哥伦比亚大学院系和候选人准备Tenure 任命的相关规定

贺飞  北京大学

(hefei@pku.edu.cn)

【按】博主在前面的博文中，已经详细介绍了哥伦比亚大学Tenure任命的通用政策和程序，以下部分接着详细介绍一下tenure档案材料的准备。博文的最后包括一份提交档案材料的说明和一份所需材料的检查清单，以及相关附录材料的目录（附录内容略去）。

提请任命学院的院长或执行副院长的职责是审核档案材料的完整性、准确性和按时向主管学术事务副教务长办公室提交材料，当材料由系或division准备的时亦是如此。文理学院的执行副院长直接提交所在系的任命和支撑材料。卫生和生物医学学院的执行副院长将材料转交给医学、牙医、护理和公卫学院。其他职业学院的任命和支撑材料交给其院长。每份档案材料应由以下所述文件构成。

1 档案材料构成

每份档案材料应有一份依据相关文件规定的完整的索引。此外，执行副院长或院长应提交一份申明以解释其为何接受来自系或学院提请任命该候选人为tenure。

2  简历

A.截止到提交日期的当前简历，向TRAC说明候选人的职业和学术成就的基本总结。简历应包含以下信息：

A.专业领域

B.教育背景

1. 毕业院校；

2. 所获学位及年份，以及

3. 学位论文题目，是否发表，以及指导老师

C.本科毕业后所获得的所有学术和非学术职位，包括博士后期间的各种任命。

D. 教学经历

1. 所授课程，以及

2. 指导论文经历，第一或第二审稿人经历？，以及有关本科生、硕士生和博士的各类委员会成员。 (如可能，应包括每一类情况的学生姓名以及论文题目)。

E. 发表论文 (文献引文格式)

1. 所有发表的成果(论文应包括期刊的卷和期号以及出版日期和页码)；

2. 所有没有发表的已完成或正在进行中的成果，如果明确的话应包含所要发表的期刊及日期，以及

3. 其他正在进行中的工作，如艺术展览或装置。

注：如果是合作发表的成果，相关条目应注明候选人是否第一作者或通讯作者。

F. 当前或过去所获得的所有项目资助，以及正在接受评审的项目资助，每项应包括以下信息：

1.经费提供机构的全名 (缩略语应有解释)；

2. 经费年限；

3. 经费总额，以及

4. 如果项目承担者多于1人，需注明所有合作者的姓名并注明谁是项目负责人（PI）。

G. 授权专利和申请专利

H. 荣誉，获奖以及奖学金，包括学生阶段所获得的

I.服务

1. 大学服务，包括所获职位及主要职责。

2. 学科服务，包括专业学会的职位、期刊编辑职位或基金和项目评审等。

3 案件陈述

案件陈述由以下几个部分构成，每一部分说明如下：

3.1 系或学院及其发展目标分析

案件陈述的本部分描述系或学院当前发展状态和未来目标，以及所提提请的任命与之相关性。包括以下内容：

A.候选人所服务的学院或系的课程体系、学术状况及研究目标综述。

B.学院或系的当前规模、专业分布以及教师队伍的优势和劣势。如果需要，包括学校相关系的类似信息。

注：附上相关系或学院的教师名录，包括职位和职称信息以及学科和研究领域。如果候选人服务于一个特定的division，名单将限制在该division的教师。此外，提名系或学院应完成附录E所规定的统计表并附在本文件后。候选人服务于一个division时，应包括两个版本的统计表，一个是关于division的，另一个是关于系或学院的，并构成一个整体。

C. 所提请任命领域的课程计划，包括所有注册在校学生、不同学位层次的学生以及当前毕业率趋势。

D. 被提名者在系和学院（如有必要，包括校内的其他单位）的学术和教学计划中所担任的角色。

3.2 挑选过程的报告

   当从其他机构招聘候选人，提名系或学院应说明搜寻过程，包括所考虑的其他候选人姓名并解释为何选择这一候选人。

有关院长或执行副院长可以授权一个系或学院直接开始操作其初级教师晋升tenure任命的评审，而不需搜寻程序。这种情况下，系或学院解释其如何通过比较本领域的其他学者审查候选人的资格并决定提请其tenure任命。

