擅长撰写基金申请书的人很大程度上都是以推销自己的想法来安身立命；一份优秀的基金申请书就是一份优秀的营销文案。

——Janet S. Rasey

1 撰写基金申请书

科学研究需要资金。科研需要的资金一般来自政府部门、私人基金组织或其他渠道。所以要能在职业道路上顺利发展，大多数科研人员必须能够成功申请到科研基金。

基金申请书（grant proposal）的目标就是要说服基金组织对某一科研项目提供资助。要能获得资助，申请人递交的基金申请书必须在以下方面说服决策人：

• 要求资助的科研项目具有重要意义，

• 此科研项目的目的与该基金组织的使命或职责密切相关，

• 此科研项目的研究方法切实可行，

• 参与此科研项目的人员具备完成此科研项目的能力，

• 申请人或申请人所在机构具备开展此科研项目所需要的设备，所申请的资金数额合理。

申请基金时的竞争非常激烈，写得好的基金申请书才有可能获得垂青以致最终得到资助。就像撰写科技论文时应该做的一样，写好基金申请书的关键在于参考成功的基金申请书，严格遵守基金申请的要求及反复修改。

1.1 申请书的常见组成部分

不同基金组织在篇幅上对基金申请书有不同的要求。一些大学内部的基金申请书有时才一页长，但是重大的基金申请书一般都很低。

不管篇幅长短，好的基金申请书一般都包括项目背景信息、项目目标、研究计划(如果要求资助的项目是教育或服务性质的项目，申请人就要提供活动计划)、预算、项目组成员的资历(提供履历)等。如果基金申请书长达数页，通常还要创作标题页和摘要。

如果基金申请书非常长，最好也提供一些其他材料，包括申请信(letter of transmitittal，就像是科技论文投稿时的投稿信)、目录、表格列表、图片列表、申请资助的科研项目的可能影响、推广研究成果的计划、已有实验设备或器材的相关信息。重要的基金申请书就像其他研究性报告一样，必然要引用文献，所以还应该为基金申请书附上参考文献。

有些基金申请书还提供附录，以便评审人查阅。附录中可以给出已被录用但尚未发表的论文，项目合作人的证明信，或者开展该科研项目的一些细节材料。基金申请人要清楚知道，评审人并没有义务非看附录不可，所以申请人最好在基金申请书的正文就给出所有关键信息。

1.2 准备撰写申请书

基金申请书符合基金组织的最大兴趣和利益的时候才可能得到资助。因此，在着手撰写基金申请书之前，要确信希望寻求资助的科研项目属于该基金组织的资助范围。仔细阅读该基金组织对基金申请书的书面要求。如果有不清楚的地方，应随时联系该基金组织里负责为基金申请人提供指导和建议的工作人员。如果想知道一项基金申请书是否能得到该基金组织的考虑，也应联系相关的工作人员，工作人员会告知申请人如何调整基金申请书才能加大申请获批的机会。如果期望获得资助的科研项目不属于该基金组织的资助范围，那么最好向其他基金组织递交基金申请书。

就像撰写科技论文一样，撰写基金申请书时参考优秀的基金申请书既节省时间，免去各种不必要的猜测，又加大了申请获批的机会。可能的话，最好是参照同一基金组织曾经批准的同一类型的基金申请报告。曾获得同一基金组织资助的同事可能愿意将以前的基金申请书拿出米供人参考。同样，基金组织里的工作人员也可能会提供样本供申请人参考。基金申请图书(Pequegnat and Stover, 1995)和一般性的科技写作图书(Penrose and Katz , 2004)都给出了优秀的基金申请书的样本和相关材料。另外，在万维网上也可以找到获批的基金申请书(Smeltzer and National Institute of Allergy and Infectious Diseases，2003) 。

1.3 撰写申请书

应该早在申请方案递交截止期前就动手撰写基金申请书。如果要完成的申请方案很长，特别是如果要与他人合作完成该申请方案，那么至少要预留 6 个月用于完成该申请方案。如果没有撰写基金申请书的经验，或者如果书面英语写作不是自己的强项，应考虑向同事或者自由职业的专业科技写作人员或编辑寻求帮助；如果要达到最佳效果，最好早点寻求他人的帮助，如果在截止期前一天才把写好的基金申请书给别人评阅，那么人家也只能做些非常表面化的修改。

要仔细阅读基金申请的所有规定，并在撰写方案的时候认真遵守这些规定。要提供申请所需的所有信息，并且要严格遵守氏度和其他方面的格式要求。未遵守规定的基金申请书可能根本就得不到评审人的考虑。因此，在递交基金申请书之前要再对照申请要求检查一遍。

应该根据评审人的水平来确定基金申请书中的语言和内容的深度。政府部门通常都有懂得申请人所在研究领域的科研人员，他们具备评审专业性很强的基金申请书的能力；这种情况下，应该在基金申请书中给出足够多的技术细节。但是，一些私人基金组织里的评审人很可能对申请人所在研究领域知之甚少；这种情况下，基金申请书不用提供太多的技术细节，其技术深度同科普期刊上的科学文章大致相同。如果不清楚评审人的专业背景以致不知道基金申请报告中应提供何种程度的技术细节，应该直接向基金组织查询。

