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会前会后,种瓜种豆

已有 1104 次阅读 2018-8-29 15:39 |系统分类:科研笔记

 

          会前会后,种瓜种豆

 

会议A是圈子里的系列性会议,两年一次,16年成都会议期间确定18年会议在贵州省召开。然而事不随人愿,到了18年的6月份,举办方因当地机场未修好,建议临时更换会议地点,当然,这属于客观原因,可以理解。

其实,今年3月份在山东省召开了同行会议B,期间就已经提及贵州省那边一处机场没有修好,可能会更换18年会议A的地点。当时,师兄看我对会议筹办比较积极,提了句也有可能会在杭州举办,也有可能放在重庆或者南昌,因为这些地方都从没有办过会议A,并且这三个地方都有同行在那工作,方便筹办。

没想到,那么快,五月底会议真的阴差阳错的来到了杭州。此时离学校放假就一个月的时间。这段时间,由于课程非常密集,超出了身体的负荷,发烧感冒、嗓子也出现了问题,上课发音十分困难,持续了一个半月才算好起来,但是慢性咽炎却很难再丢掉了。

在我单位,筹办这样的系列年会每年也不过寥寥几次,于是我不顾身体原因,咬着牙接下了这份差事,开始了会议的筹办工作。刚开始和会议主席通电话都十分谨慎,生怕耽误了人家休息或者说错了话,在师兄的帮助下,这些问题慢慢不再是问题。

在和会议A的主席交谈中,他建议我首先向学院汇报,看领导对筹办本次会议的意见。这一点我很自信,领导十分支持!于是,在得到领导的首肯后,我正式开始了会议的筹办工作。

第一,会议时间的安排。这点我打算放到今年十月底,此时的杭州风清气爽,景色优美,便于给大家留个好的印象。然而事不遂人愿,专委会觉得会议时间最好能放到八月份,主要是很多专家的经费即将到期,这点也可以理解。但是对我们承办方来说压力山大,因为此时距离八月底也只有不到三个月的时间,而且中间两个月都是暑假,学院很多事情没人在是不好办的,而假期绝大部分时间我是在岳父岳母家的,因为女儿将会在七月中下旬出生。十万火急,加上我是头一次办会,没有经验,很多事情来回周折,花了不少时间。

第二,会议经费的筹集。我原本是打算申请省里面的会议经费,几经周折,发现根本不现实,因为省里的经费必须要提前一年才能申请,现在早已经错过了申报的时间。接下来我只能寻求学院和学校的帮助。院领导同意学院的学科经费可以少量支持,学校的经费申请和参会的人数有密切关系,但是两者加起来连基本的会务材料和专家报告劳务费都难以支撑。所以最后,在我导师的建议下,我们只能让参会代表缴纳会务费,实行以会养会的策略。

既然要收费,就要考虑收多少合适,所以会前的精细预算十分重要,最好能略有盈余,中间出现其他开支也好有个准备。由于承办会议最难控制的是人数,最后经过和会议主席的商谈,总算敲定了会务费。此时,时间已经来到了六月的第二周。

第三,食宿的安排和会议场地的租借。考虑到宣传问题,开始院领导建议放到学校对面的宾馆,但离学校和地铁口都有接近一公里的路程,十分不便。于是在我的建议下,最终场地放到了地铁口上旁边的酒店,这样专家和代表的吃住问题基本解决了。然后是会议场地租借,原本打算是放到专家所住的宾馆里面,无奈租借费用十分昂贵,会议成本一下子升上来了,此前敲定的会务费远远不足以养会,于是我们最终还是把场地敲定在学校里面。通过学院去和学校磋商,其实主要还是我在跑腿,经过一个多周的折腾,总算敲定开会的具体地点。

为了在放假前把会议准备工作办好,我和院领导在学院找了几位老师和研究生志愿者。会议主席建议成立组织委员会,将组织会议的老师放到组织委员会中,便于大家干活,于是有了第四条。

