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半达人教你玩转word/excel

已有 4674 次阅读 2014-1-23 19:59 |个人分类:演讲与写作|系统分类:论文交流| EXCEL, word, 小技巧

标题党,哈哈哈,我是半桶水,不惜拿出来晃晃,抛砖引玉,说说word/excel的一些小技巧。

 

LCA要跟很多数据打交道,于是难免与word/excel彼此折磨。以前读博的时候,没有很在意,无非是多浪费一点时间去倒腾word/excel了,怎么样省时省力,没有仔细研究过。现在不同了,时间就是生命,能一个小时完成的任务,不要拖到两小时。多亏有了网络,一般的技术问题都有高人支招,只看你是否去提问。好了,以下是几个例子,应用仅限word/excel2010版,其他恕博主无知。如有更巧妙的方法,欢迎指正。重点不在这几个例子,平时大家多留心一些窍门,减少重复劳动,多一些时间去创新思考!

 

1)先从最简单的开始:快捷键。word/excel里面的快捷键很多是相同的,你能数出来几个?以下是常用的,排名无先后,呵呵。

Ctl+S:保存

Cthl+Z:撤销,恢复成前一次的输入

按住shift然后按左右方向箭头(--><--):可以选中左右的文字

Ctl加上加号:把字体由正常大小改为下标

Ctl+shift加上等于号:把字体由正常大小改为上标

 

2)如果一个word文档里面有很多化学分子式,比如CH4,但是有的写成了CH4,怎样一次性把所有的CH4改成CH4

如果本来设置了自动纠错,这个大概不会发生,因为只要输入CH4word就会自动给你纠正为CH4,可是要把现在已经输入完成的内容改正,自动纠错就不灵了。这个时候你要做的是找到并且……替换!强大的Ctl+H来啦!可是,一旦采用替换功能,你最多能做到一次性把CH4改成CH4,即它无法区分对待其中一个字符的特殊格式。别急,word还是很聪明的,只靠你去发现。先把一个CH4改成CH4,然后选中这个CH4,复制到另一个空白的word里面,然后马上回到刚才需要修改的文档,Ctl+H,在需要替换的空格中填CH4,在被替换的内容中填^c,注意c要小写,然后选择全部替换,哈哈哈,点石成金!

 

3)来个excel的例子。比如你在网上下载了一个统计表格,是横向的,如下左侧,但是你自己做的表格都是纵向的,如下右侧,要把左边变成右边,怎么办?很简单,转置(transpose),不多说。但是如果1234不是直接输入的数字,而是带公式的,比如说A1里面输入的:A1=A5×10,其结果等于1而已,直接转置就无法把这个公式也一起保留,因为转置本身就是复制+粘帖。下次A5的值变了之后,A1也许=2,但是被转置出来的F1还是1,动弹不得。


 

 这个问题我在网上求解过一阵子,解决方法似乎不止一种,我觉得如下所示比较简单,其中H1=0H2=H1+1,依次往下。这样,一旦A1改变,因为G1引用了A1的值,所以也会跟着变。



4)给表格、图片配上编号,比如说Table 1, Table 2,可以用word的自动编号,选择题注-->新建标签references-->inset caption)。但是如果图、表、公式什么的特别多,每个都要逐一选择题注-->新建标签,重复劳动,毫无必要。也可以复制前一个标签比如Table 1,然后到了要插入第二个图表标签的时候直接粘帖过来,但是,复制出现的仍然是Table 1,需要选中数字“1”,右键-->更新域(updatefield)。还是麻烦,要一个一个更新。哎呀,word还是很聪明的呀(虽然bug很多),先别管这么多,接下来的图表标签插入一律用Ctl+C & Ctl+V完成,这样就会出现一大堆Table 1,不用一个一个右键-->更新域,选择页面左上角的打印预览,什么都不用干,取消打印预览,再回来看看,哇!所有的后来的Table 1都自动编号为Table 2, Table 3…啦!

 

先写到这里。话说,科学网博客真难用,上传这么两个小破图片也要本地上传?就不能直接Ctl+C & Ctl+V么?




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