加州大学伯克利分校的预算简介（2）

文 | 贺飞 （北京大学）

第二部分 基本措施和价值导向

2012-2013财年，伯克利公布了该校第一份全资金预算计划，使得全校能更好地了解学校现有资源。尽管伯克利随后持续改进其预算工具、方法并不断加大培训力度，但新系统和新的预算程序尚未完全建立。但不管怎样，该校引入新工具、技术和工作理念十分有意义，这项改革在今后若干年对于该校也将十分关键。

在该校新的年度预算中，除了继续执行CalPlanning系统并改进其运行外，伯克利还投资Cal Answers，使其成为帮助资源有效分配的一种决策工具。

预算中所谓的“控制单元的校园支持”是指学校获得多种资金来源，合并后分配给控制单元作为学校支持。所谓“学校支持”，其绝大部分来自学费和州政府的一般资金，其次是间接成本返还、投资收入、销售和服务收入以及慈善捐赠等。

2.1 投资开发资源分配工具

伯克利在其年度预算中持续承诺改进其基础设施，将资源投向急需的关键领域。该校认为需要仔细优化当前收入，恢复收支平衡，确保满足当前和今后相当长时期的使命需求。因此，学校投资开发诸如Cal Answers和CalPlanning等规划决策的系统工具，帮助各单位更好地从战略层面审视校园资源，作出科学决策。从实施效果来看，这些对校园收支进行战略管理的工具能有效跟踪财政绩效，但运行中也发现需要更好的指标来联系绩效和战略优先方向的执行等问题，尚需进一步改进。

2013-2014年度预算的显著变化包括：

(1) 提供更为详细的财务数据：提供校内各单位详细的CalPlanning预算数据，并进一步改进数据质量，全面审核校内预算，每一季度末能核算变化，并且数据不断更新。

(2) 广泛讨论：预算团队同各学院院长及其管理人员讨论其所在单位的财政状况、防控措施和权力；同时各单位也都十分注意增收措施。

(3) 建立联系：预算办公室同校内各单位建立广泛的合作关系。

(4) 改进财务规划和管理：简化财务管理，支持更有意义的数据报告，简化并标准化财政结构树，明确每一账户的拨款用途。

(5) 提升对其他部门数据的获取权限：投资建设Cal Answers信息系统，使得各单位能方便获取校内学术单位数据(如学生、课程、学位授予和产出等)以及其他校园的数据(如采购、职员)指标。

今后仍待改进的包括：

(1)该校自本年度开始审核各院系并合并财务，但这是许多院系第一次看到起其历史完整的财务数据，需要进一步整合数据，进一步优化资源同其使命的结合。

(2) 做出重要取舍：预算最终是为了资源优化分配，学校确定需要进一步分析增量预算，引入更具战略性的预算过程，确保这类优化成为每一组织的标准程序，使其充分了解总体资源现状。

(3) 提高可靠性：强化预算过程，帮助各单位改进对其财政现状的了解，从而更好决策。从总体上持续改进预算技术，使得每一轮的预算和实际状况的差距更小，这一状况将继续下去。

2.2 五大价值导向

伯克利的预算形势面临着严峻的挑战，学校当前总收入中来自州政府经费的比例比五六年前大幅减少。伯克利认为，只有稳定的财务模式才能让师生更好的保持卓越，近年来启动一系列开源节流举措以应对财政危机，并不断建大评估投入效果的力度，改进预算流程获取精确及时、有意义的数据有效评估实施进展。为此，伯克利启动了“文化校园”（CultureCal）头脑风暴活动，活动持续多周，提出以下5大预算运行原则。

支持决策

随着CalPlanning规划工具在2012年春广泛采用，新成立的财务分析和规划办公室开始组织系列工作会来推进工作，帮助各单位重组其规划流程，学习如何将财务数据转化为支持有效决策的信息，使之最大限度的发挥作用。目前来看，这一转型既提升了员工素质，同时也改进了各部门数据质量。

2012财年，伯克利宣布启动其中产阶级获取计划（Middle Class AccessPlan，MCAP)，这是公立大学一项历史性计划，为来自中产阶级家庭的学生提供其所需的财务资助。第一年有2500名学生获得资助，此外还有7900名学生获得加州大学其他计划资助（UC Blue and Gold Opportunity Plan），来自加州的本科生如果其家庭收入不超过8万美元，大约38%的本科生不需要缴纳学费，超过1.8万本科生还获得不同程度的资助，伯克利毕业生在美国大学协会的公立大学中的债务程度也是最低的。

创新工作方法

2013财年学生资助信息通过Cal Answers系统首次向全校开放，数据不断更新，为各单位学生资助提供服务，优化学生资助体系。近期投入使用的人力资本规划（Human Capital Planning，HCP)，将有助于伯克利改进其人力资源规划工作，分析和规划各单位和全校未来薪酬福利支出的需求。运行卓越（Operational Excellence，OE)系统将有助于优化管理，降低成本，评估和提升各单位创业活动。

简化办事流程

伯克利校内管理单位遍布各建筑楼群中，造成学生的不便，需要改变这一状况。因此，伯克利在 Sproul Hall中启动建设一个新的学生中心，并即将投入使用。这一中心为学生提供“一站式”服务，学生在此可办理注册、财务等全部业务。

下图是学生中心的网页(http://studentcentral.berkeley.edu)。

伯克利自2014年开始启动另一项关键基础设施项目来简化全校的财务报告，即简化的一层式财务账户(COA)，极大地便利了各单位报告和分析。项目团队同3到5个科室合作重新设计组织层级，更新了校内43个系统，这一变革节省了五分之一的人力，有利于将财务数据同其他事业发展指标的结合。

校园共享服务（Campus Shared Services，CSS)启动运行，将部分校园管理职能从分设单个科室整合在一起，简化办事流程，提升专业化水平，更为高效地为全校提供便利的服务。

加强沟通

伯克利长期以来有听取学生意见的传统。2006年秋成立了校长学生服务和学费咨询委员会(CACSSF)，为校长相关决策提供咨询。这个委员会由主管学生事务副校长和学生共同担任主席，成员有许多来自学生会，研究生会和学费委员会。此外，副校长还指派来自学生服务部门和学术评议会的代表。这一构架有利于学生参与各项事务，确保学生服务费用公平分配。作为2014年预算过程的一部分，CACSSF建议新的一次分配250万并继续分配100万给25个学生服务项目。此外CACSSF还批准一次投入16个项目。伯克利通过这一透明决策机制，真正做到以学生为中心的服务落实到位。

任何新系统成功执行都得益于最终用户的参与。CalPlanning系统也不例外，其启动之初就有来自校内各单位的代表。未来两年这些成员每月或两月定期开会，为开发团队提供反馈，同时担任联络员的职责。

关注服务

科研是教师校园生活的关键部分，了解其项目的状态信息十分关键。让财务信息能被非财会人员容易理解很有必要。这也是学校为PI们推出新的在线Cal Answers模块的原因，称为PI投资组合。计划2014年初启用，可让教师一次性获取其所有项目的关键信息。功能包括一个汇总表，使用条形图容易地比较即时支出和最终结题状态，其他表格可以让用户挖掘分析细节，如项目、合作PI、预算、成本和结题日期等。

此外，伯克利原有的学生信息系统目前已经过时并且过载，替代系统目前正在设计阶段，该校将重新设计所有要素让学生能更方便使用。

(未完待续)

（欢迎个人转载朋友圈，其他转载请联系作者授权）