哥伦比亚大学Tenure评审通用政策简介

贺飞  北京大学

1 前言

近年来，国内许多高校包括北大在内开始全面推行Tenure评审制度，北大从2015年开始，理工科新进教职人员都是tenure track教师，为借鉴国外先进经验，这里摘要介绍美国哥伦比亚大学2012年版的Tenure评审的通用政策和程序，以供借鉴。

美国哥伦比亚大学任命一个常设委员会来负责全校范围的tenure终审。这个常设委员会名叫Tenure评审咨询委员会（Tenure Review Advisory Committee，以下简称TRAC)，它负责审议院系（不包括法学院和师范学院）推荐的候选人最终能否被聘为tenure教职。这是一种综合系和学院涉及聘任的多种考虑的最终评审程序，其目的是审查先前的评审是否严格和真实，并确保所有候选人（不管其是哪个学院或系提请这项任命）达到同一高标准。通过审查候选人任命的程序及其资格，确保整个大学范围在tenure任命评审的一致性，从而晋升聘任那些高素质和学术声望的教师。

TRAC的日常工作由主管学术事务的副教务长代表教务长管理，向教务长提供咨询意见，由其决定是否将候选人提交给校长和校董会决定其tenure聘任。以下介绍的政策和程序指导除该校Barnard学院外的所有tenure提名候选人的评审。Barnard学院评审候选人的程序在某些方面有所不同，由另一独立文件规范。以下介绍的是TRAC工作的通用政策和程序。至于指导院系及候选人层面的政策和程序将在后续文章中介绍。

2 TENURE聘任的标准

哥伦比亚大学认为，一所大学作出Tenure聘任决定仅当一个人被广泛认同其优秀，适合学术需要，对学科发展和学校发展目标很关键时。Tenure评审过程不仅要考虑被任命者的质量，还要考虑所提请的任命对提请任命的系或学院的潜在影响。

提请tenure任命的时机由系或学院根据其当前条件其未来发展方向决定。由于涉及到经费问题，在没有事先得到相关院长或执行副院长预算认可时不能招聘tenure职位。预算认可通常指定能够聘任的某领域或一些领域，从而意味着决定了学术优先发展方向。但不是说提名单位必须聘任才能提升其学术优势和教学水平。

比tenure聘任学术需求更关键的是提请任命人员的资格。在每种场合，被提名者应是一位杰出的学者，一个证明具有想象力和创造性的人，并能展示其未来持续做出科研贡献的能力。作为一名优秀教师也是必需的，但单是这一点不足以成为tenure聘任的基础。对任何提请任命的基本要求是学术成就并证明有显著原创和创造性能力。

不论其学术年龄多长，每位候选人应有真正高质量的工作。尽管论文数量也是用来评价候选人工作在其领域贡献的标准之一，但相对较少考虑数量问题。而且Tenure也不是简单地对候选人过去成就的回报。也是对候选人能继续成为重要且高产的学者的一种信任投票。因此，候选人应有持续活跃的学术议程显示在其学科中解决基本问题的能力。

       同行评议是判断一名学者学术能力的有效手段。所确定的学者应是其学科公认的学术领军人物，较为年轻的学者应是已经公认取得杰出学术成就的，仅慎重考虑那些被认为极大可能成为其学科领军人物的年轻学者。

       当候选人来自职业学院或者艺术类学科时，将采用比照标准法进行评审。惯常采用的考评候选人学术出版和论文的办法将被其他方法所取代，例如新闻业成就、建筑工程作品或艺术创作作品。不管怎样，所有候选人须有较高的原创性成就的成就，并能显示出其潜在的持续职业影响力或艺术成就，并被同行认为其在本领域是极为优秀的。

       这些标准将在充分考虑候选人不同的学科背景和其所在学院的不同使命的情形下适当灵活掌握。由于不同学科的学术评价存在差别，因此用于评价其学术成就的措施也应适当变化。虽然如此，所有候选人都必须达到大学的总体共同预期标准,不论候选人是何种学科背景或提交何种作品类型，都必须证明其是或有潜力成为所在学科的领军人物，这一点对大学来说极为重要的。判断一名候选人是否符合标准的责任由提名候选人的系或学院承担。TRAC通过审阅材料，tenure聘任将仅推荐那些系或学院已经提交有说服力材料的候选人。

