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发邮件的大小学问 精选

已有 12964 次阅读 2014-10-22 21:17 |个人分类:社会热点|系统分类:观点评述

最近参与筹备一个会议,处理了比较多的邮件,实在是对年初曾经讨论过的邮件问题忍无可忍!发邮件没有任何称呼,标题不知所然,附件名称乱七八糟。我以前总怪学生不懂,这次我发现很多大学老师都不懂基本的邮件规则。(其实现在高大上的会议都是网上投稿了,我们这个会议没有用,俺也莫有办法,估计未来的五年中国还是有很多会议通过邮件进行,所以这些文字还是有些价值)。

为啥呢?不动脑子去想邮件每一部分内容的交际功能!也不动脑子去想怎么样提供信息才能使得更好地为对方的工作服务,沟通效果最大化。先说一些表面忍无可忍的现象:

1)邮件不写标题

2)正文不称呼,什么也不写。

2)邮件不署名

深度不可忍的现象:

1)提交个论文摘要没有个人信息和联系方式

2)将个人信息和联系方式放在邮件里,不放在摘要文档里

3)将摘要和个人信息摘要放到邮件正文里面,不发送附件

4)设自动回复来个:您的邮件我已收到,我会尽快处理,祝您心情愉快!

我总在想,发邮件这么简单的事情为啥大家都搞不懂呢?想起几天前在财务处报账的一个事情,工作人员看着我贴各种发票,使劲冲我吼,往右边贴往右边贴。我纳闷为什么往右边贴,我们不都是左对齐么?在她的河东狮吼下,我服从了,但是我一直没明白,问她为什么要往右贴,她就说就要这样贴。又过了一天我去财务处报账,看到他们装订发票我才明白,原来每一份票据单都要装订成册,靠左边贴的话有的信息装订了就看不到了。我搞明白了我就知道该怎么做了。有了这个教训,我知道很多时候我们的教育就是只说然,不说所以然,导致大家都不动脑子。我今天就讲讲为什么邮件要有标题、个人信息要放到摘要文档里面这些简单都不能在简单的事情。

首先发邮件前,要想,你的邮件对象是谁,如果是你爹你娘或者你闺蜜,爱怎么发就怎么发,没人管。但如果你的邮件是发给你不大熟悉的人或者陌生人,那么请仔细看看下面的潜规则和理由。

邮件要有一个有效的标题,是否能非常直观地告诉对方你邮件的交际目的是衡量标题是否有效的重要因素。很多人用qq发邮件,qq上已经说了半天,再来发封邮件当然可以省略很多内容。但这个省略不能用于发送给不熟悉状况的人。比如投稿参加"第三届国际恶搞学术研讨会"会议,很多人的标题是“第三届国际恶搞学术研讨会投稿”,不但浪费字数,还提供冗余信息干扰试听!这个“第三届恶搞学术研讨会”纯属浪费,这个邮箱就是专门用来收摘要的,能进这个邮箱地球人都知道是恶搞会议,还有必要再重复这个信息么?一个合适的标题该是“投摘要:XX大学XX ",投摘要说明你的邮件目的,XX大学XX 说明你是谁,方便对方查找。有人说这会都有搜索功能了,还要查找干嘛?你为啥不能为不用查找的对方提供点方便呢?或者说对方不需要使用查找就能完成工作了呢。判断什么信息是对方已知信息,什么信息对对方来说是新信息很重要。有一次校内答辩,我做了个ppt背景用了院徽,有人给我提意见说该用校徽,我笑而不语。校内答辩坐在里面的专家就算来自天京都知道我是这个学校的,再强调这个学校身份就是多余的,这个时候对于答辩专家来说我在那个学院才是可能对他们有用的信息。

然后有人回复邮件咨询住宿问题,可是邮件标题还是前一封邮件的标题,多了个re,完全不提供信息是咨询住宿问题,那查邮件的人很有可能忽略了你的咨询。以前我觉得办会的人该一个个字去读我的邮件然后回复,那是他们该做的,可是自己现在在操作时候我发现人的注意力和精力真的很有限,在有限情况下,肯定是能为我着想、能突出自己需求的可以保证得到回复。

邮件不称呼不署名。这个让我很无语,很多邮件不署名,然后来个雷死人不偿命的“无言无语失落中”qq邮件名。我费死八活都找不到这个人是谁,得打开附件才能看到尊姓大名。时间,时间,时间!!!时间就是生命啊。每封邮件都这样处理你说收邮件的人能不火吗?火气再大点的就是不管了,直接忽视。这个也是,你跟你同学邮件,你同学都知道你是谁,你可以不说,可是你投个会议,茫茫人海我哪知道你是谁了?不要把熟人交往的惯例迁移到跟陌生人的邮件来往中。

