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本科生时间管理(57):碎片化应对之电子邮箱的强大功能 精选

已有 5618 次阅读 2020-9-21 08:00 |个人分类:时间管理|系统分类:教学心得| 本科生, 时间管理, 素质教育


本科生时间管理(57):碎片化应对之电子邮箱的强大功能


张宇宁

华北电力大学(北京)


一、引子


随着年龄的增长,我们所接触的人和所需要处理的事务越来越多,每日收到的信息数量也会以几何级数增加。信息量的暴增必将带来日常办公所需时间的大幅度增加以及身心的疲惫。如果全部用微信处理上述信息,即使我们已经掌握了微信提供的全部功能及技巧,可能仍然是力不从心。因此,为了应对碎片化之境地,培养良好的电子邮箱使用习惯可以起到事半功倍的作用。值得一提的是,电子邮箱不仅可以帮助我们处理碎片化的信息,也可以协助我们进行重要信息和文件的日常管理。由此可见,电子邮箱的确是日常办公必备的重要平台之一,值得本科生多多关注


二、核心要点


微信的好处是及时性、用户群广等等。相比微信,电子邮件仍是不可或缺的办公利器,它的功能更为强大,主要体现在以下几点。

首先,电子邮箱中的文件传输更为便捷。微信中经常出现的一个问题是对方发送过来的文件如果没有及时地下载,过了几天之后系统便会对其进行清理,后续便无法查看了。诸如此类的事情会给我们的日常办公造成很大的心理负担和额外工作。而邮箱则不会,不管多长时间,只要我们不去删除它,邮件及相关文件一直都会在那里。另外,微信对于可以传输的文件大小有一定的限制,较大的文件(几十MB及以上)则会无法传输。而用邮件,文件大小基本上不是一个问题,而且还有大附件的功能,GB量级文件的传输也不在话下。对于大文件,系统会给收件方一个月左右的下载有效期,完全足够用了。

其次,电子邮箱功能更为全面。比如,同样是通知事情,如果是使用微信,一般是建立一个微信群,然后是群发文件和信息。日积月累,我们便被莫名的拉入到了大量的微信群之中,应接不暇。而用电子邮箱,只需要将相关人员添加到收件人列表中即可。另外,同样是发邮件,电子邮箱为我们提供了更多的选择。例如,同一封邮件,我们可以选择抄送给某人,让其了解事情的详细过程及经过,也可以密送给另一个人,希望其能够关注此事,但并不希望让其他收件人看到此点。这些小细节实际上非常有价值,可以帮助我们更为灵活地处理事情。比如,在与其他团队合作的过程中,对于对方团队学生发过来的邮件,为了确保导师知情,一般可以选择将该学生的导师作为抄送人,以示尊重等等。

另外,邮箱通信的保密性更好。同样一个通知,我们即希望所有人都能收到,又希望他们彼此之间无法知道对方的存在,通常很难做到,除非逐个发送,但这样做效率很低。而在邮箱中,可以采用“分别发送”便可以非常简便地实现目标。

最后,电子邮箱提供了非常强大的过滤器。邮箱中的过滤器是微信等即时聊天工具所无法比拟的。正是通过过滤器的巧妙设置,我们的工作可以变得更为愉悦,更为条理清晰,更为高效率。还是举上面的例子,当我们作为收件方处于不同的角色(收件人、抄送人、密送人),可以通过提前设置过滤器将所需要处理的邮件和事宜进行分类。例如,可以将邮件按照自己收到邮件时候的角色进行分类,分别为收件人、抄送人、密送人。这样一个简单的设置,便让我们的工作变得更为有条理,把繁杂的事务进行了分类,根据工作需要可以按照我们喜欢的方式和顺序进行邮件处理,自然更为愉悦而高效率。

 

三、常见问题及解答


常见问题1邮件发出去了,担心对方收不到怎么办?

 

笔者解答这种担心通常是因为这封邮件很重要,有很多办法处理这种情况。最简单的方法是在抄送一览中添加自己的电子邮箱地址。邮件发出后,立刻查看自己是否收到了。如果对方的地址没有填错,基本上这样做就可以确保邮件发送无误了。

其他方法包括要求对方发送回执,但不建议这么做(至少不要经常这么做),会给对方增加额外的负担,其实并不必要。


四、对本科生的建议


就现状而言,本科生对于微信等即时聊天工具非常熟悉。基于这些习惯,部分本科生喜欢通过微信与导师探讨各类问题。从效率上讲,电子邮箱才是最为高效的途径。至少详细学习一下电子邮箱的基本功能和使用技巧对于个人未来工作总是有益处的。具体而言,本科生可以从以下几个层次入手。

首先,熟悉电子邮箱的基本礼仪和规范。与微信不同,邮件的发送要注意基本的礼仪,尤其是不要没有标题,正文也是空白,加上个附件便随随便便发送给对方,这是十分不礼貌的。

其次,掌握电子邮箱的常用功能和使用方法。熟悉电子邮箱的各类基本操作,并掌握相关的快捷键,这些会让我们的办公过程更为高效率。

最后,尝试不断体验新的功能。电子邮箱的很多功能还是非常实用的,包括通讯录及群组、文件夹、标签、星标等等。例如,部分电子邮箱还提供了定时发送的功能,这让我们在进行邮件交流的时候有了更多的选择和可能性。

总之,本科生应该尽快掌握电子邮箱的使用并将其多多实践。





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3 王安良 黄永义 杜占池

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