第四,成立会议组织委员会。在得到会议主任委员的同意后,我们将大会主席定为学院领导和主委会主席共同担任。

这样就有了会议时间地点食宿的场地组织委员会,第一轮会务通知火速拟定,并向会议主席汇报。在得到同意后,我于6月中旬发出了第一轮通知。

刚开始两个周基本上没人理会,我内心十分紧张,生怕没人来参会。后面证明我的这些操心是多余的。

第五,在学院召开组织委员会和志愿者会议。分配具体的会务工作。这点最为重要,因为整个会议的实际操作还是学生和老师分工办理。由于人数未定,会议时间是八月底举办,所以这中间还有接近两月时间可以慢慢来分配这些琐细的事情,而且最好是八月初准备会议具体需要的材料和文件,因为那时候基本上会议人数就确定了。

第六,放假前,需要准备好会议通知盖章版本(至少2版本,由于特邀专家免会务费(往年惯例),会议代表收取会务费,后来证明俩版本远远不足),此外,还需要让酒店准备好餐票,便于学院盖章;去学校领取好学院的宣传手册(这点会议代表期间对此十分满意,觉得这个宣传手册十分精美漂亮,对学校宣传起到了十分重要的作用,而且学校领取,省去了会务组的费用开支)。

接下来,就是漫长的暑假,在这一个多月的暑假空档期内,我去台北呆了一个周。台北回来后的半个月,女儿妙奇出生,于是有了那两首打油诗。接下来,我还申请了在职博士后,并且在会议A召开的前两天报道完毕。假期和学生讨论了一篇小论文,因而整个假期也算是马不停蹄,并不轻松。

时间一晃到了八月初,此时报名人数基本确定,和我之前预估的人数几乎一致,这样也就能保持收支基本平衡,此时我才放下心里面的一块小石头。于是按照之前召开的会前任务分配,开始了实际行动。

老师1:负责打印会务日程表、签到名单表、条幅制作(两条),购买会务袋、笔记本子、中性笔、工作证,参会代表证,台签制作,安排两位志愿者帮忙。

老师2:制作易拉宝、指示牌、会议引导和接待,分配两位研究生。

老师3:负责茶歇工作,包括茶歇的所有内容。

老师4:负责会场的布置,会务袋资料装填等事项。

我本人负责领导的邀请、会务公司的谈判、收费和整个会议的统筹工作,此外还包括台词,开幕式安排,拍照的安排(包括全体合照,由专门的摄影公司负责,会场照由专门一个研究生负责拍摄)。事实证明意外情况十分繁多,比如开会期间空调开启时间有点晚,导致会场第一个小时非常热;拍照时,天公不作美,暴雨倾盆,尽管会前给每位专家都准备了雨伞,但是雨太大,还是影响了拍照的时间;晚餐的桌餐由于江浙口味清淡,未考虑到内地人的酸辣要求;部分会议代表的会务通知,需要按照他们单位的要求制作等等这些都给会议带来不少麻烦。

整个会议期间,我每天早上六点起床,六点半到单位准备和安排各种事项,一直到晚上十点甚至十一点才能到家。当然,功夫不负有心人,整个会议还算顺利。就这样,准备了两个多月的会议算是完美闭幕了。专家和代表会后反应还算可以,表示很多地方做的很细致,很贴心,很多专家代表还加了微信,便于会后讨论相关的学术进展。

至此,老师和研究生的工作基本告一段落,但作为主要组织者,还需要整理大家的通讯录、照片搜集、整理专家报告材料、书写新闻稿、会务公司结账、会务资料报销、剩余资料和文件的归档工作及其志愿者的劳务费用发放等等。

路漫漫其修远兮,吾将上下而求索…….

雄关漫道真如铁,而今漫步从头越。接下来就是等待开学上课,讨论学生的科研进展,开始我在高校工作的第五个年头。哇,突然发现我已经从青椒变成了中椒!




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1 张鹰

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