3 提名TENURE任命

虽然大学的许多层面有采用不同方法评审潜在候选人tenure的权力，每项任命需要相关系或学院的tenure教师投票同意，并得到院长或执行副院长批准。最少要求，绝大多数合乎条件的tenure教师必须投票支持向TRAC提交评审。经过相关院长或执行副院长的批准，学院和系可以确定更高百分比的投票支持率作为提请任命的条件。

在联合提名tenure聘任时，候选人所服务的所有系和学院都应进行明确的投票同意。

是否提名候选人的决定由公开投票或者记名投票确定。这样一来，任何投票反对或者弃权的教师将被识别出来，并被要求他们向TRAC提交弃权或反对的原因解释。

       当一个系或学院投票反对任命，反对向教务长提名TRAC评审候选人时，启动一项新的评审只能是在得到相关院长或执行副院长和教务长预先批准后才能进行。不管是否同一系或学院相信新的评审是适当的或者其他系或学院希望考虑候选人的可能tenure聘任。对于那些已获得大学全职教学任命的候选人，新评审必须遵守大学章程非tenure服务期限限制的相关规定。

被同一系或学院二次评审仅能接受的情形是候选人自从第一次评审后工作质量有了实质性的显著提高，这样原先的负面决定将不再有效。同样规则适用当候选人从不同的系或学院接受第二次听证，除此之外，还可以考虑在第一次评估之前工作是否完成，候选人在其学科达到优秀标准。

候选人最终是否提交给教务长进行大学范围评审的决定，将由被任命候选人所在学院的院长或执行副院长作出。

4 常设委员会主要考虑因素

每项tenure聘任都有一致的支撑材料。发起聘任的系将牵头准备这些材料，但由学院院长或执行副院长负责审核这些材料的完整性和准确性，并负责督促他们及时提交材料。

教务长办公室在收到规定的全套完整材料前不会将聘任提交给TRAC列入评审日程。TRAC成员在讨论提名前最少需要两周（三周更好）审核档案材料。因此，提请任命的院长或执行副院长应尽可能快地向教务长办公室提交候选人的档案材料。初始档案在正式提交评审前可以随时补充新的材料。

       TRAC判断一项聘任的主要依据是候选人的档案材料以及提名系或学院所准备的陈述材料，以及其他支持文件和来自被提名者所在学科知名学者的评审信。关于以上各种信息的要求将在下文给与简要说明。本文件第二部分包含关于如何准备候选人档案的更多细节。TRAC在讨论候选人的资格条件前也可邀请证人出席说明，并从大学内外多种渠道收集更多的信息。

支撑陈述材料：一项聘任的陈述材料构成候选人档案的核心材料，应由以下几个部分组成：

1) 系或学院现状分析及其目标分析：这部分陈述材料的内容主要应说明所提请的聘任对提名单位的重要性。主要包括提名系或学院的现状，学术发展和课程建设需要提请相关任命才能实现，以及候选人是如何满足所在单位实现其远景目标的需求。

2) 搜寻候选人过程的报告：作为陈述材料的一部分，系或学院应说明候选人是如何被挑选出来和初步评估的。如果候选人是通过搜寻来选择的，应说明是谁向系或学院推荐的以及为何要优先选择这名候选人。在提名初级教师晋升tenure前不必进行正式的搜寻程序。虽然如此，系或学院应在陈述材料中说明如何评估其他候选人的。

       当系或学院提名一名在该单位先前评审投票中被否决聘任的候选人时，陈述材料应对早先的评审过程进行说明，包括否决的原因以及所在单位为何不再考虑先前否决的这些原因。但一个系或学院提请聘任先前被其他单位否决tenure聘任的候选人时，该单位应从其他单位获得第一次评审过程的说明以及第一次评审否决任命的原因。该单位自身的陈述材料应说明新的评审过程以及其为何不接受前一家单位对候选人作出的负面评价。

3) 关于投票的报告: 陈述材料应说明关于一项聘任的正式的投票情况，在文理学院提请的聘任中还应包括Barnard学院的对应系的投票情况。所提供的信息包括有资格投票的成员的出席人数及参与人员的投票结果。如有资格的投票成员缺席，应解释其缺席的原因。

当提请聘任系有人反对聘任或弃权时，陈述材料应包括关于他们有关原因的解释。TRAC可要求投反对票的教师提交对候选人的书面评价，这也应包含在档案材料中或依据提交材料个人的要求直接提交给教务长考虑TRAC的决定。如果提请任命的系或学院有多人反对或弃权时，这些人应分别按照上述要求提交书面材料或提交他们关于这项聘任的看法的共同解释。