不管基金评审人的专业背景如何，基金申请书都应该写得清楚易懂。评审申请方案的专家通常都非常忙(大量的申请方案在等着他们评审)。没有时间对某份基金申请书反复琢磨，因而那些清楚易懂的基金申请书就比较容易获得青睐。当然，写得清楚易懂的基金申请书也为那些非专业人士的评审人理解该方案提供了很大便利。要写出清楚易懂的基金方案，就要组织好各部分内容，先给出方案概貌再提出方案细节，尽量使用简单的非技术性语言，不用冗言赘语，擅用但不滥用标题、黑体和斜体等格式， 遵守基金申请指南中给出的写作要求。必要情况下，使用表格、图片或其他视觉辅助工具；同时要保证这些辅助工具制作精良，摆放正确。

如果要为基金申请书提供摘要，那么摘要务必要做到结构合理、言之有物、意思、清楚。原因有几个：有些基金组织至少是部分地基于基金申请书的摘要来为基金申请书聘请合适的评审人；如果摘要意思不清或者表达含混，基金组织可能会把该方案分派给并非是最合适人选的评审人来评审，最终也就导致该基金申请书得不到最恰当的评价。而且，评审人通常通过阅读基金申请书的摘要获得对该方案的第一印象，因此拙劣的摘要会使得评审人对该方案有不好的印象。此外，评审人在对该方案进行讨论前，会再次重读摘要以记起方案中的主要内容；所以在方案的讨论和评定阶段，好的摘要也给申请人带来很大优势。

许多基金申请要求申请人使用基金组织要求的标准申请表格。这些表格可以通过万维网获取。很多时候，填写后的申请表格可以在线提交。总之，申请人在撰写和提交基金申请书的时候都要遵守基金组织的要求。

如果基金申请书中含有大段的文字，则要编排好这些文字的格式以便评审人阅读。如果基金组织对文字提出字体、字号和边距等方面的要求，在编排大段文字的时候就要遵守这些要求。如果基金组织没有字体、字号和边距等方面的要求，要使用标准的印刷字体(如Times Roman) ， 10~12 磅的字号，1 英寸（约25 毫米）或稍微再大点的页边距。另外，除非特别注明，文字一般都是左对齐而右不对齐。千万不要为了想在每一页多塞进一点文字而把页边距调得太小；否则，评审人会觉得排版很不美观，从而对该方案产生排斥心理。

1.4 申请遭拒的常见原因

有经验的负责人和评审人拒绝批准某一基金申请书的理由不外乎几种。如果申请人知道这些拒绝理由，就可以更好地准备自己的基金申请书以加大获批机会。

申请遭拒的一个很常见理由就是申请人没有遵守申请要求；这种情况还是比较容易发现和避免的。糟糕的语言和松散的结构也是造成基金申请书被柜的原因之一。还有一个原因就是申请人对所在研究领域中的相关工作了解不够。因此，应该做全面的调研，并且在基金申请书中对文献做适当的引用，还要确保申请方案中的所有文献引用都正确无误。要知道，评审人很可能对某基金申请书所属领域非常熟悉，申请书中可能已引用或应该引用这位评审人已发表的论文。

基金申请书遭拒的另外一些原因包括：研究计划缺乏原创性、研究计划表面化或不够深入、研究计划缺乏严密的科学推理。(研究计划中所做的一个或几个假定是否有理论或事实依据？研究计划是否只是为了找到一个有价值的研究课题而开展的试探性研究？)研究方法方面的缺陷也会导致基金申请书遭拒；比如，对研究方法缺乏精确的定量控制，或者没有提及如果开展前期研究方法失败应该采用其他哪种研究方法来替代。缺乏对关键的研究方法的细节描述也是基金申请书遭拒的一个原因。如果申请人没有给出足够多的实验细节，评审人很难相信申请人已对将开展的科学研究进行了充足准备。参照该基金组织以往接受的基金申请书，申请人就可以知道在自己所写的基金申请书中应该包含多少细节和怎样的技术深度。

很多时候“雄心勃勃”(ambitious)是赞美之词，但是基金申请书不能太"雄心勃勃" 。在方案中提出太多的科研计划是不现实的，会导致方案被拒。要知道，实验过程中可能遇到各种难题，实验过程中会有这样那样的干扰，还有其他各种因素，这些都会延缓项目进展。所以，最好是提出一个难度适中、工作量合理的研究计划，而不是一个难度极大、工作量极多的研究计划；这样，评审人也就有理由相信申请人能顺利完成这个研究计划。

如果基金申请书中的预算不合理，也会导致方案被拒。所以，申请人要认真预算成本。如果预算得太高，申请人会显得太幼稚或太贪心，如果预算太低，申请人也会显得太幼稚，同时如果基金申请书批准下来后，申请人也不得不在资金不足的情况下去完成这项科研项目。