   如果候选人将获得联合聘任，案件陈述应包括对所有相关提请任命的系或学院对候选人选择过程贡献的描述。

部分系和学院成立内部委员会在其全体tenure教师决定是否提名潜在候选人前进行初步评审。在这种情况下，应说明评审候选人的过程并附上内部评审委员会的书面评审意见。

部分学院同时在系/division层次以及学院层次操作评审。案件陈述应说明其采用的程序，并分别提交系/division和学院委员会对候选人资格评审的报告。

如果系或学院提请任命在先前没通过tenure评审的候选人时，应包含先前评审的完整材料，包括投票情况和结果。所谓完整材料是指先前评审所收集的所有材料，包括所有推荐信。当候选人先前没有通过另外系或学院tenure任命时也有类似要求。

3.3 投票的报告

案件陈述的本部分提供关于有任命投票权的教师人数、投票日期和投票方式、投票结果等信息。还应提供缺席投票成员的缺席原因。投票tenure任命时不能无记名投票，应该公开投票或记名投票。

如果任何教师投票反对或弃权，报告应该解释原因。TRAC也可以要求投反对票或弃权票的教师提交一份有关其投票原因的陈述。如果提请任命的系或学院有多人投反对票或弃权票，可以分别就其对任命的看法作出书面解释或集体解释。经投反对票的教师本人慎重决定，反对，这些陈述可以含在档案材料内或是直接提交给教务长来考虑TRAC任命。大学其他教师也可以就其对任命的看法向教务长提交书面材料，不论其是支持还是反对这项任命。

在一个系提请tenure appointment同时在Barnard学院有对应系时，对应系tenure教师关于候选人学术资格的投票将作为记录的一部分提交给TRAC。此外，提名系可从相应系获取一份关于候选人的书面评价。如果相应系有任何教师投票反对这项任命，书面评价应讨论竞争的观点。此外，TRAC可要求相应系反对或弃权的教师提交一份关于其投票原因的书面解释，这个可以直接交给提名系包含在档案材料中或是直接提交给教务长。

3.4 候选人资格审查

提请任命的系或学院在案件陈述中讨论候选人的资格、学术造诣及其未来贡献，特别是其与“系或学院及其发展目标分析”部分所描述的目标的相关性(参见前一篇博文)。

A. 科研和学术

本部分评估候选人的科研，主要发表成果以及其他学术成就，小心辨识其最重要的贡献及其在其所在专业领域的学术影响。也通过比较本领域的其他学者来评价候选人的资格并讨论候选人的未来学术发展潜力。

为了更好地评估候选人，系或学院应：

1、识别候选人专业领域的顶尖期刊及其论文作者。

2、如果候选人所在领域学者一般都能获得外部经费，应讨论审查候选人获得的项目资助情况。

3、采用候选人所在学科的通行标准讨论审查候选人的学术影响力。以及，

4、说明候选人所获得的各种奖励的重要性。

如果系或学院在早期tenure评审时就否决候选人，其应就此否决作出解释，说明为何在早期评审就推翻其先前对候选人工作质量的判断。

如果大学的其他单位已作出反对任命候选人的决定，系或学院应解释其为何还要选择该候选人提请tenure任命。此外，它还应从其他系或学院获取一份反对任命该候选人的原因的陈述。

B. 教学

作为案件陈述的一部分，系或学院应说明候选人教学成绩。包括所授课程、学生（包括研究生和本科生）、指导博士后等信息以及参与课程建设的情况。同时评估候选人的课堂和作为指导老师的效果。

  关于候选人教学成绩的证据，如课程大纲等，应包含在本陈述的支撑材料中。

  关于教学效果的讨论应附有记录，如学生调查结果，来自现有和以前学生的信，或听课报告。如果提名系或学院为这一目的采用学生评估，应包含两到三个主要问题的统计结果的汇总(如候选人教学的总体质量或课程质量等)，统计应使用附录F所提供的统一表格。系或学院也可以附上其他问题的统计结果，不包括个别学生提交的调查表。

关于候选人导师角色的讨论应附上其指导的学生和博士后名单及其当前职位(如果知道)。

C. 服务

本部分评估候选在教学和学术之外对大学和学科的贡献。也可说明候选人未来将要承担的服务。与评审相关的服务种类包括，例如大学的管理职位，学科学会的职位，期刊编辑职位以及科研项目评审成员以及候选人在其学术领域的有特色的科普活动等。

