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9技巧写好审稿意见回复信 – 意得辑专家视点 Editage Insights 精选

已有 15694 次阅读 2014-11-25 14:51 |个人分类:国际期刊发表非难事|系统分类:论文交流|关键词:回复同行评审意见,回复信,反驳信| 回复信, 反驳信, 回复同行评审意见

我们都知道修稿几乎是每篇论文发表国际期刊的必经过程,不管期刊编辑的决定是大修还是小修,作者都要小心翼翼根据同行评审意见修改论文,在返还修改稿的时候,附上逐点回复是很重要的,同时,还需要递交一封 cover letter,这封信通常成为 response letter(回复信)或  rebuttal letter(反驳信)。

回复信或反驳信通常有 2 种写法:一是单独写信,然后将逐点回复附加在后;一是将信分成 2 部分,首先写给期刊编辑,然后接着审稿意见逐点回复。

信的开头首先提供论文题目还有投稿稿件编号,用一小段话对审稿人表达感谢,谢谢他们提供的意见能够帮助改善论文,从致谢开始的回复信能让整封信定调在正面的信息传递。如果打算把逐点回复另外附加,可以在信中提供论文进行的主要修改,然后说明详尽的回复内容随信附上;如果回复内容是一起放在信里,可以说请参阅后面内容。

当收到的审稿意见又多又长的时候,回复审稿意见会变得极度困难,下面 9 点注意事项能帮助你撰写修回信:

  1. 不遗漏任何意见,不管是期刊编辑或是同行评审员提出的:完整复制所有意见到信里面,在每一条意见后面加上你的回复,一定要确认编辑和审稿人提出的所有意见都有回复到,即便是不同意或是没有采纳修改的意见也要说明原因。

  2. 逐点回复:可以将审稿意见进行编号,然后顺序回复,标示论文中进行的修改,或是指出修改前后的页码与行数,另外,为了更好区别意见和回复,审稿意见可以使用粗体字。

  3. 分类审稿意见:如果审稿意见很多,可以进行分类,比如与方法相关的归成一类、语言相关一类等等,如果进行分组的话,记得要在信里说明。

  4. 将段落式的评审意见拆成点列式:如果审稿意见是长长的段落,那么不妨将它分离成点,个别回应,如果有不确定的意见,可以在回复前解释你的理解再进行回复。

  5. 审稿误解了?可以礼貌地厘清:同行评审员通常是领域内的专家,如果你觉得审稿人误解论文里的任何段落,很多时候有可能是表达不够清楚,所以在处理误解的时候,可以礼貌性的指出,然后提供必要说明。

  6. 遇有无法处理的意见,记得说明原因:有时候审稿人会要求额外的数据或是补做实验,而作者会认为没有必要,即使如此,还是要说明不做的原因,类似经费不够或没有时间这种私人的理由要尽量避免,也不要表现出负面的天都,回复是要表现出你对意见的重视和尊重,感谢审稿人的分析和意见,然后说明你为何无法完全同意审稿意见,回复必须有理有据。

  7. 新添加的数据或图片,指出它们的位置:论文修改的时候如果加入了新的数据、表格、图片等资料,记得指出它们的位置,如果有必要,可以另外附在修回信后给审稿人和编辑,如此他们就不用一个一个的搜寻。

  8. 回复必须尊重有礼:所有的审稿人都花费了一定时间来评估你的论文,即使有些意见可能不是那么正面,但也绝对不是针对个人,他们的意见是为了给你的工作带来附加价值,也许会有你不喜欢或是觉得不合理的意见,回复时语调还是要维持礼貌,信的语调是很重要的。

  9. 做出适当结语:注意信的结尾,像“Since all the corrections have been made, we hope the manuscript will now be accepted without any further changes”这样的结尾可能会过于自负,如果要直接又不失礼,可以这么说:We look forward to hearing from you regarding our submission. We would be glad to respond to any further questions and comments that you may have,这样的结尾正式有礼也表达了愿意在必要的情况下进行更多修改的意愿。

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