别说，不少！
我们中国社会科学院要求填写致使馆的“签证公函”一份，必须要在这份公函上注明应谁邀请。我觉得注明应谁邀请大概是个很有趣的现象。既然出国肯定会写谁请你去的，难道还有自己邀请自己的？那是自己去外国旅游，而不是开会。这份材料是定制的，只需按照上面的规矩填写就行了，不难吧。再就是“申请签证事项表”这不是给使馆的，而是单位留着的，从这份表的内容就可以看出，什么派出部门、审批部门（此栏中含有政审部门的文件批号）、国外邀请人的基本情况、出国事由、出国团组名称（我这次就一个人，可以叫独立团，呵呵），最后是启程日期，抵离日期和航班号等。这份表成为“签证事项表”格式也是固定的，照着要求填写即可。院里的文件就是这些，接下来则是我们所的。
研究所这方面首先要求的就是申请表（2份），这份表不是所里给的，而是要到德国大使馆的网站，根据要求一项一项地填写。最后提交后会生成一份pdf文件。拿这份文件直接打印就行了。这份东西挺不好填，非常细，什么东西都要填写。我要根据它的内容逐项逐下面把它们写好，然后再到网上填。终于，这份表格算是填好了。拿到外面的打印，这里面有个小插曲，我自己没有打印机，往往有什么东西都是拿到外面去打。这次也同样，文字部分是没问题的，可是表格后面有条形码，外面的打印机就不行了。我想街头的打印店一定是为了节约成本，自己灌的墨粉。这份表格拿到院里后就给退回来了，问题就出在这个条形码上。整个是无法被辨识。只好用找到公家的新机器打印，这回算是清楚了。在这份表格上要有有照片，我照的相片原来在这里要用二张。
其次就是邀请信，我在向所里提出申请出国时，曾有一份对方的扫描件。但这是远远不够的，大使馆签证必须要用原件，也就是那种我们通过邮局邮递的那种。而这对方也考虑到了，毕竟人家也是办过会的，知道签证的一些就里，在这之前就将原件给我寄来了。我在向院里叫材料时，院里说这份邀请信是不退给我的。我心里想，要的就是你不退给我，否则我还要你们办什么签证呢？
大使馆签证的材料还需要一份对方寄来的旅馆预订单。按理说这也不困难，尤其是我自己掏钱，更没问题。但是这回是大会赞助我的住宿，所以还要让大会提供这份文件。由于九月份我们有个中秋节，是法定假日。所以我就希望对方能尽快在此之前将这份旅馆预订单搞定。对方却不温不火，来邮件说没问题，会来得及的。我这个气啊，你说能来得及，我这边呢？但没办法，只有等。好在对方在中秋节前把这件事情落实了，这份文件无需原件，扫描的就就行。旅馆便发给我了一份扫描件。
最后一件就是要用所公函用纸写的一份“单位英文派遣函”，我们这里要求主管外事的副所长签字，还要盖上单位的大圆巴巴。给了我一份“样本”，我一看，还是要我做一些简单的替换练习和小的修改。样本函的主角是位女性，那我可要格外仔细，把所有的her都改成his，以免闹笑话。这份函件的内容不外乎是说xxx是我所的“大腕”，受到xxx的邀请去开会，到贵国我们保证他遵守当地的法律，以及会按时回来并给他保留原来的职位，云云。
这样应该就行了吧。没有还有呢，那就是我在外面的行程安排。从几月几号到几月几号干什么，什么时候走，什么时候回。一切都要明确，我想这就是走公派的麻烦，难怪有人觉得繁琐呢。那么这些都是院内可以解决的。还有院内无法解决的，那就是买保险。下回再谈这件事吧。
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