摘要和个人信息分开,同样,时间,时间,时间!!!难道大家不知道收邮件的人打开一个文档,将你邮件提供的个人信息拷贝到文档,再保存是需要时间的么?这个时候宁可即在摘要里提供又在邮件正文提供的信息重复都不要给收邮件的人制造工作量。

还有文档命名,收到的摘要有的将文档命名为1,有的是2,有的是摘要头几个字,有的还保留新文档。对于一个会议摘要文档名,命名时候不是想到你自己怎么方便,而是怎么方便对方查找和存储。那么就该是你的“姓名+空格+摘要题名”。有的人说我怎么知道要按照这个规则来命名?!没吃过猪肉见过猪跑吧?去开会时候能看到一般的会议摘要编排都是按照姓名和摘要题名这两项作为重要编排顺序吧?既然这两项是编排依据,那么他也是工作人员整理摘要的依据啊。当然如果某个会议的传统是按上交的高校排名顺序来排的,那你就应该以你学校名称来命名文档。话说我还真没见过是按学校来排的。很多信息处理要用脑子去想,将不同场合的信息联系起来处理,多问几个为什么是这样的,就知道为什么要这样做,也知道怎么做才可以为对方提供最有价值信息。

说到这个就扯到附件。一般当有文档性的东西发给对方看需要保留文档格式和红章等等那就用附件,但如果是一个通知,不需要保留文档格式的,发送给其他人,将附件删了内容直接贴到邮件正文里,能节省对方打开附件的时间。毋以善小而不为!听过一个真人笑话,有个机关为了提高效率,说提倡少用附件,结果工作人员当圣旨把所有表格都贴到正文里,收到的人不得不自己再开文档贴表格调格式。脑子!脑子!脑子!要想为什么要这样做一个事情。

经常听到有人抱怨说给某个大牛发求助邮件不回复,当然你自己和大牛的rp是决定能否得到回复的重要因素。但有时候你的邮件标题和内容是否写的能吸引大牛的注意力也很关键。比如,你想找大牛咨询个问题,直接写了个"求助"的标题,我要是大牛,一堆任务压在那里,我才没功夫普度众生。但你改个标题有可能就能引起大牛注意,比如改成“求教XXX理论的应用问题”,或者是“求助:YYY一文无法下载”,当然XXX理论得是跟大牛有关,YYY一文得是大牛的文章,能激起他的兴趣点,就是得给他个理由打开你这个陌生人的邮件,他是否回复就得继续看你rp了。特别想啰嗦一点的就是发邮件求助之前,先想想你是否真的需要求助别人。我常常收到一些邮件要我的论文,这些论文索取如果是来自小学校没有购买数据库下载不了论文的人,我会很乐意给他发过去。但有时候是我们学校的人,我知道数据库就能下载论文的,你说你自己能去下载的东西为什么还非要麻烦别人给你贴一次附件呢?难道不知道我打开个邮件,再给你打几行字,再贴附件是需要时间的么。我的人生每天只有24个小时。在这个网络开花的年代,没人会因为你找她本人要她的论文而觉得开心,起码我对这种事情是漠然的。亲,真想讨好对方,到网上下载还能给对方增加一个论文数据库自动统计的点击率呢。

邮件自动回复不是用来告诉对方你收到邮件了的!这样简直就是羞辱各大邮件服务商的智商。什么时候用自动回复?当你休假或者出差无法正常查收邮件的时候,设置自动回复告诉对方你什么时候才能正常工作,让对方知道他邮件的诉求不能按时得到处理,能等待等待,该换人处理的换人。而我们不知道什么时候刮起来的自动回复风竟然是告诉对方一个地球人都知道的事情来让收件的人有个好心情。收件人心情能好吗,机器人的话消耗了一次毫无意义的邮件点击时间,要说真能跟心情有关,那一定是让心情更糟糕。

我真是个话痨,今天上了6节课竟然还没痨够。来个总结吧,发邮件,尤其是给陌生人发邮件,一定要动脑子想怎么样提供信息能为对方提供最大的便利节省对方的时间的同时满足你的需求。以前我们是慢动作社会,怎么闹腾大家都有功夫陪你玩。但是社会已经发展成快节奏社会了,写邮件再不想想怎样为对方节省时间提供便利,结果往往不是你的需求被淹没在信息大海里,就是你的人品指数下降一个点。

最后再来啰嗦一句,能通过邮件完成的事情尽量不要打电话,因为打电话干扰对方的工作节奏。当然如果你老板压根不查邮件你还去用邮件沟通来尊重他的工作节奏,那是你要悲剧的节奏。

授人时间,手留余命。


〔补充说明,摘要文档要提供什么信息我们是有具体要求说明的,就差没提供个文档模板了。要怎么回复我们也是有很清楚的说明,可是有些人就是不看,或者说看了就是不按要求做。〕



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