1.5 其他要注意的问题

还要避免出现其他一些常见问题，其中一些问题是实质性的，而有些则是文字性的。

有些类型的研究要求在基金申请书中给出初步实验结果。所以要检查自己所申请的基金是否要求基金申请书给出初步实验结果；如果要求，必须按照申请要求来提交初步实验结果。

基金申请书里要给出合理的经费预算。如果想让基金组织资助一台新电脑或资助去夏威夷的旅费，就要在基金申请书中指出电脑或旅费对完成该科研项目有什么重大意义。许多科研机构里都有擅长对基金申请书做预算的人士，他们能为申请人提供预算方面的帮助。

如果要申请资助的是服务性项目，如科学教育项目，还要记得在基金申请书中给出对项目进行评估的计划，还应该考虑给出一个项目进度表， 注明在什么时候将完成项目的哪些相关工作。

要认真编辑整个基金申请书。特别要注意前后的一致性。有时光顾着修改申请书的正文却忘了修改摘要，这样就容易出现前后不一致的问题。还要注意不要使用太多的缩写。一般只使用或主要使用评审人都知道的缩写。如果要使用很多缩写，最好是在一个表格中给出所有缩写及其定义，以供评审人参考。

1.6 最后三条建议

关于撰写基金申请书还有三条建议。

第一，建议在撰写和修改基金申请书时， 要想像自己是在撰写完成科研项目后的科技论文。手头是否已具备写作的各方而信息。如果没有，就要修正研究计划。

第二， 关于措辞方面的建议：有时科研人员会说自己正在"撰写基金"( writing a grant) 。但是基金本身就是钱的意思，而不是方案或申请的意思。所以，如果有人说自己正在撰写基金，别人就可以问"While you have your checkbook out , please write a grant for me  ."

最后，如果基金申请书没有得到批准，也不要过分沮丧。基金组织可以赞助的科研项目有限，而收到的基金申请书却数目众多。

如果一份基金申请书没有获批，但是评审人给的意见总体上是肯定的，那么申请人就要再做尝试，把修改后的基金申请书再投给同一家基金组织或其他的基金组织。在对基金申请书做修改的时候，要像对论文投稿做修改一样，充分利用评审人的建议。不要灰心，因为写出好的基金申请书需要的不光是技巧，还有毅力。

2 撰写项目进度报告

有些基金组织、项目资助人或指导研究生工作的导师，会要求项目负责人在项目开展期间定期给出项目进度报告。项目进度报告能让人读后知道研究工作是否进展顺利， 是否要对研究计划和赞助基金等做出调整。撰写项目进度报告也能激励项目参与人抓紧开展工作。撰写项目进度报告不仅能帮助项目参与人了解项目进展情况，也能为日后撰写项目相关的推介和科技论文提供不少便利。

2.1 报告的基本结构

如果有指定的项目进度报告结构，当然就使用该结构来撰写报告，如果有指定的表格(比如，关于经费使用情况的表格)要填写，就按照要求来填写这些表格。像撰写基金申请书时所做的一样，撰写项目迸度报告时也要遵守各种规定。如果可以拿到类似的项目进度报告，最好还是参照一下。

通常，项目进度报告有三个主要部分.背景(background)、当前状态(current status) 、结论(conclusions) 。背景部分给出项目的总体计划；现状部分给出到目前为止所取得的进展，比较已取得的进展与预期的进展，描述项目进展期间遇到的主要问题，结论部分做出总体评价，并基于项目进展情况对最初的研究计划提出调整意见。

2.2 一些建议

在着手撰写项目进度报告之前，应该查看一下该项目的方案或计划。一般而言，项目进度报告的结构与项目方案的结构一致。

比如，如果项目方案中包含三个子项目，在项目进度报告中就要对每个子项目分别做报告，对各子项目采用同项目方案中一样的题名。

项目进度报告一定要具体。比如，要给出相关的数字、名字或日期。必要情况下，要使用表格和图片。为方便读者阅读与理解，在项目进度报告中要正确使用标题和其他排版工具。

项目进度报告传达的信息耍让人积极和振奋。但是不要试图掩盖项目期间遇到的问题。如果在项目进度报告中指出问题，还要给出解决问题的办法。

如果为同一个项目连续撰写项目进度报告(比如，为一个为期 5 年的基金项目撰写进度报告)，那么每份进度报告的格式应该保持一致。这样，不仅让写作工作轻松不少，也能方便读者比较前后两份进度报告的内容。使用文字编辑器能帮助在前次项目报告的基础上做修改而生成新的项目报告。当然，要记得在新的项目报告中将新的项目进展补充进去。

要认真编街项目进度报告，并仔细检查以确保信息完备、意思清楚、用词准确。好的项目报告不光记载项目进度情况，也能忠实反映报告人的严谨作风。  

本文节选自《科技论文写作与发表教程》（第六版）