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本科生时间管理(58):碎片化应对之电子邮箱过滤器 精选

已有 4516 次阅读 2020-9-28 08:00 |个人分类:时间管理|系统分类:教学心得| 本科生, 时间管理, 素质教育


本科生时间管理(58):碎片化应对之电子邮箱过滤器


张宇宁

华北电力大学(北京)


一、引子


如果较为频繁地使用电子邮箱进行办公,同学们便会发现随着年龄的增长每日处理邮件的压力陡增。早上一起来,电子邮箱的收件箱中便已汇聚了几十封甚至上百封的邮件等待处理。如果我们一个个地进行查看,不但要耗费我们非常多的宝贵时间,而且办公效率也会很低,重要的事情反而可能被耽搁。如何保持收件箱的整洁是关系到日常办公秩序及效率的重要议题之一,值得本科生关注。本期,围绕过滤器的设置和文件夹创立,笔者简要论述一下电子邮箱收件箱使用的一些技巧和心得。


二、核心要点


首先,整理一下自己日常办公所涉及的重要议题。把自己日常涉及到的各类事宜梳理一下,并把它们科学、合理地进行分类。通过上述分类,我们便可以基本上了解自己办公议题的全貌了。

其次,在电子邮箱中围绕重要议题创立一些文件夹。一方面,对于相关的邮件可以通过文件夹进行一定的分类,方便日常查询和回顾,也可以将其作为邮箱检索功能的一个补充,使得效率更高一些。另一方面,文件夹为后续设置过滤器提供基本的条件。文件夹的功能可以与标签的功能配合使用,用标签标记正在进行中的任务,用文件夹将任务中的重要文件整理、存档,备用备查。

最后,通过设置各种各样的过滤器使得我们的收件箱保持整洁。过滤器在部分邮箱功能中又被称为收信规则。简而言之,在邮箱到达收件箱之前,我们可以通过各种各样的过滤方式对其进行预处理,并将其过滤到相应的文件夹、标签之中。

 

三、常见问题及解答


常见问题1电子邮箱中的过滤器是怎么样的?能否举个例子?

 

笔者解答过滤器本质上是给了我们多了一些选择,邮件不是像通常一样直接到达我们每日都要查看的收件箱,而是将其通过某种我们自己定义的方式将其转存到其他地方了。例如,假如某个发件人的邮件你不希望每日看到(可能频繁的给你发信,但都是不重要的事情),只需要将该发件人过滤到一个已定义的文件夹之中。有必要处理的时候,再进行查看即可。通过过滤器,我们可以有效地提升对时间的掌控力及工作效率。

当然,在实际操作过程中,不建议将发件人全部过滤掉,因为当你需要联系他/她时,相应的回复邮件也会被过滤掉,得不偿失。

 

常见问题2邮件被过滤后会造成什么影响?

 

笔者解答过滤器只是邮件的预处理而已,本质上并不会对邮件本身造成什么影响。可以选择的过滤方式很多,比如按照发件人、发件域、收件人、主题、邮件大小、发送时间等等进行各种各样的过滤。同样,过滤的方式也是五花八门,我们可以让其直接跳过收件箱进入某个我们指定的文件夹,也可以直接将其直接删除、自动回复、贴上标签、打上星号标记等等。


四、对本科生的建议


当邮件不多的时候,因为处理邮件所需要的时间并不可观,过滤器的设置及其效果等等尚不明显。但是,一旦当同学们步入工作岗位以后,随着交际面和朋友圈的极速扩展,每日需要处理的信息便会以指数级增加。尤其是对于高校教师而言,处理邮件几乎是每日办公的必修课。部分通知可能还可以通过微信发送,但是国际交流与联系等等事宜,却唯有电子邮箱是最为快捷的交流渠道。因此,本科生不妨早点重视起来。

凡事预则立,不预则废。对于一些基本的电子邮箱功能,本科生要尽早努力去熟悉,多多了解。通过不断的学习和模仿,本科生便会从中受益良多,也会更加有动力进行进一步的学习和掌握。值得一提的是,学习需要一定的时间和积累,不太可能一蹴而就。坚持每日每周的学习和努力便是最好的学习方式。通过化整为零,可以在日常的学习和办公中体会成长的乐趣。总之,本科生应尽快行动起来,不要等到临到毕业甚至走上工作岗位才知道自己原来有很多需要弥补之处,很可能会耽误个人的发展。




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2 黄永义 王安良

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