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如何与期刊编辑进行交流 精选

已有 3150 次阅读 2019-9-18 10:57 |个人分类:科研影响力和研究质量|系统分类:科研笔记| 科研, 学术, 论文, 润色, 发表

与科研作者交流是期刊编辑日常工作中很重要的一部分,通过交流信息想法,促进投稿前到发表这整个发表过程,传播发表论文。与期刊编辑交流让科研作者有机会厘清不清楚的地方,提供文章或其他正在接受审查或已接受的工作的基本信息。本文告诉你不同交流类型,帮助你在尝试发表论文的过程中,与期刊编辑开启清楚有效率的对话。

咨询

要拥有一个成功有效率的发表经验,找出对的期刊发表你的工作是重要的第一步。发送咨询给你有兴趣投稿的期刊编辑可以帮助你这一块的工作。如果论文的主题或类型不适合期刊,编辑就能在咨询阶段劝作者打消念头。如果咨询的论文看起来挺适合期刊,那么咨询过程就变成论文发展机制,根据你发送咨询时夹带的摘要内容,编辑可以对内容中可以补强的部分或其他限制提出反馈,让作者在投稿前进行修正(例如用别的方式重新分析数据)。在咨询的过程中,科研作者可以询问准备论文、投稿、如何审查论文或发表时程等实际问题。咨询能让编辑部知道有稿件要投过来了,让编辑部人员事先准备同行评审。尽管事前咨询有这么多好处,但不是所有的期刊编辑都接受这项咨询。在发送咨询之前,请仔细阅读期刊所提供的信息,看你的疑问是不是都已经有解答了。

咨询可以通过邮件或是期刊所采用的编辑部管理软件发送。要准备发送咨询,首先从你的工作特性下手,确认你的研究主题和文章类型,接着仔细阅读期刊的投稿指南,了解是否真的与你的工作相符。然后订下论文题目和摘要,想想这个期刊为何适合发表你的工作,你可以在咨询中向编辑解释,提出你的疑问。好好撰写咨询内容,信息需要简单明了,邮件主题需要能直观看出这是咨询邮件,或是指出想要投稿的论文是什么内容(例如:Query: Pain Control RCT)。如果邮件主题不够清楚,期刊编辑很有可能会忽略你的邮件(要追踪好几十封主题是 Query 的邮件不简单)。期刊编辑一般会在一周内回复咨询,如果没有在这个时间段中收到回复,可以再重新发送一次一样的邮件。

投稿信

一旦你准备好要投稿,不妨从投稿信 (cover letter) 开始,这是论文管理系统上论文记录必备的要素。cover letter 是传达论文必要信息、研究或临床议题以及表达符合规范的商业信件。通讯作者会以论文共同作者的名义撰写投稿信,但通讯作者不一定需要是论文第一作者。

投稿信是编辑打开论文文件夹后第一个看的文档,其内容的复杂度和重要性需要缜密思索,好好安排,小心排版,必须包含下面几点:

  • 论文在说什么:提供论文题目,叙述论文的内容和类型如何与期刊主旨相符。说明论文对既有文献有有何贡献,你为什么认为这个很重要。

  • 创新性:说明论文内容是否已在其他地方传播,如果有的话,提供相关信息(如会议名称与日期等)。

  • 重复的内容:如果你的论文与其他已经发表的内容有重复,要告诉期刊。如果文章是报告某研究发现,找出是否有其他使用同样项目数据集或数据集子集(案例、变数、场合)的文章已经发表、被报道或是正在审稿。注明每一篇文章的引用信息,有些期刊会要求作者提供这些在审查的文章的保密副本,有时是编辑会要求提供副本。

  • 署名权:声明所有共同作者皆符合署名资格、看过最终版的论文并同意署名顺序。简要说明每一位共同作者的贡献(注意,更换作者排序、新增或删除作者都需要所有列名作者的同意。认为自己应该列入作者但却没有的人可以联系编辑)。在署名问题没有解决并完善记录前,论文不会被发表或接受。

  • 利益冲突:所有的共同作者都应该提供自己的利益冲突 (conflicts of interest, COIs) 信息,直接使用期刊出版社开发的机制即可。COIs 声明应该要放在投稿信和论文封面页中。如果没有任何利益冲突,可以直接说“The authors have no conflicts of interest to report”就好。

  • 版权:提示编辑投稿论文中有版权保护的信息(文字、图表、视频)。找出版权所有人,并提供重用这些材料的许可。一般可以使用版权结算中心 (Copyright Clearance Center, www.copyright.com) 提出版权授权要求。有时候要找出目前的版权持有者并进行联系可能会遇到困难,要让期刊编辑知道这个情况。

  • 研究道德规范:作者需要声明自己遵循所有研究道德标准和程序,包含道德委员会核准 protocol 并监督研究,该声明应该放在投稿信和论文封面页,或是放在论文内容中(根据期刊的做法而定)。