4) 候选人资格审查: 提请任命的系或学院通过陈述材料向TRAC说明其对候选人学术质量、教学和服务的评价，应同时包括对候选人的过去学术成就和未来发展潜力的评价，通过比较候选人和其所在领域的其他学术领军人物工作来说明其重要性。还应说明候选人的教学质量并包括其为大学和学科提供服务的信息。

作为支撑材料，系或学院的陈述材料应包括以下附加书面材料：

l        候选人准备一份关于其当前研究和教学及未来发展目标的个人陈述。例外情况下，学院院长或执行副院长可以豁免对资深的外部应聘者这一要求。

l        在某些系和学院，委派专人或由材料审查委员会审核评估候选人的工作，就其资格向全体教师准备一份报告。所有这些报告都作为档案材料的一部分。

l        一些学院对一名候选人进行系级或division级然后学院的委员会多次评估。这种情况下，一般通常由系或division准备陈述材料，但学院级的委员会也应提交一份关于对候选人评估的报告，以及关于聘任投票的记录。

l        Barnard学院各系在考虑文理学院对应系的意见后负责其候选人的评审。这种情况下，Barnard各系向对应系提交一份对候选人资格的独立书面评审材料，并包含在档案材料中。

l        候选如有必要可以准备一份当前简历的补充材料，提供被提名者学术和专业训练、成就和工作履历的完整记录的足够充分信息。

l        提名系或学院应向TRAC的评审提供被提名者少量有代表性的最重要的著作、发表或尚未发表的论文等。

l        系或学院支持其对候选人的教学计划的贡献评估是课程大纲和适合其领域的其他形式的书面证据。此外，补充评价候选人的教学能力的证据包括哥伦比亚或来自候选人以前机构的课程评估的统计汇总, 实地听课结果，关于候选人的以前学生的信息和教学奖等。

l        最后，系或学院可以提交有关候选人资格和其希望TRAC在Tenure聘任过程中应考虑的任何补充信息，如论文评审意见等。

   推荐信: 公认权威对提请任命的书面评审成为TRAC的关键信息来源。对候选人的评审推荐信由提请任命的执行副院长、院长或其指派的人员负责收集。作为其评审工作的一部分，如下文所述，TRAC可以请求教务长获取更多的推荐信。

所有学科送给推荐人评审的标准信件仅有详细格式文件的复印件供各单位参考，这些信件仅在得到教务长同意后才允许修改。如果是教务长收集，信件分享给相关系主任、院长和执行副院长，除非评审人声明仅限教务长和TRAC阅读。

       院长或执行副院长负责选择送达推荐信的学者，考虑来自提请任命的系,division,或学院的建议。但确定评审人名单时不能咨询被提名人。

档案材料内通常包含12-15封推荐信，其数量依据其评估质量少于提交材料的推荐学者数。推荐人应主要由候选人所在专业领域的学术领军人物组成。一些候选人有可能工作在一个学科内的多个专业领域或是多个学科方向。在这种情况下，推荐人应包括候选人每一不同工作领域的知名学者。推荐人可以包括候选人的合作学者或以前的指导学者，但大多数评估者还应是没有与候选人一起工作过的。他们可以是国外或国内其他学术机构的学者，但不能是哥伦比亚大学的教师。

       每位推荐人被要求将候选人与其领域内的其他学者进行比较。在选择比照学者时，应细心定义提请任命的专业领域，在某种意义上来说既要恰当又不能太窄，不能让推荐人觉得难以在被提名者和其他学者之间作出有意义的比较。

       比照名单由那些有资格被哥伦比亚大学聘为tenure的学者组成。一般是候选人专业领域的领军人物，即使被提名人是一名年轻学者。在这些案例中，推荐人被要求给出其对候选人能否有潜力达到那些资深的比照学者的成就的评价结论。

       比照名单通常不包括其他大学的非tenured学者，即便候选人参聘哥伦比亚大学初级教职也是如此。

由于比照学者是基于其学术声望选择的，院长或执行副院长也可以请他们评审候选人。虽然不能仅仅因为他们是候选人的同行，而简单将他们从评审人名单中排除出去，但也存在不应参与评审的其他原因。例如，某一比照学者可能在其他大学拥有一个非tenure的职位或其也申请了候选人所考虑的职位。

       档案材料应包括所有推荐人的书面回应，连那些拒绝评审候选人的回应也应包括在内。作为搜寻外部候选人的一部分，一个系或学院可在得到院长或执行副院长和教务长的特别事先承诺后，在决定是否启动与候选人谈判前收集少量的初步书面评审。所有这些评审的副本连同回信的样品均应包含在档案材料之内。

