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本科生时间管理(60):碎片化应对之集体约定制度 精选

已有 5079 次阅读 2020-10-12 08:37 |个人分类:时间管理|系统分类:教学心得| 本科生, 时间管理, 素质教育


本科生时间管理(60):碎片化应对之集体约定制度

 

张宇宁

华北电力大学(北京)

 

一、引子

 

在日常的办公和学习过程中,如果彼此间需要频繁地进行互动交流,为了提升效率,可以较为明确地进行一些约定,即“集体约定制度”。这样做,一方面可以更为清晰地突出工作重点,把握住重要事宜的精髓并积极推进,另一方面亦可以极大地提升团队和集体的运转效率,整体上优化团队的人力、物力等宝贵资源。在日常的学生讨论及交流中,笔者尝试开展了集体约定制度,取得了一定的成效,本期围绕此做一个简要的分享,希望对各位老师和同学能有所启发。

 

二、核心要点

 

交流的原则是对等且公平,即对于约定的双方均较为公平地具有约束力,而不只是单方面的。例如,在老师与学生的交流过程中,如果当面讨论需要预约才能进行,那么彼此双方都应该遵守上述约定,以确保约定可以有力地得到执行。这不仅仅是对他人的一种尊重,也是一种对于个人内心秩序的维护。

从交流途径上讲,常见的主要有邮件、微信、音频视频会议、当面讨论四种。围绕这四种主要的交流途径,可以尝试在团队中进行如下的约定。

l.邮件。作为最为常见的交流途径,几乎任何事情都可以先在邮件上进行讨论,对目标、技术路线进行探析并增进团队成员彼此间的互相了解、磨合。邮件的优势是可以给对方选择权,让对方可以随时随地进行处理,也可以统一在早晨或者晚上处理,方便对方的时间管理和行程安排。对于可以后续稳妥执行的事宜,邮件讨论便足够了。如果事情很棘手,则需要进一步基于前期一定程度上的初步沟通之后,考虑采用其他交流途径更为有效地解决问题。

2.微信。相比于邮件,微信更多地是一种即时通讯工具,其时效性较强,一般都会得到及时地处理。正是基于此,微信更多地应该被用于处理需要立刻办理、决策的事务,而不是日常的琐事。另外,向对方发送微信之时,应该从对方的视角考虑问题。对方如果在出差或者上课怎么办?对方能否方便查收较大的附件?word中的批注在对方的手机上能否清晰地显示?

3.视频音频会议。在互联网的背景下,能实现上述功能的途径非常多,包括打电话、微信视频或者语音连线、腾讯会议等等。另外,微信的语言信息功能也为我们提供了更多的选项和可能性。视频音频会议的特色是可以互动交流,方便及时讨论解决存在的核心问题,这一点对于技术路线尚不够清晰的任务尤其重要。

4.当面讨论。这是最为传统、最直接的交流方式。遗憾的是,由于各种原因以及疫情的缘故反而用得较少。当面讨论的优势是全方位性,通过语言、语调、手势等等,感受对方的情绪,这是其他交流方式所不具备的。

通过上述秩序的梳理,我们日常的交流通过邮件基本上便足够了。如果感觉需要强化一下或者事情较为紧急,可以通过微信及其语音功能进行辅助性交流,将自己的思考发送给对方。核心的目标和技术路线的讨论和梳理,建议采用当面讨论为主,辅之以视频音频会议,将拟要完成的任务梳理明确,方能有力地执行。




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