  • 临床试验注册:国际医学期刊编辑委员会 (International Committee of Medical Journal Editors, ICMJE) 提供标准发表实践要求,所有的临床试验都需要在招募到第一位受试者前进行注册,如此论文才具有被同行评审的资格。如果论文的内容是根据临床试验发现写成,必须提供注册、注册号、注册日期以及第一位受试者加入日期,更多信息可参考 ICMJE 网站:www.icmje.org/recommendations/browse/publishing-and-editorial-issues/clinical-trial-registration.html

  • 审稿人:如果你心中有该回避的审稿人,对方可能无法对你的论文提出客观公正的意见,提供这个人的信息,请编辑不要邀请对方当审稿人,而你不一定需要说明原因。如果期刊允许作者推荐审稿人,提供这些人的姓名还有专业,但这些人跟你不可以有利益冲突(例如最近一同合作进行研究、你的学术导师等)。

  • 联系信息:提供通讯作者完整的联系信息,包含邮箱地址和电话号码。如果在论文审稿的期间中,有可能联系不到人,记得告诉编辑。

回应审稿人和编辑意见

收到修改重投的结果的作者需要准备审稿意见的逐点回复。重投的时候,必须递交修改后的稿件以及所谓的“反驳信”(rebuttal letter),或是列出根据审稿意见做出的修改清单。不论是什么样的形式,回复审稿意见必须要说明做了什么修改,如果没有根据审稿意见进行修改,作者必须说明为什么原来的内容、图表或论点比较好。“大范围视角”的项目和细节是很重要的。

虽然文档的标题通常是 Response to Reviewers,但审稿人并不是首先看到这个档案的人,期刊编辑会先仔细检查,分析每一个修改的原因和准确性(或是没有根据建议进行修改的原因)。回应审稿人意见的内容是为你的论文说话的好机会,也可以看成是说服写作的一种。

  • 告诉编辑你已经仔细考虑过投稿论文所收到的建议

  • 回应的内容越详细完整越好(但也不是盲目的回复,关于语法和标点符号之类的建议不需要一点一点回应),

  • 针对内容准确性的部分的问题提供足够的证据支持。

  • 如果审稿人误解了什么内容,可以进行说明。

  • 不要害怕承认原来的内容不够清楚,但也不需要自贬。

  • 用字遣词要注意,要有逻辑,展现修改后的内容比原先进步多少,为什么现在是值得发表的文章。

电话联系

与编辑部的交流一般都是通过书写的方式进行,投稿信、审稿意见回复、文档和申诉等可以用来记录论文从投稿到发表甚至发表后的处理程序。很少会出现电话沟通,但有些与出版相关的情境中,电话可能是比较好的联系方式,特别是需要讨论的议题。打电话给期刊编辑就跟你进行语音会议一样,时间是最基本的,所以一定要做好准备。知道要讨论什么,主动积极进行讨论。要记得你的声音就是沟通的工具,使用正面的语调并谨慎用字。

对话的同时进行笔记,如此才能记得谈了哪些细节。在电话会议的最后,确认你所理解的内容,并确认接下来双方有共识该进行的事项,包含时程。

对编辑的决定提出申诉

与期刊编辑沟通最困难的地方大概是对拒稿决定提出申诉。收到决定拒稿的信息对作者来说不好受,因此心情沮丧是很正常的。审稿意见可能令人不满,编辑的决定更是令人费解,即便如此,不满并不构成对编辑的决定提出申诉的理由,而申诉内容绝对不该有情绪性的发言。花点时间冷静一下,了解期刊的政策,申诉的程序为何。接着,再看一次审稿人的意见,再读一遍编辑的决策邮件。不公正的审稿或是不正确的审稿可以成为申诉的原因,根据期刊的程序提出申诉即可。向期刊说明你要对编辑的决定提出申诉,申诉过程一般会有较严谨的时程。

Letters to the Editor

发表论文是科学家间沟通的媒介,利用文献引用来串联过去的想法,发表的论文进入科研记录,使其可与未来的科学家沟通。目前,发表论文和论文的可发现性,特别是通过科研索引服务,让论文可与读者进行沟通。现在读者更可以写信给编辑对已发表论文表达意见。当编辑收到关于论文的信时,编辑通常会提供论文作者回应这些评论的机会,而这封邮件与作者的回复有可能一起发表并收录。

信的内容必须要简短直指重点,清楚指名评论的文章是哪一篇。信的作者对被评论的工作的态度要明确(补充、批评、提出新想法、建议应用),并对自己的评论辅以符合逻辑的论点支持。Information for Authors 需要征询准备和递交信件的方向。

结语

与期刊编辑互动是发表过程中重要的一环,正式、礼貌、尊重、清楚、组织良好的信息和信件能增进沟通,促进发表过程。你应该要确保回应的内容有小心准备完整,利用编辑有问题的时候,把握机会与他们互动。

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