       外部评审附有传记信息，简要解释为何系或学院选择写信给每位推荐人。这些描述让TRAC了解推荐人专业领域、在其领域的学术地位以及从前和现在与候选人的任何关系。档案材料包括每位比照学者的类似的传记信息，从而帮助TRAC了解候选人与其学术领域的其他学者相比的学术优势。最后，系或学院提供一份候选人所在专业领域的领军学术机构的名单，并附上入选理由的简要解释。

       典型情况下，外部评审信是在系或学院经过慎重考虑后才能发出。院长、执行副院长或其授权者收集的推荐信在聘任投票前，应提供给系或学院所有tenure成员分享，除非推荐人声明其推荐信仅供教务长和TRAC审阅。

       为帮助推荐人准备其评审，向他们提供候选人的简历以及由院长或执行副院长挑选的其代表成果的样品。出于礼节需要，可在正式发出评审请求之前事先联系潜在的评审人，以确认其是否愿意承担这项工作。与潜在评审人的联系应是书面的而不是电话联系，并将那些拒绝提供书面评审的名单包含在候选人的档案材料中，并附上他们对其拒绝的原因解释。

   证人: TRAC通常不需要听取证人意见。可是当其发现单次会议不能形成决定时，将安排能提供tenure任命以及候选人资格等需要信息的个人出席随后的会议。

TRAC邀请系主任或院长作为证人出席，只要是要求多次会议决定候选人评审时。系主任或院长可以指派系或学院与候选人专业更为接近的其他人参加。只要TRAC请求系主任或指派人出席作证，教务长办公室将通知提交人任命的院长或执行副院长。TRAC可依据其自身判断要求其他证人出席。这可以是系或学院的其他成员，也可来自大学的其他单位或其他大学的学者。

5 TRAC的构成

       TRAC由教务长从哥大各学院挑选tenure教师13名成员组成，包括来自Barnard学院的。通过了大学范围评审拥有tenure职称的教师也可参与这一工作。教务长每年秋季开学初向全校公布TRAC成员名单。

       TRAC成员的服务期限是错列的，通常是3年。教务长可以安排教师短期参与替代常规成员（当其休假，离职或其他不能履职的原因）教务长指派一名委员会成员（一般是具有委员会三年任期的）担任主席。

      由于TRAC成员的学科代表性很广，没有学院，系或学科确保能在其中占有一个席位，以下情形例外。根据与Barnard机构间协议的规定，TRAC成员将从该学院增加一到两名成员。这些增加的成员仅参加对Barnard的候选人的评审，并根据tenure评审规定操作该学院的tenure任命。

6 向TRAC提交候选人任命的日程安排

计划聘任的评审从年初的春季开始，这时由教务长要求学院提交其潜在提名者的初步信息。截止到4月15日，学院院长和执行副院长提交一份他们计划评审的初级教师名单，不管聘任是否有可能执行，以及他们识别出认为有可能成为潜在tenure聘任候选人的目前在其他机构的学者。对于每一位列在名单中的候选人，院长或执行副院长提供任命可能性的初始评价以及其学术工作的简要介绍。此外，学院院长和执行副院长通知教务长其希望操作的导致未来tenure聘任的所有高级搜寻。

       到5月15日，院长或执行副院长送交教务长办公室确认其已经就其已知候选人送出的外部评审推荐信的请求。对每位候选人，确认书包括推荐人和比照名单以及评审请求信件寄出的具体日期。

       在这个日期可能还不知道部分tenure候选人的情况。外部搜寻这时还不能结束或其随后成为对被其他大学聘为初级教师的候选人组织tenure评审的必须手段。随着另外候选人的识别，学院院长和执行副院长尽快地通知教务长办公室。对这每一个人，包括推荐人和比照名单以及评审请求信件寄出的具体日期。

       要求系和学院在每年的12月15日之前完成除了那些被其他大学招募的外其内部初级教师的评审。当一个学院的工作量很大时不能在寒假前完成任务时，教务长将允许其最终期限的例外。这种案件中，院长或执行副院长有责任请求例外并协商在学术年度开始前提交学院内部候选人的任命请求和档案材料的一个单独日程。

       学院和系需要得到教务长特别允许在2月28日之后提交初级教师晋升任命及相关档案材料。虽然对外部候选人来说没有最终评审期限，但如果教务长是在3月31日之后收到任命请求时，就不能确保TRAC能在学术年结束时完成评审。