3.5 候选人个人陈述

候选人准备一份不超过5-10页的关于其当前研究和教学现状和未来研究和教学计划的简要陈述(或有关的艺术或职业活动) 。个人陈述的目的是向TRAC提供进行中尚未完成的计划以及那些尚在计划阶段的研究计划等信息，而不是已经完成的科研情况。候选人也可以在陈述中讨论其教学哲学。

所有初级教师提升tenure都要求提交个人陈述。院长或执行副院长提请任命外部候选人时可以豁免这一要求。

3.6 推荐信

   每项提名tenure任命必须有来自外部学者的评审意见作为支持，并以本文件下文所附的"推荐信"的方式进行。院长或执行副院长未经教务长办公室的批准不能修改标准信。文理学院各系的候选人的评审由文理学院执行副院长获取推荐信，其他学院的候选人则由各自院长获取。执行副院长或院长可以授权给合适的系主任或其他人员。这些信件应在足够早的时间收集，在系或学院经过慎重考虑让其tenure教师投票评审之前。

   负责收集评价的个人汇编推荐人名单和比照学者名单，考虑来自提请任命的系或学院的建议。在构建这些名单时不能咨询候选人。当不能从大学tenure教师获得足够的帮助时，该负责人应从其他机构学者那里寻求建议。

通常，院长或执行副院长收集不超过12-15推荐信。要特别留意收集候选人所在专业领域最知名的学者的推荐信。当候选人的工作实际上是跨学科或涉及多个学科时，推荐人在所有学科方向都应有充分的代表性。在TRAC觉得提请任命单位没获取足够数量候选人所在领域或相关领域知名学者意见的情况下，它将请示教务长增加推荐信并推迟评审的完成。

推荐人不能是哥伦比亚大学的教师，也不能是其他高校非tenure聘任的教师。虽然训练过候选人或与其合作过的学者可被要求参与评审，但大多数推荐人应由与候选人没有共事过的学者组成。

   作为评审的一项内容，推荐人被要求将候选人的资格条件与其同领域的其他学者进行比较。比较名单所选定的学者包括其所在专业领军人物。对于更年轻的候选人，应包含一些明显资历高的学者。在这种案件中在名单最后包含以下段落是适当的：

    注意到以上所列的部分人物是非常资深和优秀的。列出其姓名是为了寻求同________________进行比较，我们不建议[他/她]当前能比得上他们；更合适点，我们请您对[他/她]达到他们地位的潜力作出最佳估计。

一份实力弱的比较名单会显著削弱候选人的案件，会促使TRAC寻求关于其学术地位的外部补充信息，因而会耽搁评审的完成。比照学者应仅包括哪些有足够能力获得哥伦比亚大学tenure聘任的个人。除了个别接近tenure水平但做出突出成绩的个人外，不应包含非tenure教师。

   由院长或执行副院长处理，候选人的出版成果的样品可按照评审要求包含其中。

   送达每一也在比照名单中的推荐人的比照名单被修正而排出推荐人的名字。送到先前已就某一候选人的任命给出意见的推荐人的信函被修正而提到早先的通信情况(参见附录C)。

   在得到大概允许后，在接到正式评估请求前，潜在推荐人会被问及他们是否会对候选人的工作进行评审。负责收集推荐信的院长或执行副院长指派代表（比如系主任）作出这项询问。无论如何，所有初步询问应通过信件或电子邮件，并要求潜在评审人书面回应，以便对那些拒绝评审候选人的情况和原因留下书面记录。对这种询问没有回应或拒绝提供书面回应的个人应在下文评审人名单中注明。

对于那些没有回应最初请求的推荐者，应在合适的时间后发出后续信件，同时也有必要通过电话或电子邮件提醒他们。这种提醒的时间选择和形式取决于tenure评审的紧急程度。