       系和学院应尽最大努力识别外部候选人，并且在学术年度内越快越好。大学连同其他大多数主要大学认可AAUP政策指南规定的确定5月15日是向其他机构发出任命当年秋季教师招募offer的最终日期。这个offer不能视tenure评审结果赞成与否。为适应AAUP最终期限，学院院长和执行副院长应在3月31日之前向教务长提交外部候选人的提请任命和档案材料。认识到同其他大学的教师谈判会被拖延并棘手，TRAC将努力在这个日期后就着手展开外部候选人聘任的评审工作。然而，如果如果评审在5月15日之前不能完成时，提请任命的院长或执行副院长候选人机构获得关于AAUP最终期限的豁免。

       一个学院或系的院长或执行副院长在请求推荐人评审其内部候选人时，错过5月15日最终期限，应向教务长书面解释延迟的原因，并承诺学院如何确保12月15日提交提请任命和支撑材料的最终期限得到遵守。如果一个系或学院未事先得到教务长的允许而错过12月15日最终期限，TRAC可以推迟考虑候选人，直到其他初级教师的评审完成时一起审议，即使意味着推迟评审到下一个学术年度可能会不符合大学章程非tenure服务期限限制的规定。

7 TRAC评审

       TRAC 从9月到次年五月定期开会。补充会议将在六月份召开，但是不能在七月和八月召开。委员会每月至少开会两次，当TRAC主席和教务长认为有必要时可以增加会议次数。

       在其九月份会议上，TRAC将首先讨论如何安排对特定候选人tenure聘任的评审小组成员构成。根据讨论结果，TRAC主席将指派五位成员组成对一名候选人的评审小组，并指派其中一位作为第一评审人，并选择另外一位作为第二评审人。在本年度期间，当学院院长和执行副院长有其他提名提交教务长时，均按这种方式成立另外的评审小组。TRAC主席在任何时候都可以更换评审小组的成员。评审小组成员身份是保密的。

       TRAC在指派评审小组成员时, 要确保成员的适当的知识宽度和学科结构，特别是当候选人的工作涉及交叉学科时更是如此。此外如有可能，评审小组还应有与候选人学科相近的成员。不过，并不要求与候选人的特定专业完全一致，而且通常还要求每个小组中有一位成员与候选人的专业领域迥异。

       TRAC成员如果有以下情形将不能参与评审该候选人：与候选人有共同发表论文；有共同参与外部同一项目的经历；参与培养和训练候选人；参与提名候选人tenure任命的搜寻委员会；在系或学院等任何级别参与过对候选人任命的投票；以及来自文理学院或Barnard学院的成员在其他学院与候选人同属一个系。此外，如果他们认为存在其他原因的利益冲突，也可以提出要求撤换。

       在存在利益冲突的任何时候，成员既不能出席委员会关于任命的讨论，也不能接触候选人的档案材料。然而，如果他们投票反对任命或在系或学院层次上弃权，要求他们照所有不支持给予候选人tenure的书面解释样子作出书面解释。

       教务长办公室在与其主席协商后确定TRAC会议日程。任命通常按照提交先后进行评审，但在关键招聘和保有案件中也可以加速。

       每项任命在TRAC的常规例会中至少讨论一次。讨论结束时，委员会决定是否推荐授予tenure或保留待未来会议进一步讨论。当一项任命需要多于一次的听证时，由教务长通知提请任命的学院院长或执行副院长。

       如果TRAC决定需要召开多次的听证会, 委员会应请求教务长在重新考虑任命前收集进一步的信息，包括额外的外部评审信以及提请任命的系或学院的补充书面陈述。在得到主席的正式批准后，TRAC成员可通过自己的渠道获取额外信息。要去他们开展任何这类活动时与主席保持沟通，并尽最大努力确保评审的保密。

       TRAC在其第一次任命听证会时不要求证人到场。只要是召开多次听证会，相关系主任或院长将应邀向TRAC就候选人的工作质量以及这项任命对其所在单位的重要性作证。当候选人被多个系或学院任命时，对其主要任命的系或学院的系主任或院长将被邀请出席。如觉得对评审有用，TRAC也会邀请候选人将要服务的其他单位的领导。系主任和学院院长可将证人职责授权给能更好讨论候选人资格及其将在系或学院担任角色的其他tenure教师。由TRAC决定应否要求另外的证人就候选人学术和教学质量作证。证人可以是提请任命单位的教师、大学其他单位或其他机构的人员。

       为帮助证人与TRAC沟通，教务长办公室向其提供一份讨论话题提纲。提纲是委员会希望证人陈述的主要内容的依据。其他问题可在会议当中提出。虽然不作要求，证人可以准备书面材料提交给TRAC每位成员。

虽然评审小组成员主要负责对其所分配的提请任命的评审，TRAC的其他成员也可积极参与对候选人资格的讨论。讨论结束时，TRAC的所有成员投票表决是否推荐候选人的tenure任命。

教务长（或指派代表）参加所有的TRAC会议，并可以积极地参与对任命的讨论。主管学术事务的副教务长和教务长的Tenure评审主管也参与支持委员会的工作。除了证人提供作证外，其他任何非TRAC成员的个人不能出席其任何会议，除非当评审一位Barnard学院的候选人时，按照大学与学院的机构间协议指定其教务长和院长可以出席观察商议过程。

TRAC向教务长提供咨询意见，教务长主要依据其对候选人的评审意见但不被这些意见所束缚。特别地，分裂投票支持一名候选没有获得强烈认可时。除了最后投票外，教务长衡量证据出席TRAC会议并参与讨论。在作出任命决定前，教务长可在TRAC完成其评审后获取额外信息。这些信息，例如，可包括澄清或来自提请任命系的补充材料或来自其他机构专家额外的书面和口头评审意见。这些附加信息通常不与提请任命的系或学院的系主任、院长或执行副院长分享。

       完成对候选人评审后，教务长向校长提交关于候选人是否被tenure任命的建议意见。仅在教务长和校长都认为该候选人值得tenure时，任命才提交给董事会批准。在提请董事会批准无固定期限任命前，来自医学院的候选人由教师理事会评审，而来自公卫学院的候选人则由教师大会批准。

在校长作出其提请聘任决定后，教务长通知有关执行副院长或院长要聘任谁的结果，然后通知候选人。在教务长、校长、或校董会不接受TRAC的正式推荐的特殊情形下，由教务长向其成员通报原因。被否定tenure聘任的候选人将应邀与教务长会面讨论相关决定。

       第二次评审可以在一名候选人被否定后再次进行，但是仅在大学章程非tenure服务期限限制所规定的期限内召开。教务长在其认为第一次存在严重程序不规则从而影响评审结果时可批准新的评审，缺乏程序不规则理由时，一名候选人仅在教务长认为自从第一次被否定后有充分证据证明其确实的学术增长罕见情形下被考虑。学院或系有职责在搜集更多的评审信、对候选人进行表决或以其他方式开始准备新的任命之前，得到教务长关于进行新的评审的批准。

       来自系里的请求在提交给教务长之前需要得到院长或执行副院长的批准。为支持这类请求，提请任命的学院或系提交一份声明解释为何其相信新的工作达到标准可以二次评审。这份声明应仅涉及新的材料而不是第一次中已经考虑过的工作。教务长在决定是否重新考虑任命前可选择候选人所在领域的学者获得咨询意见。

如果教务长接受提请任命的系或学院召开新的听证会的请求，TRAC不用再次评审提交支撑最初任命的材料的质量。取而代之的是，新的评审关注第一次评审后所完成的学术成果，以及是否有足够的质量否决导致最初对候选人任命负面结论的理由。

8 保密要求

虽然TRAC的成员构成是公开信息，其所有会议记录应严格保密。TRAC评审一项聘任的评审小组成员构成和会议日期仅限参会人员知晓。委员会对一项聘任的讨论内容和实际投票结果同样仅严格限制委员会成员以及校长和教务长及其代表知晓。委员会成员、证人以及其他所有参与tenure评审过程的成员任何时候任何情况下都应履行保密义务。

由于保密的需要，TRAC成员和出席会议的其他任何人员希望讨论会议记录时需要与教务长或主管学术事务的副教务长联系。同样，大学的其他成员询问大学的tenure政策、TRAC的操作规程或评审个案等信息也应联系教务长或副教务长。他们不得就其问题和疑虑接触任何TRAC成员。

虽然候选人不能获得关于其评审的保密信息，但主管学术事务的副教务长将告知他们进展。收到提请任命后，副教务长将向候选人出示这一政策申明的副本，并回答关于评审如何操作的任何问题。候选人也可在评审过程的任何时间节点要求同副教务长会面讨论程序问题。进一步信息可从院长或系主任处获得，他们有特定责任在遵从保密要求规定的前提下告诉候选人其tenure评审是如何操作的。

（2015年7月）