   档案材料包含所有被要求提交书面材料的学者的回应，连那些拒绝对候选人聘任作出评价的也包含在内。关于推荐人和比照学者的以下文件也应是候选人档案材料的必需的部分：

   A. 适合候选人评审的潜在推荐人的完整名单，附带每位推荐人的简要介绍，包括完整头衔，专业领域，学科中学术地位以及先前同候选人的联系（如果存在）。名单还要标明哪些推荐人在评审候选人时拒绝提供推荐信或简单不作出回应。包含同样信息的另一单独名单包含适合对一个潜在外部候选人进行初步评审的所有学者。

   B. 要求推荐人与候选人进行比较的学者名单附有对每一学者的简要介绍，包括完整头衔，所在机构，tenure状态，专业领域以及在学科中的地位等。

   C. 候选人的专业领域的杰出机构名单附带其入选理由的简要介绍。

   D. 正式请求评审的推荐信样品，包括日期或作出请求的日期并附上比照名单。

E. 任何随后送达推荐人信件的样品，指出作出请求的日期以及收信人列表。

系和学院通常仅收集一轮评审意见。然而在特殊情况下，经过院长或执行副院长和教务长的特别许可，他们可以要求一些初步评审信。例如，一个系或学院可能需要少量的评估意见用来帮助其决定是否与潜在的外部候选人开启来哥伦比亚大学工作的谈判。这类信件的复印件包含在档案材料中但要清晰地与推荐信区分开，连同以下信息：

   A.系或学院恳求评审人员的完整名单。对于没有回应的个人应包含书面指出其未书面回应以及关于原因的解释（如果该信息可以获取的话）。

   B. 对每一个人都给出简要介绍，包括所在机构，职称，专业领域，学科的地位以及与候选人先前的联系（如果有）。

C. 请求评审的信件样子，包括日期或作出请求的日期。

D. 请求评审材料中包含的任何比照名单复印件。

   E. 所有回应的复印件。

3.7 发表的成果

提请任命的系或学院提供8篇经过挑选的候选任论文及其他著作，并附所提交材料的封面索引。这些材料应包含候选人的最重要的工作，并能代表候选人学术水平的宽度和质量。可以包括即将发表的论文和手稿，会议论文以及项目申请书以及发表的论文。如有论文或著作是与其他人合作的，应注明谁是主要作者。如果重要论文是用英语以外的语言撰写的，应包含一份关于其内容的英文简要大纲。

3.8 补充文件

提请任命的系或学院可以在候选人的档案材料中包含其希望TRAC考虑的任何附加信息（例如，教学引用或出版评审）。

4 证人到TRAC作证

如前面的博文所述，TRAC在一次听证会就完成一项任命评审时不需要听取证人作证。在需要召开多次会议才能决定时，它将请求教务长安排至少一位证人出席会议。为应对这种可能性的发生，系或学院在其档案材料指出建议找谁作证，如有必要找谁出席。院长或系主任通常担任这一角色但也可以指派其他与候选人领域相近的其他成员出席。当一名候选人被多个系或学院提名任命时，推荐证人名单应包括每个单位的代表。

5 档案材料提交

   档案材料以CD-ROM或闪存盘的电子文档方式提交给主管学术事务的副教务长办公室，出版的书籍除外。这些应提交硬拷贝连同电子媒介包含在档案材料中(论文和手稿包含在电子文档中)。

   所有提交的电子文档材料应转换成pdf文件格式，不能有加密和保护限制。在准备CD-Rom 或闪存盘时，提请任命单位应依据下文的检查清单对每一个文件内容、文件名和文件顺序等进行仔细检查。

   Pdf文件的最大限制是28 MB。如果文件过大，先使用PDF优化器，如果优化器不能减小到28 MB以下，请将文件分成两个文档并适当命名，如，Lastname_F_supp-mats1.doc 和Lastname_F_supp-mats2.doc。如果档案材料太大，一张CD不能容下，论文、手稿，如有需要，补充材料等应放在另外一张CD盘中(注: “F” 识别候选人的第一次评审)。

6 附：详细材料的提交规范

7 附录（内容略去）

附录A 关于外部候选人致推荐人的标准信

日期  机密

附录B 关于内部候选人致推荐人的标准信

日期机密

附录C关于学院或系搜寻候选人致推荐人的标准信

日期机密

附录D 档案材料索引

日期

附录E 提请任命系/学部/学院的教师构成表

附录F 教学评估摘要

附录G 附带标注的推荐人名单[候选人姓名]